Masanızda iki teklif var. İkincisi, birincisinin iki buçuk katını istiyor. İkisinin de kapağında "anahtar teslim kalite yönetim sistemi" ibaresi duruyor. Satın alma müdürü size bakıyor ve "aradaki fark ne, ucuz olanı alalım" diyor. Bu soruya cevap verebilmek için QMS yazılımı fiyatları konusunu bir rakam olarak değil, satır listesi olarak düşünmeniz gerekir. Çünkü ucuz teklifin ucuz olmasının nedeni genellikle daha iyi bir fiyat değil, daha dar bir kapsamdır. Aradaki farkın nereye gittiğini bulmanın tek yolu, iki teklifi aynı satır yapısına indirmektir.
Aşağıda, sahada onlarca teklif değerlendirirken oluşmuş bir kalem listesi var. Amaç size bir fiyat söylemek değil; hangi kalemlerin sorulmadığında teklifte görünmediğini ve on sekiz ay sonra ek fatura olarak geri geldiğini göstermek. QMS yazılımı fiyatları konusunda doğru soruyu sormak, iyi pazarlık yapmaktan daha çok kazandırır.
QMS yazılımı fiyatları hangi yedi kalemden oluşur?
Bir QMS teklifi, ne kadar sadeleştirilirse sadeleştirilsin yedi kalemin toplamıdır: lisans ya da kullanım hakkı, kullanıcı sayısı, modül kapsamı, kurulum ve yapılandırma, veri göçü, eğitim ve yıllık bakım. Bunlardan ilk üçü hemen her teklifte görünür, son dördü çoğu zaman görünmez. Teklifi okurken sıralamayı tersine çevirin: önce görünmeyen dört kaleme bakın.
Görünmeyen kalemlerin ortak özelliği, ihtiyacın satın alma anında değil, kurulum anında ortaya çıkmasıdır. Veri göçünü kimse sözleşme aşamasında konuşmaz; çünkü o aşamada kimse elinde kaç bin doküman ve kaç yıllık kalibrasyon kaydı olduğunu bilmiyordur. Sayı ortaya çıktığında da sözleşme imzalanmış olur ve ek teklif gelir.
Kullanıcı sayısı: bugünkü değil üçüncü yıldaki sayı
Kullanıcı başı fiyatlama en yaygın modeldir ve en çok yanıltan model de budur. Firmalar teklifi genellikle kalite bölümü büyüklüğüne göre alır: "biz altı kişiyiz, altı kullanıcı yeter." Sistem çalışmaya başladıktan altı ay sonra üretim şefleri düzeltici faaliyet kapatmak, bakım ekibi kalibrasyon talebi açmak, satın alma tedarikçi değerlendirmesi girmek için sisteme sokulur. Altı kullanıcı yirmi beşe çıkar ve o noktada birim fiyat pazarlığı biterek liste fiyatına döner.
Teklif alırken iki senaryo isteyin: bugünkü kullanıcı sayısı ve üç yıl sonrasının tahmini. Ek kullanıcının birim fiyatının sözleşmede sabitlenmesini isteyin. Bir de "okuyucu" kullanıcının nasıl fiyatlandığını sorun; dokümanı yalnızca okuyan iki yüz kişilik bir üretim kadrosu tam lisansla fiyatlanırsa bütçe patlar. Doküman yönetimi tarafında bu ayrım tek başına toplam bedeli ciddi biçimde değiştirir.
Modül kapsamı: aynı isim, farklı içerik
İki teklifte de "FMEA modülü" yazıyor olabilir. Birinde FMEA formu bir tablo ekranıdır; diğerinde FMEA kontrol planına bağlıdır, özel karakteristik işaretlemesi PPAP dosyasına taşınır ve bir aksiyon kapandığında risk önceliği otomatik yeniden hesaplanır. İki ekranın adı aynı, işi farklıdır. Bu yüzden modül listesini isimle değil, yapabildiği üç somut işle sorun.
Karşılaştırma tablonuza modül satırlarını tek tek açın: doküman yönetimi, düzeltici faaliyet, iç denetim, FMEA, kontrol planı, MSA, kalibrasyon, tedarikçi değerlendirme, eğitim kayıtları, müşteri şikâyeti, ölçüm ekipmanı, hurda ve maliyet. Hangi modülün teklife dahil, hangisinin opsiyonel olduğunu tedarikçiye siz işaretletin. En sık görülen hata, "ileride lazım olursa ekleriz" denilen modülün ikinci yılda liste fiyatından, üstelik ayrı kurulum bedeliyle gelmesidir.
Bir tedarikçiden teklif alırken şu cümleyi kurun: "Bize üçüncü yılın sonundaki toplam ödemeyi tek rakam olarak yazın." Cevap gecikiyorsa ya da "duruma göre değişir" geliyorsa, teklifin içinde sabitlenmemiş kalemler var demektir. Sahada bunu sorduğum tekliflerin yaklaşık yarısında ilk yazılan rakamla üçüncü yıl toplamı arasında çok belirgin bir fark çıktı ve farkın tamamı bakım artışı ile ek kullanıcıdan geliyordu.
Veri göçü: teklifte olmayan ama kaçınılmaz olan kalem
Kurulum yapılır, sistem hazırdır ve kimse kullanmaz. Nedeni basittir: içinde veri yoktur. Yürürlükteki 600 doküman, 40 kalibre cihaz, açık 25 düzeltici faaliyet ve son üç yılın denetim bulguları eski sistemde durmaktadır. Bu verinin taşınması bir projedir ve tekliflerin çoğunda ya hiç yoktur ya da "müşteri Excel formatında sağlar" notuyla size devredilmiştir.
Sözleşmeden önce şunu netleştirin: hangi veri türleri taşınacak, revizyon geçmişi taşınacak mı, taşınan verinin doğruluğunu kim kontrol edecek, hatalı aktarım çıkarsa düzeltme kimin yükümlülüğü. Revizyon geçmişi taşınmadan yapılan göç, ilk denetimde "bu prosedürün bir önceki revizyonunu gösterin" sorusuyla karşınıza çıkar. O soruya "eski sistemde vardı" cevabı kabul edilmez, çünkü ISO 9001 madde 7.5.3 dokümante bilginin kontrolünü ve geri alınabilirliğini sizden ister; eski sistem kapandıysa şart hâlâ sizde durur.
Göç maliyetini kabaca tahmin etmenin pratik bir yolu var: taşınacak kayıt türü sayısını değil, temizlenmesi gereken kayıt sayısını sayın. Altı yüz dokümanın iki yüzü zaten yürürlükten kalkmıştır, kırk cihazın sekizi hurdaya ayrılmıştır, yirmi beş açık düzeltici faaliyetin on tanesi kapanmış ama kapatılmamıştır. Göç öncesi bu temizlik yapılmazsa yeni sisteme çöp taşınır ve maliyet iki kez ödenir. Temizlik işi tedarikçinin değil sizin işinizdir; takvime iki hafta ayırın ve göç tarihini ona göre verin.
Eğitim ve devreye alma: gün sayısı yazılı mı?
Teklifte "eğitim dahildir" ibaresini gördüğünüzde tek soru sorun: kaç gün, kaç kişi, hangi rollere ve nerede? Uzaktan verilen iki saatlik bir tanıtım da eğitimdir, sahada üç gün süren rol bazlı uygulama da. İkisi arasındaki fark, altı ay sonra sistemin kullanılıp kullanılmadığını belirler.
Devreye alma için ayrıca bir "yerinde destek" kalemi isteyin. İlk canlı ayında sistemde takılan bir üretim şefi, sorununu iki gün içinde çözemezse Excel'e geri döner ve bir daha geri gelmez. Sahada gördüğüm başarısız kurulumların büyük bölümünde yazılımda bir sorun yoktu; ilk ay yalnız bırakılmış bir kullanıcı kitlesi vardı.
Eğitim kaleminin bir de kalıcı tarafı var. Personel değişir, yeni gelen kişi sistemi kimseden öğrenemez ve süreç yavaş yavaş bozulur. Teklife "yeni personel için yılda bir gün tekrar eğitimi" satırını ekletin ve eğitim materyalinin size teslim edilip edilmeyeceğini sorun. Video, kullanım kılavuzu ve rol bazlı hızlı başlangıç dokümanı sizde kalıyorsa, ikinci yıldan itibaren eğitimi kendi içinizde çevirirsiniz. ISO 9001 madde 7.2 yetkinliği ve bunun kanıtını sizden istiyor; sistem eğitimi de bu kapsamda kayıt altına alınması gereken bir yetkinliktir.
Bulut mu, şirket içi kurulum mu? Fiyatı asıl belirleyen karar
Aynı yazılım iki farklı kurulum modelinde tamamen farklı bir maliyet eğrisi çizer. Bulut modelde peşin ödeme düşüktür, aylık ya da yıllık abonelik vardır ve sunucu, yedekleme, güncelleme tedarikçidedir. Şirket içi kurulumda peşin bedel yüksektir ama tekrar eden ödeme küçülür; buna karşılık sunucu, yedekleme ve bilgi güvenliği sizin sorumluluğunuza geçer. İkisi arasındaki fark üçüncü yılda değil, beşinci yılda netleşir.
Otomotiv tedarik zincirinde bu karar sadece maliyet meselesi de değildir. Müşteri sözleşmesi ürün ve proses verisinin nerede saklanacağına dair şart getirebilir; bazı OEM'ler tasarım kayıtlarının yurt dışı sunucuda tutulmasına sınır koyar. Teklif alırken veri barındırma yerini yazılı sorun ve şirket içi kurulum seçeneğinin fiyatını ayrıca isteyin. Sonradan model değiştirmek, veri göçünü ikinci kez yapmak demektir ve o kalem ilk teklifte hiç yoktu.
Şirket içi kurulumda unutulan kalem sunucudur. Sanallaştırma kaynağı, işletim sistemi lisansı, yedekleme alanı ve bunların yönetimi bilgi işlem bütçesinden çıkar ama toplam maliyet aynı projeye aittir. Teklifi değerlendirirken bilgi işlemden yazılı bir donanım tahmini alın ve tabloya ayrı satır olarak koyun. Karşılaştırma ancak iki modelin de kendi görünmeyen kalemleri yazıldığında dürüst olur. QMS yazılımı fiyatları karşılaştırmasında bulut ve şirket içi seçeneklerini tek bir sütuna sıkıştırmak, en sık yapılan bütçe hatasıdır.
Yıllık bakım: küçük yüzde, büyük toplam
Bakım bedeli genellikle lisans bedelinin bir yüzdesi olarak yazılır ve teklifte küçük bir satır olarak durur. Üç yıla vurduğunuzda ise toplamın hatırı sayılır bir bölümüne dönüşür. Sorulacak sorular şunlar: bakım oranı yıllık olarak nasıl artacak, güncellemeler dahil mi, standart değişikliğine uyum güncellemesi dahil mi, destek hangi saatlerde ve hangi müdahale süresiyle veriliyor, kapsam dışı işler nasıl fiyatlanıyor.
Bir de bakımın karşılığında ne aldığınızı somutlaştırın. "Yılda iki sürüm yükseltmesi ve dört saatlik müdahale taahhüdü" yazılı bir cümledir; "sürekli destek" değildir. Sözleşmeye yazılmayan taahhüt, satış temsilcisi değiştiğinde buharlaşır.
İki teklifi aynı terazide gösteren tablo
Aşağıdaki tablo, başta bahsettiğim iki teklifin gerçek kapsam farkının nereden geldiğini gösteriyor. Satırlar temsilîdir; sizin işiniz kendi tekliflerinizi bu yapıya oturtmaktır.
| Kalem | Ucuz teklif | Yüksek teklif |
|---|---|---|
| Modül sayısı | 4 modül | 12 modül |
| Kullanıcı modeli | 10 adlandırılmış kullanıcı | Sınırsız kullanıcı |
| Kurulum ve yapılandırma | Ayrı fiyatlanır | Dahil |
| Veri göçü | Kapsam dışı | Doküman + kalibrasyon dahil |
| Eğitim | Uzaktan 4 saat | Yerinde 3 gün, rol bazlı |
| Yıllık bakım | 2. yıldan itibaren, oranı sabit değil | İlk yıl dahil, oran sözleşmede |
| Destek müdahale süresi | Tanımlı değil | Sözleşmede saat cinsinden |
| Ek kullanıcı birim fiyatı | Liste fiyatı | Sözleşmede sabitli |
Bu tabloyu doldurduğunuzda iki teklif genellikle birbirine yaklaşır, bazen sıralama tersine döner. Kararı verirken tabloyu satın alma dosyasına ekleyin; iki yıl sonra "neden bunu seçmiştik" sorusunun cevabı orada durur. Adayları puanlayarak sıralamak isterseniz QMS seçim kriterleri yazısındaki ağırlıklı listeyi bu tablonun yanına koyun.
Denetim odasında fiyat tartışılmaz, gerekçe tartışılır. ISO 9001 madde 8.4 dışarıdan sağlanan proses, ürün ve hizmetler için bir kontrol beklediğinden, hangi teklifi neden seçtiğinizin kayıtlı olması gerekir. En ucuz teklifi seçmekte hiçbir sakınca yok; sakınca, o seçimin arkasındaki karşılaştırmayı gösterememekte. Doldurulmuş bir kapsam tablosu bu işi iki dakikada bitirir. Tablonuz yoksa "üç teklif aldık, en ucuzunu seçtik" cümlesi tek başına bir değerlendirme kaydı yerine geçmez.
Bütçeyi savunurken hangi rakamı sunmalı?
Mali işlere gidilen toplantıda tek bir rakam istenir. O rakam lisans bedeli değil, üç yıllık toplam sahip olma maliyeti olmalıdır. İçine kurulum, göç, eğitim, bakım ve tahmini ek kullanıcı dahil edilir. Karşısına da kazancı koyarsınız: kayıt arama süresi, tekrar eden uygunsuzluk maliyeti, denetim hazırlık günü. Bu hesabı kurmanın yolunu QMS ROI hesaplama yazısında adım adım anlattık. Yönetim, QMS yazılımı fiyatları tartışmasını kalem kalem dinlemek istemez; tek rakam ve arkasındaki tabloyu ister.
Son bir uyarı: fiyat karşılaştırmasında sıfır lisans bedelli seçenekleri de aynı tabloya koyun. Lisansı olmayan bir çözümün kurulum, güncelleme ve doğrulama satırları boş kalmaz; sadece faturaya değil mesaiye yazılır. PaKalite tarafında bu satırların nasıl dolduğunu merak ederseniz fiyatlar sayfamıza bakabilirsiniz. Hangi çözümü seçerseniz seçin, aynı satırları dolduran iki teklif elinizde yoksa henüz karşılaştırma yapmıyorsunuz demektir.