Denetçi masaya konan iç tetkik raporunu açıyor. Satın alma sürecini tetkik eden kişinin adı, satın alma sorumlusunun kendisi. İmzayı gördükten sonra tetkik programını istiyor ve yılın on bir tetkikinin tamamının kasım ayının aynı iki haftasına sıkıştırıldığını görüyor. Bu iki tespit, tek başına, ISO 9001 madde 9.2 iç tetkik başlığından majör bulgu yazmaya yeter. Kötü niyet yok ortada; sadece program hiç kurulmamış, takvimin sonunda yetişilmeye çalışılmış.
Madde 9.2 programdan ne bekliyor?
Standardın 9.2.1 maddesi iç tetkiklerin planlı aralıklarla yapılmasını ve iki şeyi göstermesini ister: sistemin kuruluşun kendi şartlarına ve standardın şartlarına uygun olup olmadığı, bir de etkin şekilde uygulanıp sürdürülüp sürdürülmediği. Yani tetkik yalnızca "prosedüre uyuluyor mu" sorusunu değil, "bu iş gerçekten işe yarıyor mu" sorusunu da sormalı.
9.2.2 maddesi ise programın içeriğini sayar. Sıklık, yöntemler, sorumluluklar, planlama şartları ve raporlamayı kapsayan bir tetkik programı kurulacak; bu program ilgili süreçlerin önemini, kuruluşu etkileyen değişiklikleri ve önceki tetkiklerin sonuçlarını dikkate alacak. Her tetkik için kriter ve kapsam tanımlanacak. Tetkikçiler tarafsızlığı güvence altına alacak şekilde seçilecek. Sonuçlar ilgili yönetime raporlanacak. Gecikmeden düzeltme ve düzeltici faaliyet yapılacak. Ve programın uygulandığına dair kayıt saklanacak.
Bu listedeki "önceki tetkiklerin sonuçlarını dikkate alma" ifadesi çoğu firmada atlanır. Geçen yıl üç bulgu çıkan bir süreçle hiç bulgu çıkmayan bir süreci aynı sıklıkta tetkik ediyorsanız, programınız risk temelli değil takvim temelli demektir.
Tarafsızlık nedir, nasıl kanıtlanır?
Tarafsızlık, tetkikçinin tetkik ettiği işi kendisinin yapmıyor olmasıdır. Kural bu kadar basit ama uygulaması küçük firmalarda zor. Yirmi kişilik bir işletmede satın almayı yapan da, izleyen de aynı kişi olabiliyor. Bu durumda üç çözüm var: başka bir birimden eğitilmiş bir çapraz tetkikçi kullanmak, grup şirketlerindeyseniz diğer tesisten tetkikçi getirmek ya da dışarıdan bir tetkikçiyle çalışmak.
Kanıt tarafı da unutulmasın. Tetkik planında tetkikçi ile tetkik edilen sürecin ilişkisi görünmeli, tetkikçi yetkinlik kaydı dosyada durmalı. Bir de şu var: tetkikçi yetkinliği yalnızca eğitim sertifikası değildir. Sertifikayı alıp beş yıldır hiç tetkik yapmamış bir kişi için yetkinlik tartışmalı hale gelir. Otomotivde bu beklenti daha nettir; IATF 16949 iç tetkikçilerin yetkinliğinin gösterilmesini ve sürdürülmesini ayrıca ister.
Tarafsızlığın ikinci yüzü de var: tetkik edilen bölümün tetkikçiyi seçmemesi. Üretim müdürünün "bizim hattı şu arkadaş tetkik etsin" demesi, kağıt üzerinde tarafsızlığı bozmaz ama pratikte bozar. Tetkikçi atamasını program üzerinden ve yılın başında yapın. ISO 9001 madde 9.2 iç tetkik şartlarında en çok tartışılan başlık tarafsızlıktır ve tartışmayı bitiren şey, atamanın önceden ve yazılı yapılmış olmasıdır.
Programı yıla yaymak
Tetkikleri yıla yaymak, denetim öncesi telaşı bitirmenin ötesinde bir işe yarıyor: bulgulara kapanma süresi tanıyor. Kasımda yazılan bir bulgunun aralıktaki belgelendirme denetimine kadar kapanma şansı yoktur ve açık bulgu listesiyle denetime girmek her zaman soru getirir. Aşağıdaki iskelet, yedi süreçli bir talaşlı imalat tesisinin yıllık programından derlendi. Sıklık kolonundaki farklara dikkat edin; risk temelli program tam olarak budur.
| Süreç | Sıklık | Ay | Tetkikçi | Gerekçe |
|---|---|---|---|---|
| Üretim ve proses kontrol | Yılda 2 | Mart, Eylül | Kalite mühendisi | Müşteri şikâyetlerinin kaynağı |
| Satın alma ve tedarikçi | Yılda 1 | Nisan | Üretim müdürü | Geçen yıl 2 bulgu |
| Doküman ve kayıt kontrolü | Yılda 1 | Mayıs | Bakım şefi | Sistem geneline etkisi |
| Ölçme ekipmanı ve kalibrasyon | Yılda 1 | Haziran | Kalite mühendisi | Yeni cihaz alımı |
| Depo, sevkiyat, izlenebilirlik | Yılda 1 | Temmuz | Kalite şefi | Yerleşim değişti |
| Eğitim ve yetkinlik | 2 yılda 1 | Ekim | Üretim müdürü | Bulgu geçmişi temiz |
| Yönetim süreçleri | Yılda 1 | Kasım | Dış tetkikçi | Tarafsızlık gereği |
Gerekçe kolonu bu tablonun en değerli parçası. Denetçi "bu sıklığı neye göre belirlediniz" diye sorduğunda cevap satırın içinde duruyor. Programı yılın başında yayınlayın, değişiklik olursa gerekçesiyle revize edin. Programı hiç revize etmemek de bir işaret sayılır; yıl içinde yeni bir hat devreye alındıysa ya da büyük bir müşteri şikâyeti geldiyse programın buna tepki vermesi beklenir. Değişikliklerin sisteme nasıl yansıtılacağı konusunda risk yönetimi tarafındaki kayıtlarınız iyi bir girdi olur.
Soru listesini standardın maddelerinden değil, sürecin kendi akışından kurun. "Madde 8.4 uygulanıyor mu?" diye sorarsanız cevabı "evet" olur ve tetkik biter. Bunun yerine "geçen ay onaylı olmayan bir tedarikçiden mal girdi mi, girdiyse nasıl karar verildi?" diye sorun ve kanıt isteyin. Ben soru listesinin son sütununa hep "hangi kayıt görülecek" diye bir kolon eklerim. O kolon dolduğunda tetkik sohbet olmaktan çıkıp kanıt toplamaya döner ve tetkikçi acemi olsa bile iş yürür.
Bulgu yazmak ve gerçekten kapatmak
İç tetkikin değeri bulgu sayısıyla değil, bulguların kalitesiyle ölçülür. "Kayıtlar düzensiz" diye bir bulgu yazılamaz; bulgunun üç parçası olmalı. Hangi şart karşılanmadı, hangi nesnel kanıt görüldü, nerede ve ne zaman görüldü. Bu üçü olmadan yazılan bulgu, düzeltici faaliyet aşamasında mutlaka tartışmaya döner ve genelde "yanlış anlaşılmış" diye kapanır.
Kapanış tarafında en sık gördüğüm hata, kapanışın sadece bir onay kutusundan ibaret olması. Kapanış için üç şey aranır: aksiyonun tanımı, aksiyonun gerçekleştiğini gösteren nesnel kanıt ve kapanışı onaylayan kişi ile tarih. Düzeltme ile düzeltici faaliyetin ayrımını da burada koruyun; bu ayrımı madde 10.2 yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Bulguyu kapatmadan önce kendinize tek bir soru sorun: aynı tetkiki üç ay sonra tekrarlasam aynı bulguyu yazar mıyım? Cevap "yazarım" ise aksiyon düzeltmeden ibaret kalmış demektir. Bu soruyu sormak, ISO 9001 madde 9.2 iç tetkik sisteminin formaliteden çıkıp gerçekten çalışmaya başladığı andır. Bir de kapanış süresine hedef koyun; otuz gün çoğu firma için makul bir hedeftir ve süresi geçen bulguların listesi her ay yönetimin önüne gitmelidir.
Otomotivde üç ayrı tetkik türü
IATF 16949 uygulayan bir tedarikçide iç tetkik tek bir başlık değildir. Kalite yönetim sistemi tetkiki, imalat prosesi tetkiki ve ürün tetkiki ayrı ayrı planlanır. Sistem tetkikinin üç yıllık bir dönemde tüm süreçleri kapsaması, imalat prosesi tetkikinin tüm vardiyaları ve vardiya devirlerini içerecek şekilde yapılması beklenir. Ürün tetkiki ise ürünün müşteri şartlarına uygunluğunu doğrular.
Bu üçlü yapıyı tek bir programda birleştirmeye çalışmak karışıklık yaratıyor. Ayrı takvimler kurun, ama bulguları tek havuzda toplayın; böylece hem her türün kapsamı izlenebilir kalır hem de bulgu analizinde bütün resim görünür. Otomotivdeki ek beklentilerin tamamı için IATF 16949 sayfamıza bakabilirsiniz.
Programı Excel'de mi, sistemde mi yürütmeli?
Yılda beş altı tetkik yapan bir firmada Excel programı ve Word raporu gayet iş görür; bu ölçekte alınan bir yazılım genelde kullanılmadan rafta kalıyor. Tek dikkat edilecek şey, açık bulgu listesinin gözden kaçmaması: bulguları ayrı bir sayfada tutun ve her ay üzerinden geçin. Bir de raporların tek bir klasörde, tetkik tarihine göre isimlendirilmiş biçimde durduğundan emin olun; denetçiye üç yılın raporunu beş dakikada uzatabiliyorsanız Excel'iniz iş görüyor demektir. Bu ölçekte gördüğüm tek yapısal risk, programın ve bulgu listesinin ayrı dosyalarda yaşaması: tetkik yapılıyor, rapor yazılıyor, ama bulgunun kapanıp kapanmadığı üçüncü bir yerde takip ediliyor ve zamanla ikisi birbirini tutmuyor. İkisini tek dosyanın iki sayfası yapın, bu kadarı yeter.
Eşik, tetkik ve bulgu sayısı elle takip edilemeyecek düzeye çıktığında ya da tetkikler birden çok tesise yayıldığında geliyor. Bir sistemde yürütmenin en somut üç kazancı şu: program takvimden kendiliğinden hatırlatma üretir, bulgular kapanmadan kapanmış görünemez, ve yıl sonunda "hangi süreçte kaç bulgu çıktı" sorusu tek sorguyla cevaplanır. Bu üçüncü çıktı, ISO 9001 madde 9.2 iç tetkik programının etkinliğini yönetime anlatmanın en kolay yolu. PaKalite'de tetkik planı, soru listesi ve bulgular aynı veritabanında durduğu için bu rapor hazır geliyor; modüller sayfasında akışı görebilirsiniz.
Bulgu analizi: asıl kazanç burada
Yıl sonunda bulguları süreç, madde ve tekrar durumuna göre gruplayın. Aynı maddeden üç yıl üst üste bulgu çıkıyorsa orada sistem değil, sistemin yönetimi sorunlu demektir. Bu analizin çıktısı doğrudan yönetim gözden geçirme toplantısının girdisidir; iç tetkik sonuçları o toplantının zorunlu girdileri arasındadır ve YGG yazımızda bunun listesini verdik.
Bir de tersten bakın: hiç bulgu çıkmayan bir yıl iyi haber değildir. Yılda on bir tetkik yapıp sıfır bulgu yazan bir firmada denetçi tetkiklerin derinliğini sorgular ve genelde haklı çıkar. İyi bir iç tetkik programı, dış denetimden önce bulguyu sizin bulmanızı sağlar. Zaten amaç da budur.
Bulgu sayısını bir performans göstergesi gibi kullanırken dikkatli olun. Tetkikçileri bulgu adedine göre değerlendirirseniz önemsiz bulgular çoğalır, süreç sahiplerini bulgu adedine göre değerlendirirseniz bu kez bulgular gizlenir. İkisi de sistemi bozar. Ölçmek isterseniz bulgu adedini değil, kapanış süresini ve tekrar eden bulgu oranını ölçün; ikisi de davranışı doğru yöne çeker.
Tetkik dosyasında dört şeye bakarım. Programın yıla yayılıp yayılmadığına, tetkikçi ile tetkik edilen sürecin ilişkisine, soru listesinin sürece özgü olup olmadığına ve bulguların kapanış kanıtına. Dördü de sağlamsa iç tetkik başlığını hızlı geçerim. Genelde ilk ikisi tökezler. Yılın tamamı iki haftaya sıkışmışsa ve tetkikçiler kendi süreçlerini tetkik ediyorsa geri kalanına bakmama gerek kalmaz.
Baştan kurmanın kısa yolu
İç tetkik düzenini sıfırdan kuruyorsanız sırayı şöyle yapın. Süreç listenizi çıkarın, her sürecin yanına geçen yılın bulgu sayısını ve varsa müşteri şikâyetini yazın, sıklığı bu iki sayıya göre belirleyin. Tetkikçi atarken kimsenin kendi işine denk gelmediğini kontrol edin. Her süreç için on beş soruluk bir liste hazırlayın ve son kolona hangi kaydın görüleceğini yazın. Programı yılın başında yayınlayın.
Bu dört adım bir günde tamamlanır ve ISO 9001 madde 9.2 iç tetkik şartlarının tamamını karşılar. Geri kalanı disiplin meselesi: takvime uymak ve bulguları kapanana kadar bırakmamak. Denetim süreçlerinin bütününü görmek isterseniz denetim sayfamızdaki çerçeve elinizin altında dursun.