Müşteri portalına salı günü yeni bir müşteri özel şartları revizyonu düştü. Bildirim satın almadaki bir arkadaşın kurumsal e-postasına gitti, o da "kalitede bir bakarlar" diye dosyayı ortak klasöre attı. Sekiz ay sonra ikinci taraf denetiminde denetçi CSR'ın son revizyonunu sordu ve firmanın hâlâ bir önceki sürüme göre çalıştığı ortaya çıktı. Bu tablo, otomotiv tedarikçilerinde en sık karşılaştığımız doküman kontrolü açığıdır ve bir IATF 16949 doküman yönetimi yazılımının ilk sınavı da tam burasıdır. Aşağıda standardın doküman ve kayıt tarafında ne istediğini, bu isteklerin yazılımda hangi özelliğe karşılık geldiğini tek tek çıkarıyoruz.
Standart doküman ve kayıttan tam olarak ne ister
Temeli ISO 9001 kurar. Madde 7.5.2 dokümante bilgiyi (documented information) oluştururken uygun tanımlama, format ve gözden geçirme yapılmasını; 7.5.3.1 dokümanın gerektiği yerde ve kullanılabilir hâlde bulunmasını; 7.5.3.2 ise dağıtım, erişim, saklama, değişiklik kontrolü ve elden çıkarma başlıklarını şart koşar. Aynı maddede dış kaynaklı dokümante bilginin belirlenip kontrol edilmesi de istenir. Bu dört fiili aklınızda tutun: bul, oku, izle, imha et.
IATF 16949 bunun üzerine otomotive özgü katmanı ekler. Madde 7.5.1.1 kalite yönetim sistemi dokümantasyonunu tarif eder ve standardın şartlarıyla firmanın süreçlerini eşleştiren bir yapı bekler. Madde 7.5.3.2.1 kayıt saklama sürelerini, 7.5.3.2.2 müşteri mühendislik spesifikasyonlarındaki değişikliklerin gözden geçirilmesini, 4.3.2 ise müşteri özel şartlarının sisteme dahil edilmesini şart koşar. Doküman tarafındaki denetim bulgularının büyük çoğunluğu bu üç maddeden çıkar; ISO tarafı çoğu firmada zaten oturmuştur.
Dış kaynaklı dokümanlar: asıl sınav burada
Kendi prosedürünüzü kontrol etmek görece kolaydır; siz yazarsınız, siz revize edersiniz. Zor olan sizin yazmadığınız dokümanlardır: müşteri çizimleri, müşteri spesifikasyonları, CSR dosyaları, satın alınan standart kopyaları, tedarikçi sertifikaları. Bunların hepsi dış kaynaklı dokümandır ve ISO 9001 7.5.3.2 bunları da kontrol altına almanızı ister. Kontrol demek, dosyanın klasörde durması değil; kaynağının, revizyon numarasının, geliş tarihinin ve hangi iç dokümanları etkilediğinin kayıtlı olması demektir.
Bir yazılımda aramanız gereken özellik şudur: dış kaynaklı dokümanlar için ayrı bir kayıt tipi, müşteri bazında filtreleme, revizyon geçmişi ve etkilenen iç doküman bağı. Bir CSR revizyonu geldiğinde sistem size "bu müşterinin şartlarına bağlı 11 prosedür var" diyebiliyorsa işiniz biter; diyemiyorsa o eşleştirmeyi her seferinde hafızadan kurarsınız. Otomotivde müşteri sayısı arttıkça bu hafıza yetmez.
Dış kaynaklı doküman başlığının bir de tedarikçi tarafı var. Aldığınız hammaddenin malzeme sertifikası, taşeronun kalibrasyon belgesi, ısıl işlem raporu; bunların hepsi sizin kalite kayıtlarınızın parçasıdır ve müşteri denetiminde istenir. Bir IATF 16949 doküman yönetimi yazılımında bu belgeleri sipariş numarası, parti numarası ya da parça numarasıyla ilişkilendirebilmeniz gerekir. Sertifikayı e-posta ekinde bırakan firmalar, saha şikâyeti geldiğinde ilgili partinin belgesini aramakla günler harcar; oysa izlenebilirlik zincirinin ilk halkası tam da o belgedir.
CSR takibinde en sık görülen hata, dosyayı indirip klasöre koymayı iş bitti saymaktır. Oysa asıl iş sonrasında başlar: hangi maddeler değişti, bu maddeler hangi prosedürleri etkiliyor, kim gözden geçirecek, ne zaman kapanacak. Bunu çözmenin en pratik yolu her müşteri için bir CSR eşleştirme tablosu tutmaktır; sol sütunda CSR maddesi, sağ sütunda karşılık gelen iç doküman kodu. Denetçi bu tabloyu gördüğünde soru sormayı bırakır.
Mühendislik spesifikasyonu değişikliği ve on iş günü
IATF 16949 madde 7.5.3.2.2, müşteri mühendislik standartlarındaki ve spesifikasyonlarındaki değişikliklerin, müşteri takviminin gerektirdiği süre içinde gözden geçirilmesini, dağıtılmasını ve uygulanmasını ister; gözden geçirme için on iş gününü aşmayan bir süre hedeflenir ve bu gözden geçirmenin kaydı tutulur. Pratikte bu şu demek: yeni bir spesifikasyon geldiği gün saat işlemeye başlar. Değişikliğin kontrol planına, iş talimatına ve kontrol planındaki ölçüm yöntemlerine etkisi değerlendirilir, gerekiyorsa yeni bir onay süreci başlatılır.
Yazılım tarafında bunun karşılığı basittir ama çoğu genel amaçlı doküman sisteminde bulunmaz: geliş tarihi alanı, gözden geçirme son tarihi, sorumlu ataması ve süre dolmadan uyaran bir hatırlatma. Bir de gözden geçirme sonucunun kaydı; "etkilenmiyor" kararı da bir karardır ve gerekçesiyle yazılmalıdır. Denetçi bu kaydı isteyip tarih farkına bakar. On beşinci günde yapılmış bir gözden geçirme, gerekçesi yazılmadıysa bulgu olur. Bu süre takibini yapamayan bir doküman yönetimi yazılımı, otomotivde eksik kalır.
Kayıt saklama süreleri ve kontrollü imha
Madde 7.5.3.2.1 kayıt saklama konusunda net bir çerçeve çizer: üretim parçası onay kayıtları, kalıp kayıtları, ürün ve proses tasarım kayıtları, satın alma emirleri ve sözleşmeler gibi kayıtlar, parçanın üretim ve servis şartları için aktif olduğu süre boyunca artı bir takvim yılı saklanır. Müşteri ya da yasal şartlar daha uzun bir süre istiyorsa uzun olan geçerlidir. Buradaki kritik nokta sürenin başlangıcının parçanın ömrüne bağlı olmasıdır; takvimle sabit bir "beş yıl" kuralı bu şartı karşılamaz.
Yazılımdan beklediğiniz özellik, her kayıt tipine bir saklama kuralı tanımlayabilmek ve süre dolduğunda imha için onay akışı başlatabilmektir. Kayıtların kendiliğinden silinmesi istenmez; imha kararı verilmeli, kim karar verdi kaydı tutulmalı. Ayrıca aktif parça listesiyle kayıt arasında bağ kurulabilmeli ki bir parça servis kapsamından çıktığında hangi kayıtların sürelerinin işlemeye başladığını görebilesiniz. Bu bağı kurmayan firmalarda arşiv sürekli büyür ve yıllar sonra kimse hangi klasörün atılabileceğini bilemez.
Okundu kaydı, dağıtım ve kontrolsüz kopya
Bir prosedürü revize edip sisteme yüklemek işin yarısıdır. Diğer yarısı, o revizyonun ilgili herkese ulaştığını kanıtlamaktır. Denetçi sahada bir operatöre "bu işi hangi talimata göre yapıyorsun" diye sorar, gösterilen nüshanın revizyonuna bakar ve sonra ofiste sistemden aynı talimatın güncel revizyonunu ister. İki numara tutmuyorsa bulgu yazılır. Bu yüzden yazılımda okundu kaydı bir süs değil, doğrudan kanıt üreten bir özelliktir.
Kâğıt tamamen ortadan kalkmaz; hat başında ekran olmayan yerlerde çıktı kullanılır. Sistemden alınan her çıktının üzerine kontrolsüz kopya ibaresi, yazdırma tarihi ve revizyon numarası basılmalı. Sahada kalıcı duracak nüshalar ise dağıtım listesine kayıtlı olmalı; yeni revizyon çıktığında hangi noktadan kaç nüsha toplanacağı sistemden listelenebilmeli. Doküman yönetimi tarafındaki en zahmetli iş budur ve elle yürütüldüğünde mutlaka bir hat atlanır.
Okundu kaydını eğitim kaydıyla karıştırmayın. Bir talimatın okunduğunu onaylamak, o işi yapma yetkinliğini kanıtlamaz. Kritik proseslerde revizyon sonrası kısa bir bilgilendirme yapılır ve katılım kaydı tutulur; sistem bunu okundu kaydından ayrı bir alanda tutabiliyorsa yetkinlik matrisiniz de güncel kalır. Bir IATF 16949 doküman yönetimi yazılımı seçerken bu ayrımı demoda sorun: revizyon yayınlandığında hangi kullanıcılara okuma görevi, hangilerine eğitim görevi açılacağını sistem ayırt edebiliyor mu? Ayırt edemiyorsa iki kaydı da elle yönetirsiniz.
Şart ve yazılım özelliği eşleştirme tablosu
Aşağıdaki tablo, standardın maddeleriyle yazılımda karşılık gelen özelliği ve denetimde istenen kanıtı yan yana koyuyor. Teklif değerlendirirken bu tabloyu şartname ekine koyabilirsiniz.
| Şart | Yazılımda karşılığı | Denetimde istenen kanıt |
|---|---|---|
| ISO 9001 7.5.3.2 değişiklik kontrolü | Revizyon geçmişi ve fark görüntüleme | İki revizyon arası değişiklik listesi |
| ISO 9001 7.5.3.2 dış kaynaklı doküman | Ayrı kayıt tipi, kaynak ve revizyon alanı | Müşteri çizimi güncel revizyon kaydı |
| IATF 16949 4.3.2 müşteri özel şartları | Müşteri bazlı CSR kaydı ve eşleştirme tablosu | CSR maddesi - iç prosedür eşleşmesi |
| IATF 16949 7.5.3.2.2 mühendislik spesifikasyonu | Geliş tarihi, son tarih, sorumlu, uyarı | On iş günü içinde gözden geçirme kaydı |
| IATF 16949 7.5.3.2.1 kayıt saklama | Kayıt tipine göre saklama kuralı | Aktif ömür artı bir yıl hesabı |
| IATF 16949 7.5.1.1 QMS dokümantasyonu | Süreç - şart eşleştirme matrisi | Her madde için karşılık gelen doküman |
| ISO 9001 7.5.3.1 kullanılabilirlik | Yetkiye göre erişim ve okundu kaydı | Revizyonu kimin okuduğu listesi |
| IATF 16949 8.5.6.1 değişikliklerin kontrolü | Değişiklik talebi ve etki analizi kaydı | Onay öncesi doğrulama kanıtı |
Kalite el kitabı ve süreç eşleştirme matrisi
Madde 7.5.1.1'in en çok atlanan tarafı eşleştirme matrisidir. Standart, kalite yönetim sistemi dokümantasyonunun standardın şartlarıyla kuruluşun süreçlerini birbirine bağlamasını bekler. Uygulamada bu, her IATF maddesinin karşısına o maddeyi karşılayan prosedür ya da talimat kodunu yazdığınız bir tablodur. Denetçi bu tabloyu ilk gün ister; elinizde yoksa denetim boyunca "bu şartı nerede karşılıyorsunuz" sorusunu yüzlerce kez cevaplarsınız. Matrisi hazırlarken sık yapılan hata, her maddenin karşısına kalite el kitabını yazmaktır; denetçi bunu gördüğünde eşleştirmenin yapılmadığını anlar. Karşılık gelen prosedürün kodunu ve gerekiyorsa madde numarasını yazın.
Bu matrisi Excel'de tutmak mümkündür ama prosedür kodu değiştiğinde ya da bir doküman birleştirildiğinde matris sessizce eskir. Doküman kaydının içinde "karşıladığı şartlar" alanı varsa matris rapor olarak üretilir ve her zaman günceldir. Aynı mantık iç denetim planlaması için de işe yarar: bir sonraki denetimde hangi maddeyi hangi süreçte kontrol edeceğinizi bu tablodan çıkarırsınız.
Yazılımı seçerken bakılacak son üç şey
Yukarıdaki tabloyu karşılayan bir IATF 16949 doküman yönetimi yazılımı bulduğunuzu varsayalım; karar vermeden önce bakılacak üç şey daha var ve üçü de teknik özellik listesinde görünmez.
Birincisi dilidir. Otomotiv terminolojisi zaten İngilizce yüklüdür; arayüzün de İngilizce olması sahadaki kullanıcıyı sistemden uzaklaştırır. Operatör "geçersiz nüsha" yazısını anlar, "obsolete" yazısını sormaya gelir. İkincisi verinin nerede durduğudur; müşteri çizimleri ve özel karakteristik bilgileri birçok sözleşmede şirket dışına çıkarılamaz, bu yüzden şirket içi kurulum otomotivde çoğu zaman tercih sebebidir. PaKalite'nin kendi sunucunuza kurulan yapısı ile Türkçe arayüzü tam da bu iki başlığa cevap verir; doküman tarafının hangi kayıtları taşıdığını modüller sayfasından okuyabilirsiniz.
Üçüncüsü ise listedir. Doküman master listesini sistemden anlık üretebiliyorsanız denetime hazırlık bir gün değil beş dakika sürer; listenin hangi kolonları taşıması gerektiğini doküman master listesi hazırlama yazısında ayrıntılandırdık. Bu üç başlık tamamsa, geriye standardın IATF 16949 tarafındaki asıl işi kalır: dokümanı güncel tutmak, okutmak ve süresi dolanı kontrollü biçimde arşivden çıkarmak.