Aynı kalite bölümünde üç ayrı alışkanlık yan yana yaşıyordu. Eski kalite müdürünün yazdığı prosedürler KYS-01, KYS-02 diye gidiyordu; ondan sonra gelen mühendis P.04, P.05 demişti; üretim tarafında ise dokümanların kodu yoktu, dosya adı "Satınalma Prosedürü Son Hali (2).docx" idi. Sistemde arama yapan hiç kimse aradığını bulamıyordu. Bu tablonun tek çözümü, sıfırdan kurulmuş tek bir doküman kodlama sistemi örneğidir ve kurulması sanıldığından kısa sürer: bir öğleden sonra ve iki tablo.
Kodun taşıması gereken üç bilgi
İyi bir kod, açılmadan üç şeyi söyler: bu ne tür bir dokümandır, hangi sürece aittir, o süreçteki kaçıncı dokümandır. Üçünü birleştiren yapı şudur: TÜR-SÜREÇ-SIRA. Örnek: PRS-KAL-004. Kod okur okumaz "kalite süreçlerine ait dördüncü prosedür" dersiniz. Dördüncü bir parça eklemeye çalışmayın; tesis kodu, yıl, revizyon gibi ekler kodu okunmaz yapar ve hiçbir arama sorusunu kolaylaştırmaz.
ISO 9001 madde 7.5.2, dokümante bilginin (documented information) oluşturulurken uygun şekilde tanımlanmasını ve açıklanmasını ister; başlık, tarih, yazar ya da referans numarası örnek olarak verilir. Standart size bir kod şeması dayatmaz, sadece dokümanın benzersiz biçimde tanımlanmasını bekler. Yani PRS-KAL-004 ile P.04 arasında standart açısından fark yoktur; fark, 400 dokümanlı bir sistemde insanın aramayı ne kadar hızlı yapabildiğindedir.
Doküman türü önekleri
Aşağıdaki doküman kodlama sistemi örneği, otomotiv tedarikçilerinde en yaygın kullanılan önek setidir. Kısaltmaların Türkçe kelimelerden türetilmesi, sahadaki kullanıcı için okunabilirliği artırır.
| Önek | Doküman türü | Örnek kod | Örnek doküman |
|---|---|---|---|
| EKT | Kalite el kitabı | EKT-KYS-001 | Kalite El Kitabı |
| PRS | Prosedür | PRS-KAL-004 | Uygunsuzluk Yönetimi Prosedürü |
| TLM | Talimat | TLM-URT-012 | Punta Kaynak Talimatı |
| FRM | Form | FRM-KAL-018 | Giriş Kalite Kontrol Formu |
| PLN | Plan | PLN-KAL-002 | Yıllık İç Denetim Planı |
| LST | Liste | LST-KAL-001 | Doküman Master Listesi |
| SEM | Şema / akış | SEM-URT-003 | Proses Akış Şeması |
| GRV | Görev tanımı | GRV-IKY-007 | Kalite Kontrolcü Görev Tanımı |
| DIS | Dış kaynaklı doküman | DIS-KAL-005 | Müşteri Özel Şartları |
Bu doküman kodlama sistemi örneğini olduğu gibi almanız gerekmez; önemli olan bir kez karar verip herkesin aynı tabloyu kullanmasıdır. Tabloyu doküman yönetimi prosedürünün eki yapın ve ek numarasını prosedürde referans gösterin. Kısaltmaları üç harfle sınırlamak da bilinçli bir tercihtir: koda bakan kişi tür bölümünü tek bakışta ayırır.
Süreç kısaltmaları: bölüm değil, süreç
Kodun ortasındaki alan için bölüm adı kullanmayın. Bölümler birleşir, ayrılır, isim değiştirir; süreçler kalır. Kalite kontrol ile kalite güvencenin birleştiği bir firmada bölüm bazlı kodların tamamı bir gecede geçersiz olur.
| Kısaltma | Süreç | Kapsamındaki tipik dokümanlar |
|---|---|---|
| YON | Yönetim | Yönetim gözden geçirme, hedefler, risk |
| KAL | Kalite | Uygunsuzluk, DÖF, iç denetim, kalibrasyon |
| URT | Üretim | Talimatlar, kontrol planı, bakım |
| SAT | Satın alma | Tedarikçi seçme, değerlendirme, giriş kontrol |
| LOJ | Lojistik | Sevkiyat, stok, ambalaj, etiketleme |
| IKY | İnsan kaynakları | Eğitim, yetkinlik, görev tanımları |
| APQ | Ürün geliştirme | APQP, FMEA, PPAP, fizibilite |
Süreç kısaltmalarını proses haritanızdan türetin. Haritada olmayan bir süreç için kod açmak, sistemde karşılığı olmayan bir klasör oluşturur. Kalite yönetim sistemi kurgusuyla kod şemasının aynı süreç listesinden beslenmesi, denetimde süreç yaklaşımını anlatmayı da kolaylaştırır.
Kodun içine yıl yazmayın. FRM-KAL-2024-018 gibi bir kod, 2025'te aynı formu kullandığınızda ya yanıltıcı olur ya da yeni kod açmanızı gerektirir. Aynı şekilde koda revizyon eklemeyin. Bir tedarikçide PRS-04-Rev2 biçiminde kodlanmış 60 doküman vardı; her revizyonda kod değiştiği için prosedürler arası atıfların üçte biri boşluğa bakıyordu. Düzeltmek üç hafta sürdü.
Sıra numarası ve serbest bırakılan alanlar
Sıra numarasını üç haneli verin ve boşluk bırakmayın. 004'ten sonra 005 gelir; "bu grup için 010-019 arasını ayıralım" gibi bloklama denemeleri iki yıl içinde çöker, çünkü hiçbir grup tahmin ettiğiniz kadar büyümez. Numara sistemsel olarak, o süreçteki son numaranın bir fazlası şeklinde otomatik verilmelidir; elle girildiğinde er ya da geç iki dokümana aynı kod verilir.
Bir doküman iptal edildiğinde kodu serbest bırakmayın. PRS-KAL-004 iptal olduysa, o kod bir daha kullanılmaz. Aynı kodun yıllar sonra başka bir dokümana verilmesi, arşiv kayıtlarında ve eski denetim bulgularında karışıklık yaratır. Kod bir kez doğar, bir kez ölür.
Numaranın kaç haneli olacağına da baştan karar verin ve değiştirmeyin. İki hane, 99 dokümandan sonra sizi zorlar; dört hane gereksiz uzundur. Üç hane, tek bir süreçte 999 dokümana kadar rahat çalışır ve hiçbir firmada tek bir sürecin bu sayıyı geçtiğini görmedim.
Bir kodun okunması: PRS-KAL-004 Rev.02
Yukarıdaki doküman kodlama sistemi örneğinde tam bir doküman kimliği dört parçadan oluşur, ama bunların yalnızca üçü koddur. PRS-KAL-004 kodun kendisidir ve ömür boyu sabittir. Rev.02 ayrı bir alandır ve her güncellemede artar. Yayın tarihi üçüncü alan, sayfa numarası dördüncüdür. Dokümanın antetinde bu dört bilgi birlikte görünür, master listede ise ayrı kolonlarda tutulur.
Revizyon numaralandırmasında iki yaygın yaklaşım var: sıfırdan başlamak (Rev.00 ilk yayın) ya da birden başlamak (Rev.01 ilk yayın). İkisi de kabul edilir; önemli olan tek bir yaklaşımı tüm dokümanlarda uygulamaktır. Karma kullanım, master listede "Rev.00 mı yayınlandı, yoksa taslak mı?" tartışmasını doğurur. Onay ve yayın adımlarında revizyonun nasıl artacağını onay iş akışı kurgusuyla birlikte tanımlayın.
Klasör yapısı kodu takip etmeli
Doküman kodlama sistemi örneği kâğıda döküldükten sonra sırada klasör ağacı vardır; ikisi aynı mantıkla kurulmazsa arama yine zorlaşır. Yaygın hata, klasörleri bölümlere göre açmaktır: Kalite, Üretim, Satın Alma. Kod süreç bazlıysa klasör de süreç bazlı olmalıdır; aksi halde PRS-KAL-004 kodlu bir doküman "Üretim" klasöründe durur ve kimse bunun neden orada olduğunu hatırlamaz.
İkinci kat için iki seçenek var: doküman türüne göre (Prosedürler, Talimatlar, Formlar) ya da alt sürece göre. Türe göre ayırmak arama açısından daha güçlüdür, çünkü kullanıcı genellikle "kalite prosedürleri" diye düşünür. Üç kattan derine inmeyin; dördüncü kat açıldığı andan itibaren kullanıcılar dokümanı klasörden değil aramadan bulmaya başlar, klasör yapısı da bakımsız kalır.
Elektronik sistemde klasör aslında bir görselleştirmedir; asıl işi meta veri yapar. Doküman kaydında tür, süreç, sahibi ve durum alanları doğru doldurulmuşsa, klasör ağacı bu alanlardan otomatik üretilebilir. Bu yaklaşımın avantajı, aynı dokümanın hem "Kalite" hem "Formlar" altında görünebilmesidir; kopya oluşturmadan iki yerden erişim sağlanır.
Formların kodlanması ve dolu formun kaydı
Form kodlamasında en çok karışan nokta şudur: boş form bir dokümandır, dolu form bir kayıttır. FRM-KAL-018 kodu boş forma aittir ve revizyonu vardır. O form doldurulup imzalandığında artık kayıt olur; kaydın kendi numarası, tarihi ve saklama süresi bulunur. Bu ayrımı yapmayan firmalarda dolu formlar master listeye girer ve liste binlerce satıra çıkar.
Dolu formun izlenebilirliği için formun üzerinde iki bilgi bulunmalıdır: form kodu ile revizyon numarası, ve kaydın kendi numarası. Örneğin bir uygunsuzluk raporu FRM-KAL-021 Rev.03 formuna göre doldurulmuştur ve kayıt numarası UYG-2026-0147'dir. İki yıl sonra o kaydı incelerken, hangi form sürümüne göre doldurulduğunu ilk bilgiden okursunuz; formda o tarihte olmayan bir alanı aramaktan kurtulursunuz.
Formların kodlanmadığı sistemlerde denetçi bunu kontrolsüz doküman olarak değerlendirir. Özellikle üretim alanında elle çoğaltılmış, üzerinde hiçbir kod olmayan çizelgelere sık rastlanır: vardiya takip çizelgesi, ölçüm kayıt kâğıdı, temizlik kontrol listesi. Bunlar da birer formdur ve kodlanmaları gerekir. Sisteme geçerken en kolay unutulan grup tam olarak budur.
Eski kodlardan yeni şemaya geçiş
Bütün kodları bir gecede değiştirmeyin. Sahadaki panolarda, ERP kayıtlarında ve eski denetim raporlarında eski kodlar geçiyor. Doğru yöntem, master listeye bir "eski kod" kolonu eklemek ve dokümanlar sırası geldikçe revize edilirken yeni kodu vermektir. Bir yıl içinde dokümanların büyük kısmı zaten revizyon görür ve geçiş kendiliğinden tamamlanır.
Geçiş sırasında iki kayıt tutun: eski kod - yeni kod eşleştirme tablosu ve geçiş tarihleri. Bu tabloyu doküman master listesinin bir kolonu olarak taşımak, ayrı bir Excel dosyası açmaktan iyidir. Denetçi iki yıl önceki bir bulguda geçen kodu sorduğunda, eşleştirme kolonu sayesinde dokümanı saniyeler içinde bulursunuz.
Dış kaynaklı ve müşteri dokümanlarının kodlanması
Müşteri özel şartları, teknik resimler, malzeme spesifikasyonları ve standartların kendisi dışarıdan gelir; içeriklerini siz değiştiremezsiniz. Bu yüzden onlara kendi kodunuzu vermek yerine, iki kodu birlikte taşıyın: dış kaynağın kendi numarası ve sizin envanter kodunuz. DIS-KAL-005 sizin kaydınızdır, müşterinin belge numarası ise kaydın içinde ayrı bir alanda durur.
Teknik resimler bu grubun en hassas kısmıdır. Resim numarası müşteri tarafından verilir ve asla değiştirilmez; sizin yapmanız gereken, resmin hangi sürümünün yürürlükte olduğunu ve ne zaman geldiğini kayıt altına almaktır. Müşteriden yeni bir resim sürümü geldiğinde, o resme bağlı kontrol planı ve talimatların gözden geçirilmesi gerekir; bu bağı kod üzerinden değil, doküman ilişkileri üzerinden kurun.
Standartların takibi de aynı mantıkla yürür. IATF 16949 ya da bir müşteri kılavuzunun yeni baskısı çıktığında, sizin kaydınızdaki sürüm alanı güncellenir ve etkilenen iç dokümanlar için gözden geçirme açılır. Bu kayıt tutulmadığında, üç yıl önceki bir baskıya atıf yapan prosedürlerle çalışmaya devam edersiniz ve bu denetimde hızlı bir bulgu konusudur.
Kodlamada en sık yapılan beş hata
Birincisi, koda revizyon veya yıl gömmek. İkincisi, bölüm adı kullanmak. Üçüncüsü, kodu elle vermek ve mükerrer kod üretmek. Dördüncüsü, formlara kod vermemek; kodsuz form denetimde "kontrolsüz doküman" olarak değerlendirilir ve bu bulgu ISO 9001 doküman kontrolü maddesinden yazılır. Beşincisi ise kod şemasını yazılı hale getirmemek: şema kalite mühendisinin kafasında kaldığı sürece, o kişi ayrıldığında dördüncü bir kodlama alışkanlığı doğar.
Bir doküman kodlama sistemi örneğini hayata geçirmek bir öğleden sonra sürer: iki tabloyu doldurun, prosedüre ek yapın, sistemde tür ve süreç seçildiğinde sıra numarası otomatik verilsin. Kodun kayıt açılırken üç parçadan kendiliğinden üretilmesi PaKalite'de böyle çalışır; hangi ürünü seçerseniz seçin, elle kod yazılan kurulumlar er ya da geç mükerrer kod üretir.