Sayım bir cuma öğleden sonra bitti: 412 aktif doküman. Listeyi yan yana koyduğumuzda altmışa yakın kaydın birbirinin neredeyse aynısı olduğu ortaya çıktı. Aynı eğitim kayıt formu üç yerde yaşıyordu; kalitede KF-07, çevrede CV-FR-11, İSG'de ISG-F-24 koduyla. Üçünün de alanları aynıydı, sadece antetteki logonun yanına yazılan standart adı değişiyordu. Çoklu standart doküman yönetimi sorunu tam olarak burada başlıyor: kimse fazladan doküman üretmek istemiyor, ama her yeni belge kendi setini getiriyor.
Karmaşa nasıl birikiyor?
Hikâye hep aynı sırayla ilerler. Firma önce ISO 9001 alır, kalite bölümü bir doküman seti kurar. İki yıl sonra müşteri baskısıyla ISO 14001 gelir; çevre danışmanı kendi şablonlarını getirir ve yeni bir set doğar. Üçüncü yılda ISO 45001 eklenir, bu kez İSG uzmanı devreye girer. Kimse kötü niyetli değildir; herkes kendi denetimine hazırlanmaya çalışır. Sonuçta firma üç ayrı kalite el kitabı, üç düzeltici faaliyet prosedürü ve üç doküman kontrol prosedürüyle kalır.
Bunun bedeli ilk yıl görünmez. Üçüncü yılda görünür. Doküman kontrol prosedürünü revize etmeniz gerekir ve üç dosyayı da açmanız gerektiğini fark edersiniz. İkisini güncellersiniz, üçüncüsü unutulur. Altı ay sonra İSG denetiminde denetçi o unutulan prosedürü açar ve diğer ikisiyle çelişen bir cümle bulur. Bulgu doküman içeriğine değil, sistemin kendi içinde tutarsız olmasına yazılır.
Önce sayın, sonra karar verin
Temizliğe başlamadan önce elinizde ne olduğunu görmeniz gerekir. Bütün aktif dokümanları tek bir listeye alın; kod, ad, sahibi, yayın tarihi, revizyon ve hangi standart için yazıldığı sütunlarıyla. Sonra her satırın yanına tek cümlelik bir açıklama yazın: bu doküman hangi soruyu cevaplıyor? Bu cümle işin en zor ama en verimli kısmıdır.
Cümleleri alfabetik sıraladığınızda mükerrerler kendiliğinden yan yana gelir. Bizim yaptığımız çalışmada 412 dokümanın 58 tanesi bu şekilde eşleşti ve 31 dokümana indi. O çalışmanın özeti aşağıda duruyor.
| Doküman ailesi | Önce (adet) | Sonra (adet) | Karar |
|---|---|---|---|
| Yönetim el kitabı | 3 | 1 | Tek el kitabı, standart ekleri |
| Doküman kontrol prosedürü | 3 | 1 | Tek prosedür |
| Düzeltici faaliyet prosedürü | 3 | 1 | Tek prosedür, üç kayıt tipi |
| İç denetim prosedürü | 3 | 1 | Tek prosedür, üç soru listesi |
| Eğitim kayıt formu | 3 | 1 | Tek form, standart alanı eklendi |
| Yönetimin gözden geçirmesi | 3 | 1 | Tek gündem, üç veri bloğu |
| Acil durum talimatları | 14 | 9 | Senaryo bazında birleştirildi |
| Bölüm talimatları | 26 | 16 | Aynı tezgâhın talimatları tek |
| Toplam | 58 | 31 | 27 doküman yürürlükten kalktı |
Yirmi yedi doküman az gibi görünebilir. Ama bunların her biri yılda en az bir kez gözden geçirilen, revize edildiğinde dağıtılan ve denetimde sorulabilecek kayıtlardı. Kalkan her doküman, önümüzdeki yıllarda tekrarlanmayacak bir iştir.
Birleştirme kararını kalite bölümü tek başına vermesin. Çevre ve İSG sorumlularını aynı masaya oturtun ve her doküman ailesi için tek soruyu sorun: bu üç metin arasında gerçek bir fark var mı, yoksa sadece kelime tercihi mi değişmiş? Deneyimimde farkların büyük çoğunluğu kelime tercihinden ibaret çıkıyor. Gerçek fark çıkan yerlerde ise birleştirmeyin; o farkı ana prosedürün ekine taşıyın. Ek, ayrı prosedürden çok daha kolay yönetilir.
Tek numaralandırma düzenine geçmek
Birleştirmenin ikinci yarısı kodlamadır. Üç ayrı setin üç ayrı kod mantığı olur ve bu mantıklar birbirine benzemez. Kalite tarafında PR-01, çevrede CV-PR-001, İSG'de ISG.PRS.01 gibi. Tek düzene geçerken kodun içine standart bilgisi koymayın; bu en sık yapılan hatadır. Doküman birden fazla standarda hizmet ediyorsa kodun içindeki standart harfi yalan söylemeye başlar.
Çalışan düzen şu: tür kısaltması, süreç kısaltması, sıra numarası. PRS-KAL-01, TAL-URT-14, FRM-INS-06 gibi. Standart bilgisi kodda değil, dokümanın üzerindeki bir alanda durur ve birden fazla değer alabilir. Böylece "ISO 14001 kapsamındaki tüm dokümanları göster" sorgusu tek tıkla cevaplanır, kod yapısı da bozulmadan kalır. Doküman yönetimi tarafında bu ayrımı kurmak, sonraki beş yılın revizyon yükünü belirler.
Eski kodları silmeyin. Her dokümanın üzerinde "önceki kod" diye bir alan bulunsun ve oraya üç eski kodu da yazın. Beş yıl önceki bir DÖF kaydında CV-FR-11 geçiyorsa, birisi o kodu arattığında sistem yeni formu bulmalıdır. Ayrıca kod dönüşüm tablosunu yayınlanmış bir doküman olarak sisteme koyun; denetçi eski bir kaydı sorduğunda bu tek sayfa tartışmayı bitirir.
Prosedürü birleştirirken içeriği nasıl yazarsınız?
Tek düzeltici faaliyet prosedürü yazacaksınız diyelim. Gövde kısmı ortaktır: kayıt açma, acil önlem, kök neden analizi, aksiyon planı, etkinlik doğrulama, kapatma. Standarda özel farklar gövdeye serpiştirilmez, sonda ek olarak durur. Çevre tarafında yasal bildirim yükümlülüğü varsa o bir ektir. İSG tarafında ramak kala kayıtlarının ayrı işlenmesi gerekiyorsa o da bir ektir.
Otomotivde çalışıyorsanız IATF 16949'un düzeltici faaliyet için beklediği ek disiplin de aynı mantıkla eklenir: problem çözme yönteminin tanımlı olması, hata türünün benzer ürün ve süreçlerde de aranması, kontrol planı ve FMEA gibi dokümanların güncellenmesi. Bunlar ISO 14001 tarafında istenmez; ana prosedüre otomotiv eki olarak konur. Ekler gövdeden ayrı revize edilebildiği için bakım maliyeti düşük kalır.
Şunu da söylemek gerekir: birleştirme her zaman doğru cevap değildir. Çevre tarafındaki atık yönetim talimatı ile kalite tarafındaki hurda ayırma talimatı birbirine benzer ama farklı kişilere farklı şeyler anlatır. İkisini birleştirirseniz talimat uzar, operatör okumaz ve iş kötüleşir. Ölçüt basit: aynı kişi mi okuyacak, aynı anda mı uygulanacak? İki soruya da evet diyemiyorsanız ayrı bırakın.
Sadeleşmenin bir de sahaya bakan yüzü var. Doküman sayısı azaldıkça operatörün karşısına çıkan kağıt da azalıyor. Üç ayrı eğitim formunu imzalayan ustabaşı tek form imzalamaya başladığında, o formun doldurulma oranı da yükseliyor. Birleştirme çalışmasının en ölçülebilir çıktısı burada: kayıt kalitesi, doküman sayısı düştükçe artıyor. Sahada işi zorlaştıran şey standardın kendisi değil, aynı işi üç kez yaptıran düzen.
Yazılım burada ne yapıyor?
Birleştirme çalışması Excel'de de yürütülebilir; asıl fark sonrasında ortaya çıkar. Tek prosedürün üç standarda birden bağlı olduğunu bir yerde tutmanız gerekir. Doküman yönetim yazılımında bu bir alan olarak durur ve raporlanır. Excel'de ise dördüncü bir sütundur ve revizyonlar arasında güncelliğini kaybeder.
İkinci fark dağıtımda. Tek forma indiğinizde o formun sahadaki eski üç nüshasının geri toplanması gerekir. Sistemin hangi nüshanın kimde olduğunu bilmesi bu aşamada işi kolaylaştırır. Üçüncü fark, standart bazlı denetim hazırlığında: denetçi "ISO 45001 ile ilgili dokümanlarınızı görebilir miyim" dediğinde tek filtreyle liste çıkar. Excel'le çalışırken bu liste elle hazırlanır ve her denetimden önce yeniden hazırlanır. Excel'in eşiğini ayrı bir yazıda sayıyla tartıştık.
Türkiye'de bu kategorideki yazılımlar sıklıkla QDMS adıyla anılıyor; QDMS Bimser'in ürün adıdır ve pazarda köklü bir yeri var. Hangi ürünü seçerseniz seçin, çoklu standart doküman yönetimi için sorulacak soru aynı: bir dokümana birden fazla standart etiketi bağlanabiliyor mu ve bu etiket rapor filtresi olarak çalışıyor mu? Bu iki cevap "hayır" ise ürün adı ne olursa olsun çoklu standart doküman yönetimi için yeterli değildir.
Dış kaynaklı dokümanlar da tek listeye iner
İç dokümanları birleştirdikten sonra kimsenin dokunmak istemediği bir yığın kalır: dış kaynaklı dokümanlar. Kalite tarafında müşteri şartnameleri ve standart metinleri, çevre tarafında mevzuat ve izin belgeleri, İSG tarafında yönetmelikler ve ölçüm raporları. Üçü de ayrı klasörlerde, çoğu zaman ayrı kişilerde durur ve hiçbirinin güncellik takibi sistemli yapılmaz.
Bunları tek bir dış kaynaklı doküman listesinde toplayın. Liste için beş sütun yeter: dokümanın adı, kaynağı, geçerli sürümü, sorumlu kişi ve son kontrol tarihi. Sürüm kontrolünü takvime bağlayın; mevzuat için üç ay, müşteri şartnameleri için altı ay tipik bir aralıktır. Denetimde en çok bulgu yiyen alanlardan biri burasıdır ve sebebi karmaşık değil: kimse listeye bakmıyordur.
Çoklu standart doküman yönetimi kurarken dış kaynaklı dokümanlara iç dokümanlarla aynı kodlama düzenini uygulamayın. Onların kendi kodu, kendi sürüm numarası zaten vardır; üzerine kendi kodunuzu basmak karışıklık yaratır. Sistemde ayrı bir tür olarak tutun, yalnızca hangi iç dokümanla ilişkili olduğunu bağlayın. Böylece bir mevzuat değiştiğinde hangi prosedürlerin gözden geçirileceği tek tıkla çıkar.
Formlar birleşince kayıtlara ne oluyor?
Birleştirmenin en çok soru çıkaran kısmı formlardır. Üç eğitim kayıt formunu tek forma indirdiğinizde geçmiş kayıtlar ne olacak? Cevap: hiçbir şey. Eski kayıtlar eski formuyla, kendi tarihinde durmaya devam eder ve öyle de durmalıdır. Geriye dönük forma çevirmeye kalkışmak kayıt bütünlüğünü bozar; denetçi bir kaydın sonradan yeniden düzenlendiğini gördüğünde işin rengi değişir.
Yeni formu tasarlarken üç eski formun alanlarını üst üste koyun ve fazlalıkları eleyin. Genelde ortaya çıkan tablo şudur: alanların yarısı üçünde de aynı, dörtte biri ikisinde var, kalan dörtte biri tek bir standarda özel. Tek standarda özel alanları silmeyin; isteğe bağlı alan olarak bırakın ve o standart etiketi seçildiğinde görünsün. Böylece form kısa kalır ama bilgi kaybolmaz.
Bir de numaralandırma sorusu var. Yeni forma yeni bir kod verirsiniz, ama kayıt numaralarını sıfırdan başlatmayın. Eğitim kayıtlarının numarası kaldığı yerden devam etsin; üç ayrı seriyi tek seriye bağlarken hangi eski serinin nerede bittiğini bir kayıtla belgeleyin. İki yıl sonra bir kaydı ararken saatler kazandıran şey işte o kayıt oluyor.
Kayıt tarafında son bir öneri: birleştirme sonrasında ilk üç ay boyunca yeni formun doldurulma oranını takip edin. Eski formu kullanmaya devam eden bölümler mutlaka çıkıyor. Bunu bir uygunsuzluk olarak yazmak yerine önce sebebini sorun; çoğu zaman sebep, eski formun birinin masaüstünde hâlâ duruyor olmasıdır.
Arşiv tarafında da bir karar vermeniz gerekiyor. Yürürlükten kalkan yirmi yedi dokümanı silmeyin; saklama süresi boyunca arşivde tutun ve üzerlerine hangi yeni dokümanla değiştirildiğini yazın. Denetçi iki yıl önceki bir kaydı sorduğunda o kaydın hangi prosedüre göre üretildiğini gösterebilmelisiniz. Arşivi temizlemek için acele eden firmalar, bir sonraki denetimde geçmişi savunamaz hâle geliyor.
Geçiş takvimi ve sık yapılan hata
Dört yüz civarı dokümanı olan bir firmada tarama üç hafta, birleştirme kararları iki hafta, yeniden yazım ve onay altı ila sekiz hafta sürüyor. Toplam üç ay civarı. Bu takvimi tutturmanın tek yolu haftada iki saatlik sabit bir toplantı koymaktır. "İhtiyaç oldukça toplanalım" diyen firmalarda çalışma altı aya yayılıyor ve genelde denetim yaklaşınca yarım bırakılıyor.
En sık yapılan hata ise yeni seti yayınlayıp eskileri sistemde bırakmak. Üç eski prosedür hâlâ yürürlükte görünüyorsa hiçbir şey çözülmemiştir; hatta dört doküman olmuştur. Yeni doküman yayına girdiği gün eskilerin yürürlükten kaldırılması, sahadaki nüshalarının toplanması ve bunun kaydının tutulması gerekir. Bu üç işi aynı gün yapmazsanız birleştirme çalışması karmaşayı azaltmak yerine artırır. Geçişin nasıl planlanacağına dair çerçeveyi entegre sistem yazılımı kriterleri yazımızda bulabilirsiniz.
Kendi tarafımızda bunu şöyle çözdük: PaKalite'de doküman kaydının üzerinde birden fazla standart işaretlenebiliyor ve eski kod ayrı bir alanda duruyor, böylece birleştirme sonrası arama geçmişe doğru da çalışıyor. Yazılımdan bağımsız olarak şunu söyleyeyim: bu işin ağırlıklı kısmı masa başında, üç sorumlunun aynı odada oturmasıyla hallediliyor. Yazılımın rolü, varılan kararı kalıcı kılmak.