Demo toplantısının kırkıncı dakikasıydı. Masada satınalma müdürü, kalite müdürü ve iki mühendis vardı. Kalite müdürü sordu: "Bir prosedürün yeni revizyonu yayınlandığında dağıtım listesindeki herkese okundu teyidi düşüyor mu?" Cevap bir saniye bile gecikmedi: "Tabii, o da var." O toplantıda benzer on iki soruya aynı cevap geldi. Sözleşme imzalandı. Altı ay sonra okundu teyidinin ayrı bir modül olarak fiyatlandırıldığı, ERP entegrasyonunun ise "proje bazlı teklif" konusu olduğu ortaya çıktı. Kalite yönetim yazılımı seçim kriterleri dediğimiz şey, aslında o toplantıda sorulmayan ya da sorulup da yazılı cevabı alınmayan soruların listesidir.
Sözlü cevap kayıt değildir
Kalite tarafında çalışan herkes bunu bilir: kanıtı olmayan uygulama, olmamış sayılır. Aynı disiplini yazılım satın alırken uygulamayan çok kalite müdürü gördüm. Demo toplantısında alınan "evet, o da var" cevabı hiçbir yerde kayıt altına alınmaz; sunumu yapan satış mühendisi altı ay sonra firmada bile olmayabilir. Bu yüzden aşağıdaki soruların tamamını teklif isteme dokümanının ekine koyup, cevapların yazılı gelmesini şart koşun. Kalite yönetim yazılımı seçim kriterleri listenizin ilk maddesi bu olsun: cevap yazılı mı?
Sorulara verilecek cevapları iki kolona ayırın: "iyi cevap" ve "kaçış cevabı". İyi cevap somuttur, sayı içerir, versiyon adı verir, ekran görüntüsüyle desteklenir. Kaçış cevabı ise geneldir: "esnek yapımız sayesinde", "ihtiyaca göre uyarlanabilir", "yol haritamızda var". Bu iki kalıbı ayırt etmeyi öğrendiğinizde, yirmi sorunun on beşini ilk okumada eleyebilirsiniz.
Lisans ve kullanıcı modeli: 1-4. sorular
1. Lisans kişi başına mı, eş zamanlı kullanıcı başına mı, yoksa kurum bazlı mı satılıyor? 2. Yalnızca doküman okuyacak operatör ve ustabaşılar lisans sayısına dâhil mi? 3. Lisans süresiz mi (perpetual), yoksa yıllık abonelik mi; abonelik bitince yazılım çalışmaya devam ediyor mu? 4. Kullanıcı sayısı artarsa birim fiyat nasıl değişiyor, ara dönemde eklenen kullanıcı kıst hesaplanıyor mu?
İkinci soru en çok bütçe patlatan sorudur. 45 kişilik bir tedarikçide sisteme yazan kullanıcı beş kişidir; ama kalite dokümanını okuması ve okundu teyidi vermesi gereken kişi sayısı 120'yi bulur. Kişi başı lisans modelinde okundu teyidi kapsamını daraltmak zorunda kalırsınız, ki bu da denetimde doğrudan bulguya döner. Lisans modellerinin karşılaştırmasını fiyatlandırma sayfamızda daha ayrıntılı bulabilirsiniz.
Üçüncü soruyu da geçiştirmeyin. Abonelik modelinde ödemeyi durdurduğunuz gün sistem kapanır ve elinizde yalnızca bir yedek dosyası kalır. Süresiz lisansta ise yazılım çalışmaya devam eder, yalnızca yeni sürüm ve destek kesilir. İkisi arasındaki fark, IATF 16949'un istediği kayıt saklama süreleri düşünüldüğünde ciddidir: bir PPAP kaydını ürünün ömrü artı bir takvim yılı boyunca erişilebilir tutmanız beklenir. Ödemeyi kestiğiniz ay o kayıtlara ulaşamıyorsanız, saklama yükümlülüğünüz çözülmemiş demektir.
Veri sahipliği ve kurulum yeri: 5-8. sorular
5. Veritabanı fiziksel olarak nerede duracak; şirket içi sunucumuzda kurulum mümkün mü? 6. Bulut seçeneğinde veri merkezi hangi ülkede, alt yüklenici kim? 7. Verinin tamamını istediğim an, hangi formatta ve kaç günde teslim alabilirim? 8. Sözleşme feshedilirse eski kayıtlara okuma amaçlı erişim hakkım devam ediyor mu?
Otomotivde bu soruların ağırlığı daha da artar, çünkü müşteri çizimleri ve özel karakteristik listeleri çoğu zaman gizlilik sözleşmesine tabidir. Verinin nerede durduğunu bilmiyorsanız, OEM ile imzaladığınız sözleşmenin "teknik veri üçüncü ülkeye aktarılamaz" maddesini ihlal ediyor olabilirsiniz. Bu konunun ayrıntısını verinin yurt dışına çıkmaması yazısında ele aldık.
Yedinci soruya gelen cevabı mutlaka bir format adıyla somutlayın. "Verilerinizi alabilirsiniz" cümlesi tek başına bir şey ifade etmez; PDF olarak dökülmüş 12 bin sayfa da teknik olarak "veri teslimi"dir ama işinize yaramaz. İstenecek şey şudur: veritabanının tam yedeği, dosya eklerinin orijinal klasör yapısıyla birlikte ve tablo yapısını açıklayan bir şema dökümü. Bu üçü elinizdeyse başka bir sisteme taşınabilirsiniz, değilse tedarikçiye bağlı kalırsınız.
Kapsam ve modül sınırları: 9-13. sorular
9. Teklifteki fiyata hangi modüller dâhil, hangileri ek? 10. DÖF, denetim, FMEA, kontrol planı, kalibrasyon ve tedarikçi değerlendirme modülleri birbirine bağlı mı, yoksa ayrı ayrı ada gibi mi çalışıyor? 11. Bir DÖF kaydından ilgili FMEA satırına ya da kontrol planına atlayabiliyor muyum? 12. IATF 16949 için gereken kayıtların hangilerini standart kurulum karşılıyor? 13. Form ve alan ekleme yetkisi bizde mi, her değişiklik için ücretli talep mi açacağız?
Onuncu ve on birinci sorular birlikte sorulmalı. Otomotivde bir kalite yazılımının değeri, modül sayısında değil modüller arasındaki bağda saklıdır. Müşteri şikâyetinden açılan 8D'nin, kök nedeni bulunduğunda ilgili PFMEA satırını ve kontrol planını güncellemeye zorlaması gerekir. Bu bağ yoksa, üç ayrı programı elle senkronize eden bir kalite mühendisiniz olur.
| Soru | İyi cevap | Kaçış cevabı |
|---|---|---|
| Okuyucu kullanıcı lisansa dâhil mi? | "Okuma ve teyit yetkisi ücretsizdir, lisans yalnızca yazan kullanıcı içindir." | "Kullanıcı paketlerimiz esnektir, ihtiyaca göre planlarız." |
| Veritabanı nerede duruyor? | "Kendi sunucunuzda PostgreSQL; yedeği siz alırsınız." | "Verileriniz güvenli veri merkezlerinde saklanır." |
| Veriyi geri alabilir miyim? | "Talepten 5 iş günü içinde tam veritabanı yedeği + ekler, ücretsiz." | "Ayrılık durumunda gerekli desteği sağlarız." |
| Sürüm yükseltme ücretli mi? | "Bakım sözleşmesi süresince tüm ana sürümler dâhildir." | "Büyük sürümler ayrı değerlendirilir." |
| Müdahale süresi nedir? | "Sistem durursa 4 saat, diğer taleplerde 2 iş günü." | "En kısa sürede müdahale edilir." |
| Özelleştirme sonrası destek? | "Bizim yaptığımız özelleştirme garanti ve destek kapsamındadır." | "Özel geliştirmeler ayrı ele alınır." |
Demoyu tedarikçinin kendi hazırladığı örnek veriyle izlemek, bu masada en pahalıya patlayan alışkanlıktır. O veride doküman kodları düzgün, onay akışı iki adımlı, tedarikçi listesi on satırdır. Bir deneme kurulumu isteyin ve içine kendi 20 gerçek prosedürünüzü, kendi dört adımlı onay akışınızı ve gerçekten kapanmamış bir DÖF kaydınızı koyun. Yazılımın nerede tıkandığını ilk yarım günde görürsünüz.
Entegrasyon ve veri göçü: 14-17. sorular
14. ERP'den ürün, tedarikçi ve sipariş verisini hangi yöntemle alıyorsunuz; hazır bir bağlantı var mı yoksa her seferinde proje mi? 15. Active Directory ile tek oturum açma destekleniyor mu? 16. Mevcut Excel kayıtlarımız ve eski doküman arşivimiz nasıl aktarılacak, aktarım fiyata dâhil mi? 17. Veritabanına doğrudan okuma erişimi verip kendi raporlarımızı yazabilir miyiz?
On dördüncü soruda "REST API'miz var" cevabı yeterli değildir. API dokümanının kendisini isteyin. Uç nokta listesi, örnek istek-cevap ve kimlik doğrulama yöntemi görünmüyorsa, o API muhtemelen kâğıt üzerindedir. Kalite yazılımı ile ERP arasındaki iş bölümünü ERP modülü mü ayrı QMS mi yazısında ayrıntılı karşılaştırdık.
On altıncı soru fiyat teklifinde çoğu zaman görünmez. Yirmi yıllık bir kalite arşivinde binlerce doküman, yüzlerce DÖF ve on binlerce ölçüm kaydı vardır. Bunların taşınması bir hafta sonu işi değildir; kim hangi veriyi hangi formatta hazırlayacak, kim doğrulayacak, kaç adam-gün sürecek, teklif ekinde yazsın.
On yedinci soruyu sormayı unutan çok firma gördüm. Yönetim gözden geçirme toplantısı için istenen veri her yıl aynıdır: müşteri şikâyeti sayısı, DÖF kapanma süreleri, iç denetim bulgu dağılımı, tedarikçi performansı. Bu tabloları yazılımın hazır raporlarından alamıyorsanız ve veritabanına okuma erişiminiz de yoksa, her toplantı öncesi tedarikçiden rapor talep etmek zorunda kalırsınız. Kendi sunucunuzdaki bir veritabanına salt okunur bir kullanıcı tanımlayabilmek, bu bağımlılığı tek hamlede bitirir.
Destek, sürüm ve süreklilik: 18-20. sorular
18. Yıllık bakım bedeli lisans bedelinin yüzde kaçı ve kaç yıl sabit kalacak? 19. Destek kanalları ve müdahale süreleri sözleşmede saat cinsinden yazılı mı? 20. Yazılımı geliştiren ekip kaç kişi, kaynak kodu emanet (escrow) uygulaması var mı?
Yirminci soru genellikle garip karşılanır ama sorulmalıdır. Kalite yönetim sistemi yazılımı, kurulduktan sonra on yıl boyunca şirketin kayıtlarını taşır. Geliştiren ekip dağılırsa elinizde açılamayan bir veritabanı kalır. Bakım sözleşmesinin nasıl okunacağını bakım ve destek sözleşmesi rehberinde madde madde inceledik.
Denetçi yazılımın markasını sormaz. Sorduğu şey ISO 9001 madde 7.5.3'ün istediğidir: dokümante bilginin (documented information) güncel sürümünün kullanım noktasında bulunması, istenmeyen değişikliğe karşı korunması ve dağıtımının kontrol edilmesi. Seçtiğiniz yazılım bu üç şartı kanıtlanabilir biçimde karşılamıyorsa, kaç modülü olduğunun denetimde hiçbir hükmü yoktur.
Referans firmalara sorulacak üç soru
Tedarikçinin verdiği referans listesi her zaman en memnun müşterilerden oluşur. Yine de arayacaksınız, ama soruları doğru seçerseniz işe yarar. Birinci soru: kurulumdan sonra sistemin gerçekten kullanılmaya başlanması kaç ay sürdü? Üç haftayı geçen her cevap, eğitim ve veri göçünde bir sorun olduğunun işaretidir. İkinci soru: son bir yılda açtığınız destek taleplerinin ortalama kapanma süresi ne? Üçüncü soru: hangi özelliği bekliyordunuz da bulamadınız?
Bu üçüncü soru en değerlisidir çünkü referans firma tedarikçiyi övmeye devam ederken bile cevabı dürüst verir. Sekiz farklı referanstan üçü aynı eksiği söylüyorsa, o eksik gerçektir ve sizin de başınıza gelecektir. Aynı görüşmede sistemi kullanan kalite mühendisiyle de birkaç dakika konuşmayı isteyin; kalite müdürünün cevabıyla sistemi günlük kullanan kişinin cevabı çoğu zaman farklı çıkar.
Kalite yönetim yazılımı seçim kriterleri nasıl puanlanır
Yirmi sorunun cevabı geldikten sonra bir değerlendirme tablosu kurun. Her soruya 0, 1 ya da 2 puan verin: 2 puan somut ve yazılı taahhüt, 1 puan kısmi, 0 puan kaçış cevabı. Veri sahipliği, entegrasyon ve destek başlıklarındaki soruların ağırlığını iki katına çıkarın; çünkü bu üç başlıkta yapılan hata sözleşme süresince düzeltilemez. Modül görünümü ve arayüz beğenisi ise ağırlığı en düşük kalemdir, alışırsınız.
Puanlama bittiğinde en yüksek iki teklifi kısa listeye alın ve her ikisiyle de bir deneme kurulumu yapın. Deneme sırasında ölçeceğiniz tek şey şudur: kendi gerçek verinizle, kendi onay akışınızla, kendi kalite mühendisinizin eliyle bir prosedür revizyonu ve bir DÖF kaydı uçtan uca kaç dakikada tamamlanıyor. Bu sayı, kırk sayfalık teknik şartnameden daha dürüst bir sonuç verir.
PaKalite tarafında bu soruların cevaplarını baştan yazılı veriyoruz: kurulum şirket içindeki sunucunuza yapılır, veritabanı sizindir, on sekiz modül birbirine bağlı çalışır ve arayüzün tamamı Türkçedir. Hangi modülün neyi karşıladığını görmek isterseniz modüller sayfasına bakabilirsiniz. Ama hangi ürünü seçerseniz seçin, bu yirmi soruyu yazılı sormadan sözleşme imzalamayın. Sağlam kurulmuş kalite yönetim yazılımı seçim kriterleri, sözleşme sonrası çıkacak sürprizlerin çoğunu daha teklif aşamasında eler. Sorulmamış bir soru, imzadan sonra pazarlık konusu bile olmuyor.