Toplantı odasında yeni projenin üçüncü faz gözden geçirmesi yapılıyor. Proses akış şeması ekranda, güzel hazırlanmış, herkes başını sallıyor. Sonra kalite mühendisi sorar: "PFMEA'da neredeyiz?" Sessizlik. Meğer proses FMEA'sına hiç başlanmamış, çünkü ilk toplantıda sorumlusu net atanmamış ve herkes başkasının yaptığını sanmış. Seri üretime geçiş tarihine sekiz hafta var; PFMEA olmadan kontrol planı yazılamaz, kontrol planı olmadan ölçüm sistemi analizi planlanamaz, o olmadan da deneme üretimi anlamlı veri üretmez. APQP aşamaları arasındaki bu zincir, gecikmenin neden kapı toplantısında değil, çok daha önce görülmesi gerektiğini anlatır.
Beş faz ve her fazın somut çıktısı
APQP aşamaları klasik olarak beşe ayrılır ve her fazın adı değil, ürettiği çıktı önemlidir. Çıktılar birbirini besler: birinde eksik kalan, sonrakinde boşluk açar. Aşağıdaki tablo fazları, o fazda üretilmesi gereken belgeyi ve çıkış kriterini gösteriyor.
| Faz | Ana çıktılar | Kapı çıkış kriteri |
|---|---|---|
| 1. Planlama ve tanımlama | Müşteri şartları listesi, fizibilite kararı, ön özel karakteristik listesi, proje takvimi | Fizibilite imzalı; takvimde SOP tarihi ve ara kapılar belli |
| 2. Ürün tasarımı ve geliştirme | DFMEA, tasarım doğrulama planı, malzeme spesifikasyonları, prototip kontrol planı | Tasarım çıktıları gözden geçirilmiş; özel karakteristikler müşteriyle hizalı |
| 3. Proses tasarımı ve geliştirme | Yerleşim planı, proses akış şeması, PFMEA, ön kontrol planı, iş talimatları, ölçüm planı | PFMEA'daki yüksek risklerin kontrol planında karşılığı var |
| 4. Ürün ve proses onayı | Deneme üretimi, MSA, ön proses yeterliliği, ambalaj onayı, PPAP | PSW imzalanmış, müşteri onayı alınmış |
| 5. Geri besleme ve iyileştirme | Sahadan veri, hurda ve şikâyet analizi, kazanılmış ders kaydı | Dersler ilgili FMEA ve kontrol planına işlenmiş |
Tabloyu yalnızca üçüncü sütunuyla birlikte okuyun. Çıkış kriteri yazılı değilse kapı toplantısı bir durum sunumuna dönüşür ve "devam edelim" kararı, kimsenin sorumluluk almadığı bir konsensüsle alınır. Yöntemin genel çerçevesini APQP sayfamızda ayrıca açtık.
Standart faz takibinden ne bekliyor?
IATF 16949 madde 8.3.2.1, tasarım ve geliştirme planlamasında çok disiplinli bir yaklaşımı şart koşar; yani fazların çıktıları tek bir mühendisin masasında üretilemez. Madde 8.3.4.1 ise tasarım ve geliştirmenin belirlenmiş aşamalarında ölçümlerin tanımlanmasını, analiz edilmesini ve sonuçların yönetimin gözden geçirmesine özetlenerek raporlanmasını ister. Bu maddenin pratikteki karşılığı doğrudan faz kapılarıdır: her kapıda ölçülen bir şey ve raporlanan bir sonuç olacak.
Madde 8.2.3.1.3 üretim fizibilitesinin sözleşme öncesinde değerlendirilmesini ister; bu da birinci fazın çıkış kriterini oluşturur. Madde 8.5.1.1 kontrol planını üçüncü fazın çıktısı hâline getirir. Standardın metninde "APQP" kelimesi geçmese de bu maddeler bir araya geldiğinde ortaya faz kapılı bir geliştirme süreci çıkar. Core tools arasındaki bağ da tam burada kurulur.
Fizibilite kararının kayda geçmesi de ilk kapının en çok atlanan parçasıdır. "Bu ürünü, bu toleransla, bu adette mevcut proseslerimizle üretebilir miyiz?" sorusuna imzalı bir cevap verilmediğinde, cevabı seri üretimde ve en pahalı yerde alırsınız. Fizibilite formunda kapasite hesabı, tolerans-proses uyumu, ölçüm imkânı ve alt tedarikçi durumu ayrı satırlar olarak yer almalı; her satırın karşısında "evet, hayır, şartlı" seçeneği ve şartlıysa hangi yatırımın gerektiği yazılı olmalıdır. Bir sonraki fazın bütçesi de zaten bu satırlardan çıkar.
Faz çıktısını terminli bir maddeye çevirmek
APQP aşamaları ne kadar iyi tanımlanırsa tanımlansın, takip çizelgesini işler kılan tek şey çıktının bir belge adı değil bir görev olarak tanımlanmasıdır. "PFMEA" yazan bir satır kimseyi harekete geçirmez; "PFMEA ilk taslak — sorumlu: proses mühendisi Ayşe — termin: 14 Nisan — girdi: onaylı akış şeması" yazan bir satır geçirir. Her faz çıktısı için dört alan zorunlu olmalı: sorumlu, termin, girdi ve tamamlanma kanıtı.
Görevleri geriye doğru tarihlemek de bu işin ikinci kuralıdır. SOP tarihinden geriye sayarsınız: PPAP teslimi SOP'tan 4 hafta önce, deneme üretimi PPAP'tan 3 hafta önce, MSA çalışmaları deneme üretiminden 2 hafta önce, kontrol planı MSA planından önce, PFMEA kontrol planından 3 hafta önce. Bu zincir kurulduğunda PFMEA'nın gerçek terminini takvim değil, SOP tarihi belirler ve gecikmenin maliyeti herkes için görünür olur.
Faz çıktılarının tarihleri çoğu dosyada proje bittikten sonra tek oturumda atılıyor. Faz 2 çıktısı ile Faz 4 çıktısı aynı haftanın tarihini taşıyorsa, denetçi bunun planlama değil dosyalama olduğunu ilk bakışta anlar. Bir tedarikçide beş fazın tüm çıktıları 11 ve 12 Mayıs tarihliydi; proje ise dokuz ay sürmüştü. Tarihlerin gerçek sırası, APQP'nin canlı yürüdüğünün en ucuz ve en güçlü kanıtıdır.
Kapı onayı: "devam" demenin kaydı
Faz kapısı, bir sonraki faza geçme kararının verildiği ve kayda geçtiği andır. Kapı kaydında beş şey bulunmalı: tarih, katılan fonksiyonlar, tamamlanmış çıktıların listesi, açık kalan maddeler ve karar. Karar üç türlü olabilir: geç, şartlı geç, geçme. Şartlı geçişte açık maddenin sorumlusu ve yeni termini yazılmadan kapı kapanmaz; aksi hâlde "şartlı" kelimesi hiçbir şey ifade etmez.
En işlevsel kurulum, kapı kontrol listesinin çıktı listesiyle birebir aynı olmasıdır. Toplantıda tartışma açılmaz; listedeki her satırın kanıtı sistemde var mı diye bakılır. Kanıt yoksa madde açık kalır. Bu yaklaşım toplantıyı belirgin biçimde kısaltır ve "sözlü tamamdır" alışkanlığını bitirir.
Sorumlu atama: kimin adı yazılı?
Yazının başındaki PFMEA boşluğunun sebebi teknik değildi; sorumlunun adı yazılı değildi. Çok fonksiyonlu ekiplerde "kalite bakar" ya da "üretim mühendisliği ilgilenir" gibi birim atamaları işlemez, çünkü birimin telefonu yoktur. Her faz çıktısının karşısında bir kişi adı olmalı ve o kişi çıktının kendisini üretmese bile tamamlanmasından sorumlu tutulmalıdır.
Atamayı proje başlangıç toplantısında yapın ve tek tek okuyun. Yirmi çıktısı olan bir projede bu on beş dakika sürer; atlanırsa bazı çıktılar sahipsiz kalır ve sahipsiz kalanlar genelde aynı ikisidir: PFMEA ve ambalaj onayı. İkisinin de doğal bir sahibi yoktur; PFMEA ekip çalışmasıdır, ambalaj ise kalite ile lojistik arasında kalır. Bu iki satıra özellikle isim yazın.
Bir de yedek sorumlu alanı ekleyin. Otomotiv projeleri altı ile on sekiz ay sürer; bu süre içinde ekipten birinin ayrılması ya da uzun süreli izne çıkması sıradan bir olaydır. Yedek adı yazılıysa devir birkaç saatte olur, yazılı değilse çıktı fark edilmeden askıda kalır ve genelde bir kapı toplantısında ortaya çıkar.
Gecikme neden hep kapı toplantısında öğreniliyor?
Cevap basit: çünkü kimse arada bakmıyor. Faz çıktıları ayrı dosyalarda, sorumlular ayrı birimlerde ve durum bilgisi ancak sorulunca ortaya çıkıyor. Oysa gecikmenin haber değeri zamanla düşer. Sekiz hafta kala öğrenilen bir PFMEA gecikmesi telafi edilebilir; iki hafta kala öğrenilen aynı gecikme, ya kalitesiz bir PFMEA ya da kayan bir SOP demektir.
Erken görünürlük için üç şey yeterlidir. Birincisi, her çıktının durumunun tek ekranda renkli olarak görünmesi. İkincisi, termin yaklaşırken sorumluya otomatik hatırlatma gitmesi. Üçüncüsü, bir çıktı geciktiğinde ona bağlı sonraki çıktıların da otomatik olarak riskli işaretlenmesi. Bu üçü kurulduğunda kapı toplantısı sürpriz yeri olmaktan çıkar, karar yerine döner.
Takip çizelgesi elektronik tabloda kalırsa
APQP aşamaları çoğu firmada bir elektronik tablo üzerinden izlenir. Tablo ilk üç ay çalışır; sonra proje mühendisi her hafta durum sormaya başlar, cevaplar e-postayla gelir, tablo elle güncellenir ve iki hafta güncellenmediğinde kimse ona bakmaz. Sorun tablonun kendisi değil, veriyi elle taşıması. Elle taşınan her durum bilgisi, taşındığı anda eskimeye başlar.
İkinci sorun görünürlük. Tablo proje mühendisinin bilgisayarındadır; üretim müdürü ya da kalite yöneticisi kendi sorumluluklarındaki gecikmeyi ancak toplantıda öğrenir. Üçüncüsü ise bağ eksikliği: tabloda "kontrol planı tamam" yazar ama hangi revizyonun tamam olduğu belli değildir, PFMEA ile ilişkisi hiç görünmez.
Bu üç sorunun ortak çözümü, çıktının üretildiği yer ile takip edildiği yeri aynı sisteme almaktır. Kontrol planı modülünde yayımlanan bir plan, proje ekranında kendiliğinden tamamlanmış görünüyorsa kimsenin durum güncellemesine gerek kalmaz. Aynı mantık kontrol planı, MSA ve deneme üretim kayıtları için de geçerlidir.
Denetçi APQP dosyasında form saymaz, izlenebilirlik arar. Bir özel karakteristik seçer ve onu müşteri şartından tasarım çıktısına, DFMEA'ya, PFMEA'ya, kontrol planına, iş talimatına ve ölçüm kaydına kadar takip eder. Bu zincirin bir halkasında kopukluk varsa klasördeki belgelerin sayısı hiçbir şey ifade etmez. İkinci baktığı yer boş bırakılmış kapı onaylarıdır; imzasız bir faz geçişi doğrudan bulgu konusudur.
Çıktıları QMS üzerinde izlemek
Proje takibini kalite yazılımı içinde yapmanın farkı, çıktıların zaten orada üretiliyor olmasıdır. FMEA modülünde açılan bir PFMEA, faz üç görev listesinde otomatik olarak "tamamlandı" işaretlenir; kontrol planı yayımlandığında ilgili satır kapanır. Elektronik tabloyla yürütülen bir APQP takip çizelgesinde ise durum bilgisi elle girilir ve elle girilen her bilgi eskir.
PaKalite'de APQP projesi açıldığında beş fazın çıktıları hazır bir şablondan gelir, sorumlu ve termin atanır, çıktı üretildiği modülde tamamlandığında proje ekranında kendiliğinden yeşile döner. Gecikmiş maddeler ve onlara bağlı sonraki çıktılar aynı ekranda kırmızı durur. Dördüncü fazın sonunda üretilen kayıtlar doğrudan PPAP dosyasına bağlanır, böylece aynı belge iki kez hazırlanmaz.
APQP aşamaları bu şekilde tek yerden izlendiğinde değişen şey şu olur: proje toplantısında zamanın çoğu "hangi belge nerede?" sorusuna değil, gerçekten karar gerektiren konulara ayrılır. Sekiz hafta kala fark edilen PFMEA boşluğu, on altı hafta önce kırmızı bir satır olarak görünür ve o zaman düzeltmenin maliyeti çok daha düşüktür. Beşinci fazın da bu sistemde bir karşılığı olmalı: seri üretime geçtikten sonraki ilk üç ayın hurda oranı, müşteri şikâyetleri ve hat durma süreleri aynı proje kaydına işlenir. Kazanılmış dersler böylece bir sunumda kalmaz, bir sonraki projenin faz bir kontrol listesine madde olarak geçer.