İç denetimde ambar girişe uğradık. Görevli, gelen sacın kimlik bilgilerini bir forma yazıyordu. Formun dipnotuna baktım: FR-KK-07, Rev 02. Sistemdeki güncel sürüm Rev 05'ti ve iki yıl önce yayımlanmıştı. Görevli üç yıl önce aldığı bir nüshayı fotokopi makinesine koyup elli adet çoğaltmış, çekmeceye istiflemişti. Yeni sürümde eklenen "döküm no" ve "sertifika no" alanları o yüzden hiç doldurulmuyordu. Form yönetimi nasıl yapılır sorusunun cevabı, işte tam olarak bu çekmecenin içinde saklıdır.
Fotokopi kültürü nereden çıkıyor?
Kimse kural ihlali yapmak için fotokopi çekmez. Görevli, formu her ihtiyaç duyduğunda bilgisayara gidip yazdırmanın vakit kaybı olduğunu düşünür ve haklıdır. Sistem ona kolay bir yol sunmadığı için kendi kolay yolunu bulur. Fotokopi kültürünün kökü tembellik değil, erişim tasarımıdır.
Bunu düzeltmenin ilk adımı da yasak koymak değil, boş forma erişimi fotokopiden daha kolay hâle getirmektir. Ambar girişteki bir tablet, tezgâh yanındaki bir ekran ya da doğrudan sistemde doldurulan bir form, çekmecedeki desteyi kendiliğinden gereksiz kılar. Yasak koyup kolay yolu kapatmazsanız deste çekmeceye geri döner.
Fotokopiyle çoğaltmanın ikinci zararı daha sinsidir: kopyanın kopyası alındıkça dipnot okunmaz hâle gelir. Üçüncü nesil bir fotokopide form kodu ve revizyon numarası gri bir lekeye dönüşür ve o form doldurulduğunda hangi sürümle alındığı artık belirlenemez. Bir iç denetimde ambardan topladığımız kayıtların bir bölümünde dipnot okunmuyordu; o kayıtlar doldurulmuş olsa da hangi sürüme ait olduklarını gösteremedikleri için kanıt değeri taşımıyordu.
Boş form dokümandır, dolu form kayıttır
Form yönetiminin bütün mantığı bu tek cümlede toplanır. Boş form bir dokümandır: revizyonu vardır, onaylanır, yayımlanır, eskisi yürürlükten kaldırılır. Doldurulmuş form ise kayıttır: revize edilmez, o anki gerçeği gösterir ve saklama süresi boyunca değiştirilmeden muhafaza edilir. Bu ayrımı kurmayan firmalarda dolu kayıtlar "revize edilmeye" çalışılır ve kayıt kanıt olma değerini kaybeder.
ISO 9001:2015 bu iki kavramı tek bir çatı altında, dokümante bilgi (documented information) başlığında toplar. Ancak standardın dili farkı korur: "muhafaza edilen" (retained) dokümante bilgi kayıttır, "sürdürülen" (maintained) dokümante bilgi ise dokümandır. Madde 7.5.2 oluşturma ve güncellemeyi, 7.5.3 ise kontrolü düzenler. Pratikte şu ayrımı kurmanız yeter: boş form 7.5.2'nin konusudur, dolu form saklama ve korumanın konusudur.
İkisini yan yana koymak
| Kriter | Boş form (doküman) | Doldurulmuş form (kayıt) |
|---|---|---|
| Revizyon numarası | Var, değişir | Yok, kayıt revize edilmez |
| Onay gerektirir mi | Evet, yayımdan önce | Hayır, dolduran imzalar |
| Eskisi ne olur | Yürürlükten kaldırılır | Saklama süresince durur |
| Kim değiştirebilir | Süreç sahibi, onayla | Kimse; düzeltme not düşülerek |
| Saklama süresi | Yürürlükten sonra kısa | Ürün ömrüne bağlı, uzun |
| Listelendiği yer | Kalite formları listesi | Kayıt saklama planı |
| Denetimde sorulan | Güncel sürüm kullanılıyor mu | Eksiksiz doldurulmuş mu |
Tablodaki "kim değiştirebilir" satırı özellikle önemli. Doldurulmuş bir kayıtta hata fark edildiğinde daksil sürülmez, sayfa yeniden yazılmaz. Yanlış değerin üzeri tek çizgiyle çizilir, doğrusu yanına yazılır, düzelten kişi paraf atar ve tarih koyar. Elektronik kayıtta ise düzeltme, eski değeri silmeden bir revizyon izi olarak tutulur.
Bu kural yalnızca biçimsel bir incelik değil. Ölçüm değerinin üzerinin kapatılması, bir uygunsuzluk incelemesinde ilk şüphe uyandıran şeydir. Değeri düzelten kişi ve tarih görünür kaldığında ise kayıt hem düzeltilmiş hem de güvenilir olur. Operatörlere bu tek kuralı öğretmek, form eğitiminin en çok işe yarayan yarım saatidir.
Bir formun kaç nüshasının dolaşımda olduğunu ölçmenin en hızlı yolu şudur: revizyon yayımladıktan bir ay sonra gelen dolu kayıtların dipnotlarına bakın. Eski revizyon numarası taşıyan kayıt geliyorsa, o form hâlâ çekmecede duruyor demektir. Ambar giriş formunda ilk ay gelen kayıtların çoğu eski revizyonluydu; tabletle doldurmaya geçtikten sonra eski dipnot bir daha karşımıza çıkmadı. Ölçmeden kapatmaya çalışmayın.
Form kodu ve revizyon numarası nereye yazılır?
Her formun alt kenarında üç bilgi bulunmalı: form kodu, revizyon numarası ve revizyon tarihi. Bu üçlü sayfanın en altında, küçük punto ile ama okunur biçimde durmalı. Sayfa numarası da eklenirse "3 sayfalık formun 2. sayfası kayıp" durumları anlaşılır olur. Dipnotu olmayan bir form, doldurulduktan sonra hangi sürümle alındığı belirlenemeyen bir kayda dönüşür.
Kodlama şemasını basit tutun. FR-KK-07 gibi üç parçalı bir yapı (form – kalite kontrol – sıra no) çoğu firmaya yeter. Kodun içine yıl ya da departman kısaltması gömmeyin; iki yıl sonra departman adı değişir ve kodlar anlamsızlaşır. Kod bir kez verildikten sonra formun ömrü boyunca değişmez, değişen yalnızca revizyon numarasıdır.
Formun bir de kaynağı vardır: hangi prosedür ya da talimat o formun doldurulmasını istiyor? Bu bağ kurulmadığında, ilgili prosedür yürürlükten kalktığı hâlde formu doldurmaya devam eden birimler çıkar. Prosedür ile form arasındaki bağı doküman kaydında tutun; prosedür revize edildiğinde eki olan formların da gözden geçirilmesi gerektiğini sistem size hatırlatsın. Sahada gördüğüm bir örnekte, iki yıl önce kaldırılmış bir kontrol adımının formu hâlâ her vardiya dolduruluyordu ve kimse verisine bakmıyordu.
Eski form kullanımını önlemenin dört yolu
Birincisi, boş formu yalnızca sistemden çektirmek ve fotokopiyle çoğaltmayı prosedürle yasaklamak. İkincisi, revizyon yayımlandığında dağıtılmış boş nüshaları geri toplamak; bu, kontrollü kopya disiplininin forma uygulanmış hâlidir. Üçüncüsü, formu doldurmadan önce dipnottaki revizyonu kontrol etmeyi kontrol planına ya da iş talimatına bir adım olarak yazmak.
Dördüncüsü ve en kalıcısı, formu kağıttan çıkarmak. Ekranda doldurulan bir formda eski sürüm kullanma ihtimali yoktur, çünkü kullanıcı her açtığında yürürlükteki sürümü açar. Zorunlu alanlar boş bırakılamaz, tarih ve kullanıcı otomatik yazılır, kayıt kapandığında saklama süresi kendiliğinden başlar. Üretim sahasında bu geçişe en çok dolan üç formdan başlamak işe yarıyor; hacmin büyük kısmı zaten o üç formda olduğu için kağıt gözle görülür biçimde azalıyor.
Kalite formları listesi neyi göstermeli?
Bir sürecin çıktısı olarak kayıt üreten her form listeye girer. Liste satırında altı bilgi bulunmalı: form kodu, adı, güncel revizyon, sahibi süreç, doldurulduktan sonraki saklama süresi ve saklandığı yer. Bu listenin en çok işe yarayan kolonu saklama süresidir; formu tanımlarken süreyi de belirlerseniz, kayıt üretildiği anda ne zaman imha edileceği bellidir. Sürenin dolduğu gün ne olacağını doküman imha süreci yazımızda adım adım ele aldık.
Listede olmayan bir formu sahada bulmak denetimde ciddi bir bulgudur, çünkü doküman kontrol sisteminin dışında iş yapıldığı anlamına gelir. Bunu önlemek için yılda bir kez saha turu yapın ve tezgâh başındaki, ambardaki, bakım atölyesindeki her kağıdı listeyle karşılaştırın. İlk turda listede olmayan on-on beş form bulmak normaldir; bunların çoğu bir zamanlar birinin Word'de hazırlayıp kullanmaya başladığı kağıtlardır.
Bulduğunuz kayıt dışı formları hemen yasaklamayın. Çoğu, sistemin karşılamadığı gerçek bir ihtiyaçtan doğmuştur; kalıp değişim süresini takip eden bir çizelge ya da vardiya devir notu gibi. Doğru hareket, o formu inceleyip gerekiyorsa sisteme almak, gereksizse kaldırmaktır. Yasaklayıp yerine bir şey koymazsanız aynı kağıt üç ay sonra başka bir isimle geri döner.
Formu tasarlarken üç kural
Bir formun doldurulup doldurulmayacağı, büyük ölçüde tasarımında belli olur. Birinci kural alan sayısını sınırlamaktır: sahada doldurulan bir formda on beş alanın üstüne çıkarsanız son alanlar boş kalmaya başlar. İkinci kural sıralamadır; alanlar işin yapılış sırasına göre dizilmeli, kağıt üzerindeki akış operatörün elindeki akışla örtüşmelidir. Üçüncü kural, her alanın bir kullanıcısı olmasıdır: o veriyi sonradan kimse okumuyor ve kullanmıyorsa, alanın formda işi yoktur.
Üçüncü kural en çok direnç göreni. Yıllar içinde her denetimden sonra forma bir alan eklenir, hiçbiri çıkarılmaz ve form üç yılda iki katına çıkar. Form revizyonu yaparken şu soruyu sorun: bu alanın verisini son bir yılda kim, hangi kararda kullandı? Cevabı olmayan alanları çıkarın. Bir giriş kontrol formunda bu yöntemle alanların neredeyse yarısını çıkardık; kısalan form vardiya başına belirgin bir zaman kazandırdı ve operatörler artık son satırları boş bırakmıyor.
Boş bırakılan alanla ne yapılır?
Denetimde en sık yazılan kayıt bulgusu, doldurulmamış alandır. Boş bir hücre iki şeyi birden düşündürür: ya ölçüm yapılmamıştır ya da yapılmış ama yazılmamıştır. İkisi de kaydın kanıt değerini düşürür. Kural nettir: o alan uygulanabilir değilse boş bırakılmaz, "U.D." ya da çizgi konur. Böylece atlanan alanla uygulanmayan alan birbirinden ayrılır.
Elektronik formda bu iş kendiliğinden çözülür; zorunlu alan doldurulmadan kayıt kapanmaz. Ama burada da abartmayın. Her alanı zorunlu yaparsanız kullanıcı geçmek için anlamsız değer girer ve elinizde boş hücre yerine yanlış veri kalır. Zorunlu alanları gerçekten karar üreten verilerle sınırlayın: parça numarası, ölçüm sonucu, karar ve imza. Gerisi isteğe bağlı kalabilir.
Denetçi bir formu incelerken üç şeye bakar: dipnottaki revizyonun güncel olup olmadığına, alanların eksiksiz doldurulup doldurulmadığına ve düzeltmelerin nasıl yapıldığına. Üzeri kapatılmış, silinmiş ya da daksille örtülmüş bir değer gördüğünde kaydın bütünlüğünü sorgular. Bir de aynı formun art arda üç gününe bakıp değerlerin birebir aynı olup olmadığını kontrol eder; hiç değişmeyen ölçüm değerleri, formun gerçekten doldurulmadığının en bilinen işaretidir.
Formu sistemde tanımlamak
Form yönetimini kalıcı hâle getiren şey, formun kendisiyle ürettiği kaydın aynı yerde yaşamasıdır. Boş form doküman kaydı olarak durur, revizyonu yönetilir; doldurulan her nüsha ise o formun altında bir kayıt olarak birikir. Böylece "FR-KK-07 ile bu yıl kaç kayıt alınmış, kaçı eksik doldurulmuş?" sorusu tek ekranda cevaplanır. PaKalite'de formlar bu mantıkla kurulur: form tanımı doküman modülünde durur, doldurulan kayıtlar ilgili modülün altında birikir ve revizyon değiştiğinde eski kayıtlar kendi sürüm bilgisini taşımaya devam eder.
Form yönetimi nasıl yapılır sorusunu üç denemeyle sınayabilirsiniz. Boş formun güncel sürümüne herkes bir tıkla ulaşabiliyor mu? Doldurulmuş bir kayıt sonradan sessizce değiştirilebiliyor mu? Bir formun bu yıl kaç kayıt ürettiğini raporlayabiliyor musunuz? Üçüne de net cevap verebiliyorsanız araç ikinci meseledir, sisteminiz ayaktadır. Formun bağlı olduğu prosedür ve talimat düzenini kurmak için doküman yönetimi sayfamıza da göz atın.