Üçüncü karar toplantısı da sonuçsuz bitti. Kalite yöneticisi ikinci adayı savunuyordu çünkü denetim ve düzeltici faaliyet modülleri güçlüydü. Bilgi işlem birinciyi istiyordu; sunucu gereksinimleri netti ve yedekleme mimarisi anlaşılırdı. Üretim müdürü üçüncüden yanaydı, sebebi tekti: operatör ekranı hızlıydı. Satın alma ise en düşük teklifi göstererek "hepsi aynı işi yapmıyor mu" diye soruyordu. Dördü de haklıydı ve tam bu yüzden karar çıkmıyordu. QDMS yazılımı seçimi gibi kararlarda sorun bilgi eksikliği değil, ortak bir ölçek olmamasıdır. Dört kişi dört farklı terazide tartıyorsa sonuç asla aynı çıkmaz.
Tartışmayı bitiren şey ağırlıklı puanlamadır
Çözüm basit ama disiplin ister: kriterleri önceden belirleyin, ağırlıklarını teklifleri görmeden dağıtın ve her adayı aynı tabloda puanlayın. Ağırlıkları teklifler masaya geldikten sonra belirlerseniz, komite farkında olmadan beğendiği ürünün güçlü yanlarına yüksek ağırlık verir; tablo bir karar aracı değil bir gerekçelendirme aracına dönüşür. Bu yüzden ağırlık toplantısı, demo toplantılarından önce yapılmalıdır.
İkinci kural şudur: her kriterin bir kanıt yöntemi olmalı. "Kullanıcı dostu arayüz" bir kriter değildir çünkü ölçülemez. "Bir operatörün eğitimsiz olarak, güncel iş talimatını üç tıklamada bulabilmesi" ölçülebilir bir kriterdir; demoda test edersiniz ve puanı tartışmasız verirsiniz. Aşağıdaki on kriterin her birinin karşısında bu kanıt yöntemini yazdık.
Üçüncü kural da komitenin bileşimiyle ilgili. QDMS yazılımı seçimi kararını dört kişilik bir komiteyle verin: kalite, bilgi işlem, bir süreç sahibi ve satın alma. Beşi geçtiğinde toplantı karar üretmek yerine tartışma üretiyor; üçe düştüğünde ise bir bakış açısı masada hiç temsil edilmiyor. Komitede sistemi her gün kullanacak birinin bulunması özellikle önemli; yalnızca yöneticilerden oluşan bir komite, ekran başında geçecek sekiz saati hiç hesaba katmadan karar verir.
Kriter 1-3: kapsam, standart uyumu ve izlenebilirlik
Süreç kapsamı ilk kriterdir. Sistem yalnızca doküman mı yönetiyor, yoksa uygunsuzluk kaydı, düzeltici faaliyet, iç denetim programı, tedarikçi karnesi, ekipman kalibrasyonu, yetkinlik matrisi ve müşteri şikâyeti de aynı çatı altında mı duruyor? Kanıt yöntemi: kendi süreç haritanızı çıkarın ve her sürecin karşısına "var / kısmen / yok" yazın. Standart uyumu ikinci kriterdir. Otomotiv tedarikçisiyseniz sistemin core tools çıktılarını, özel karakteristikleri ve müşteri özel şartlarını taşıyabilmesi gerekir. Kanıt: demoda gerçek bir kontrol planı ve bir FMEA kaydı açtırın.
İzlenebilirlik üçüncü ve en çok denetimde işinize yarayacak kriterdir. Bir müşteri şikâyetinden yola çıkıp o parçanın hangi prosedürle üretildiğine, hangi ekipmanla ölçüldüğüne ve hangi operatörün hangi talimatla çalıştığına ulaşabiliyor musunuz? Kanıt yöntemi bir zincir testidir: demoda bir kayıt seçtirip beş adım geriye gitmeyi isteyin. Zincir bir yerde kopuyorsa o kriterden tam puan verilmez.
Şartname yazarken en sık yapılan hata, mevcut Excel dosyalarınızı birebir tarif etmektir. "Şu sütunlar şu sırayla olacak" dediğinizde ortaya yazılımın standart yapısıyla kavga eden, her sürüm güncellemesinde kırılan bir özelleştirme çıkar. Şartnamede formu değil, sonucu tarif edin: hangi veriyi hangi kararda kullanacağınızı yazın. Formun şekli ikinci sürümde zaten değişecektir. Şartname ne kadar sonuç odaklı yazılırsa, tedarikçilerin verdiği cevaplar da o kadar karşılaştırılabilir olur.
Kriter 4-6: kullanılabilirlik, yetkilendirme ve veri sahipliği
Kullanılabilirlik dördüncü kriterdir ve komitelerin en çok hafife aldığı maddedir. Bir sistem yavaşsa kullanılmaz; operatör talimatı ekrandan açmak yerine hattaki eski çıktıya bakar ve doküman kontrolü fiilen çöker. Kanıt yöntemi somuttur: demoda klavyeyi siz alın, en sık yapılacak üç işlemi kendiniz yapın ve süreyi tutun. Yetkilendirme beşinci kriterdir; rol bazlı erişimin doküman kategorisi ve departman seviyesine kadar inip inmediğini ekranda görün. Ayrıntılı bir çerçeveyi rol yönetimi yazımızda bulabilirsiniz.
Veri sahipliği altıncı kriterdir ve tek bir soruya indirgenir: sözleşmenin bittiği gün veri size hangi biçimde teslim edilir, teslim kaç gün sürer ve bunun bir bedeli var mıdır? Kabul edilebilir cevap, dokümanların orijinal formatında ve kayıtların CSV olarak, ek bedel olmadan teslim edilmesidir. Bu kritere düşük ağırlık vermeyin; diğer dokuz kriterde mükemmel olan bir sistem, verinizi rehin aldığında elinizde kalır.
Bu üç kriterin ortak noktası, hiçbirinin özellik listesinde görünmemesidir. Teklif dosyalarında "gelişmiş yetkilendirme" ve "esnek raporlama" yazar; ikisi de her üründe yazar. QDMS yazılımı seçimi sırasında farkı yaratan şey bu ifadeler değil, ekranda geçirilen yirmi dakikadır. Bu yüzden demo takvimini sıkıştırmayın; her aday için ayrı bir oturum ayırın ve oturumların arasına en az bir gün koyun ki notlar karışmasın.
Kriter 7-8: altyapı ve destek
Kurulum modeli ve altyapı yedinci kriterdir. Şirket içi kurulum mümkün mü, hangi sunucu gerekiyor, yedekleme nasıl işliyor, internet kesildiğinde ne oluyor? Otomotiv tedarikçilerinde bu kriterin ağırlığı genellikle yüksek olur çünkü kalite kayıtlarının fabrikada durması hem denetim hem de üretim sürekliliği açısından tercih edilir. İki modelin hangi sorumluluğu kime yüklediğini bulut mu sunucu mu yazısında satır satır çıkardık.
Destek ve süreklilik sekizinci kriterdir. Destek hangi saat aralığında veriliyor, hangi kanaldan ulaşılıyor, kritik bir arızaya kaç saat içinde dönülüyor? Türkçe mi? Sözleşmede taahhüt edilen bir müdahale süresi var mı? Bu kriterin kanıtı teklif dosyası değil, referans görüşmesidir. Kendi sektörünüzden iki firmanın kalite yöneticisiyle on dakika konuşun ve tek soru sorun: "Devreye alırken en çok neyi eksik hesapladınız?" Alacağınız cevap, teklif dosyasının referans sayfasında yazmayan her şeyi anlatır.
Destek kriterinde sorulacak bir soru daha var: sürüm güncellemesi nasıl yapılıyor ve güncelleme sırasında sistem ne kadar süre kapalı kalıyor? Vardiyalı çalışan bir fabrikada dört saatlik bir kesinti, bir vardiyanın talimatsız kalması demektir. Güncellemenin hafta sonuna planlanabildiğini ve geri dönüş senaryosunun bulunduğunu yazılı olarak teyit ettirin.
Kriter 9-10: maliyet ve tedarikçinin geleceği
Beş yıllık toplam sahip olma maliyeti dokuzuncu kriterdir. Dikkat: kriter "fiyat" değil, beş yıllık toplamdır. Lisans ya da abonelik, devreye alma, veri göçü, eğitim günleri, yıllık bakım, sonradan eklenen her kullanıcı ve her özelleştirme satırı aynı tabloya girmeli. Kalem listesini maliyet yazımızdaki iskeletten alabilirsiniz. Ürün sürekliliği ise onuncu kriterdir; son üç yılda kaç sürüm çıkmış, yeni sürümlerde neler eklenmiş, geliştirme ekibi ne kadar büyük? Beş yıl kullanacağınız bir sistemin arkasında duran ekibin de beş yıl orada olması gerekir.
Şimdi bu on kriteri tek tabloya koyalım. Ağırlıklar örnektir; kendi önceliğinize göre değiştirin ama toplamı yüzde yüz tutun ve hiçbir kritere yüzde yirmi beşten fazla vermeyin. Puanlama 1-5 arası yapılır; ağırlıklı puan, puan ile ağırlığın çarpımıdır.
| # | Kriter | Örnek ağırlık | Nasıl kanıtlanır |
|---|---|---|---|
| 1 | Süreç kapsamı | %15 | Süreç haritası eşleştirmesi: var / kısmen / yok |
| 2 | Standart ve otomotiv uyumu | %12 | Demoda gerçek kontrol planı ve FMEA kaydı |
| 3 | Uçtan uca izlenebilirlik | %12 | Bir kayıttan beş adım geriye zincir testi |
| 4 | Kullanılabilirlik ve hız | %10 | Klavyeyi alıp üç işlemi kendiniz yapmak |
| 5 | Yetkilendirme derinliği | %10 | Ekranda kullanıcı açıp yetki günlüğünü görmek |
| 6 | Veri sahipliği ve dışa aktarım | %10 | Sözleşme maddesi ve örnek dışa aktarım dosyası |
| 7 | Kurulum modeli ve altyapı | %10 | Yazılı sunucu gereksinim listesi |
| 8 | Destek kalitesi | %8 | İki referans firmayla telefon görüşmesi |
| 9 | 5 yıllık toplam maliyet | %8 | Kalem kalem doldurulmuş maliyet tablosu |
| 10 | Ürün ve tedarikçi sürekliliği | %5 | Son üç yılın sürüm geçmişi |
Denetimde yazılımın markası hiç sorulmaz; sorulan şey sistemin standardın gereklerini karşılayıp karşılamadığıdır. Dokümante bilginin nasıl oluşturulacağı, nasıl güncelleneceği ve nasıl kontrol edileceği ISO 9001'in 7.5.3 numaralı maddesinde tarif edilir; denetçinin ölçtüğü şey budur. Seçtiğiniz yazılım bunları karşılamıyorsa, en pahalı ürünü almış olmanız bulguyu engellemez. Bu yüzden puanlama tablosunun ilk üç kriterine en yüksek ağırlığı vermek çoğu firmada doğru karardır.
Puanlamayı kim, nasıl yürütür
Her kriteri herkes puanlamaz. Kullanılabilirliği süreç sahibi ve bir operatör puanlar, altyapıyı bilgi işlem, maliyeti satın alma, kapsam ve standart uyumunu kalite. Herkesin her kritere puan verdiği tablolarda ortalama, bilgisiz tahminlerle sulanır. Puanlar bireysel olarak, aynı odada ama tartışmadan verilmelidir; tartışma puanlar toplandıktan sonra başlar. Aralarında iki puandan fazla fark olan kalemler ayrıca konuşulur.
Puanları toplarken sık yapılan bir hata da eksik veriyi sıfır saymaktır. Bir tedarikçi bir kriteri henüz cevaplamadıysa o hücre boş bırakılır ve cevap gelene kadar toplam alınmaz. Sıfır puan verilen bir kriter, cevap sonradan olumlu gelse bile komitenin zihninde olumsuz izlenim bırakır. Eksik cevapları toplu bir e-postayla isteyin ve bir hafta süre verin; gelmeyen cevaplar zaten sekizinci kriter olan destek kalitesi hakkında size bilgi verir.
Puanlama bittiğinde ilk iki aday çoğu zaman birbirine çok yakın çıkar ve tablo tek başına karar vermez. Bu noktada tabloya bir soru daha ekleyin: "Bu sistemi üç yıl sonra değiştirmek zorunda kalırsak hangisinden çıkmak daha kolay?" Cevap neredeyse her zaman altıncı kriteri, yani veri sahipliğini işaret eder ve karar netleşir. Değerlendirme sürecinin demo ayağını da on beş soruluk listeyle yürütürseniz, puanların arkasında yazılı cevaplar durur ve komite toplantısı yarım saatte biter.
Şartnameye yazılacak asgari maddeler
Puanlama tablosunun çıktısı doğrudan şartnameye dönüşür. Asgari şu maddeleri yazın: kapsanacak süreçlerin listesi, kullanıcı modeli ve sayısı, kurulum tipi, veri göçü kapsamı, eğitim gün sayısı, destek cevap süreleri, beş yıllık maliyet tablosu formatı, demoda gösterilen tüm özelliklerin teslim kapsamında olduğu beyanı ve sözleşme sonunda verinin teslim koşulları. Bu dokuz madde, teklifleri karşılaştırılabilir kılan asgari settir.
QDMS yazılımı seçimi yaparken son bir uyarı: en çok özelliği olan ürün, en doğru ürün değildir. Kullanılmayan modül maliyettir, kullanılmayan alan ise veri kirliliğidir. Süreçlerinize gerçekten karşılık gelen, ekibinizin öğrenebileceği ve verinizi size ait bırakan sistemi seçin. Kendi tarafımızda PaKalite'yi on sekiz modülü birbirine bağlı ve tamamen Türkçe olarak, şirket içi kuruluma göre tasarladık; ama hangi ürünü seçerseniz seçin, kararı yukarıdaki tabloya oturtmadan vermeyin. Kalite yazılımı kategorisinin genel çerçevesi için kalite yönetim sistemi yazılımı sayfamıza da göz atabilirsiniz.