Bütçe kesildiği hafta toplantı odasında hep aynı cümle kurulur: "Ücretsiz QMS yazılımı bulalım, bilgi işlem açık kaynak bir şey kurar, lisansa para vermeyelim." Genellikle de kurulur. Bir sanallaştırma sunucusuna doküman yönetimi uygulaması yüklenir, klasör ağacı açılır, kalite ekibi ilk ayı gerçek bir heyecanla kullanır. Sekizinci ayda kurulumu yapan arkadaş başka bir firmaya geçer. Dokuzuncu ayda müşteri denetçisi bir prosedürün yürürlükteki sürümünü ister; sistemde aynı doküman numarasını taşıyan iki PDF çıkar ve hangisinin onaylı olduğunu kimse kanıtlayamaz. O sabah masaya konan fatura, hiç ödenmemiş lisans bedelinden çok daha ağırdır.
Amacım açık kaynağı kötülemek değil. Açık kaynak kalite yönetim yazılımı doğru şartlarda gayet iyi çalışır ve bazı firmalarda yıllardır çalışıyor. Amacım, "sıfır lisans" rakamının hangi kalemleri gizlediğini açıp masaya koymak. Çünkü karar toplantısında karşılaştırılan iki rakamdan biri gerçek maliyeti, diğeri yalnızca faturayı gösteriyor.
Ücretsiz QMS yazılımı: sıfır lisans bedeli neyi kapsar?
Açık kaynak lisans, yazılımı indirme, kurma, değiştirme ve kullanma hakkını bedelsiz verir. Kapsamadığı şeylerin listesi ise çok daha uzundur: kurulum, sunucu, yapılandırma, veri göçü, kullanıcı eğitimi, yedekleme kurgusu, sürüm yükseltme, güvenlik yaması, hata düzeltme ve denetimde kullanacağınız doğrulama kanıtı. Bunların hiçbiri kaybolmaz; sadece fatura yerine kendi personelinizin mesaisine yazılır.
Sağlıklı kıyaslama şöyle kurulur: ticari bir çözümde bu kalemler tek bir sözleşmede toplanır ve bir tedarikçi taahhüt eder; açık kaynakta aynı kalemler dağılır ve taahhüt eden olmaz. Bedava olan lisanstır, sistem değil. QMS yazılımı fiyatlarının nasıl parçalandığını ayrı bir yazıda kalem kalem çıkardık; kıyas yaparken QMS yazılımı fiyatları yazısındaki satır yapısını açık kaynak seçeneğine de uygulayın. Aynı satırlar doldurulmadan yapılan karşılaştırma, karşılaştırma değildir.
Kurulum: iki günlük iş değil, otuz adam-günlük proje
Kurulum denince akla uygulamayı ayağa kaldırmak gelir. O kısım gerçekten iki gün sürer. Asıl iş sonrasında başlar. Doküman türlerinin tanımlanması, numaralandırma kuralının sisteme kodlanması, onay akışlarının kurulması, yetki matrisinin gruplara yansıtılması, mevcut prosedürlerin metadatasıyla birlikte aktarılması ve tüm bunların bir test ortamında denenmesi gerekir.
Sahada gördüğüm ortalama şu: yüz kişilik bir imalat firmasında yalnızca doküman yönetimi için 20-30 adam-gün, düzeltici faaliyet ve iç denetim akışları eklendiğinde 45-60 adam-gün çıkar. Buna eğitim dahil değil. Kendi personelinizin bir adam-gününü kaça mal ettiğinizi biliyorsunuz; o rakamı bu aralıkla çarptığınızda ortaya çıkan sayı, çoğu firmada bir yıllık ticari lisans bedelinin üzerine çıkar. Doküman yönetimi tarafında iş yükünü en çok artıran şey, eski dosyaların revizyon geçmişinin elle taşınmasıdır; bu kalemi hesaba katmayı unutmayın.
Bir de kimsenin bütçelemediği bir kalem var: karar süresi. Ticari üründe doküman numaralandırma mantığı zaten kuruludur, siz sadece kendi kodunuzu girersiniz. Açık kaynakta aynı konu bir toplantı konusudur, çünkü sistem size boş bir alan verir ve kuralı siz tasarlarsınız. Aynı durum yetkilendirme, revizyon numarası biçimi ve onay basamak sayısı için de geçerlidir. Bu kararların her biri kalite, üretim ve bilgi işlemi aynı masaya oturtur ve her toplantı takvime bir hafta ekler. Kurulum takviminizi çizerken teknik işin yanına bu karar sürelerini de koyun; aksi hâlde "üç ayda biter" dediğiniz iş yedinci ayda hâlâ pilot aşamasında olur.
Destek: forumda cevap bekleyen bir düzeltici faaliyet
Sistem bir salı sabahı açılmazsa ne olacağı, satın alma kararının en az fiyat kadar önemli parçasıdır. Ticari sözleşmede bir müdahale süresi taahhüdü vardır; arayacağınız numara, iş emri açacağınız kanal ve tırmandırma basamağı bellidir. Açık kaynakta ise durum, o gün ofiste olan kişinin bilgisine ve iyi niyetine bağlıdır. Proje forumuna soru sorarsınız, üç gün sonra cevap gelir ya da gelmez.
Bunun kalite tarafındaki karşılığı somuttur. Müşteri bir uygunsuzluk bildirdiğinde 8D'nin ilk üç adımı genellikle 24 saat içinde müşteriye gitmek zorundadır; kayıt sisteminiz o gün erişilemezse süreç kâğıda düşer ve sonra sisteme geri taşınmaz. Aynı şey iç denetim programında da olur: denetim planı erişilemediği için bulgular Excel'e yazılır, ay sonunda kimse onları sisteme aktarmaz. Düzeltici faaliyet kayıtları bir kez sistem dışına çıktığında geri dönmez ve bir sonraki denetimde eksik olarak karşınıza gelir. Destek maliyetini hesaplarken sorulacak soru "yıllık kaç TL" değil, "sistem iki gün durursa hangi kayıtlar kaybolur" sorusudur. Ücretsiz QMS yazılımı tercihinde bu sorunun cevabı bir sözleşmede değil, kendi ekibinizin müsaitliğinde saklıdır.
Güncelleme: faturası olmayan ama her yıl gelen kalem
Açık kaynak projeler yılda birkaç sürüm çıkarır ve eski sürümlerin güvenlik desteği bir noktada biter. Desteklenmeyen bir sürümde kalmak, bilgi güvenliği tarafında savunulabilir bir konum değildir. Yükseltmek ise düğmeye basmak değildir: veritabanı şeması değişir, kullandığınız eklenti yeni sürümle uyumsuz kalır, özelleştirdiğiniz onay akışı bozulur.
Her yükseltmede aynı döngü tekrarlanır: test ortamına kur, veriyi kopyala, akışları dene, bozulanı düzelt, canlıya al, kullanıcıya duyur. Bu döngü ciddi bir kurulumda 3-8 adam-gün arasında oturur ve yılda en az bir kez tekrar eder. Beş yıllık ufukta bu, tek başına hatırı sayılır bir kalemdir ve hiçbir teklif sayfasında görünmez.
Denetimde kanıtlayamadığınız doğrulama
Kalite tarafında asıl kritik kalem burada. ISO 9001 madde 7.5.3 dokümante bilgiyi (documented information) kontrol altında tutmanızı ister: erişim, geri alma, depolama, okunabilirliğin korunması, değişikliklerin kontrolü ve saklama süresi. Bir prosedürün yürürlükteki sürümünün hangisi olduğunu, kimin onayladığını ve eski sürümün istenmeyen kullanımdan nasıl korunduğunu sistemin üzerinden göstermeniz gerekir. IATF 16949 madde 7.5.3.2.1 ise kayıtların saklama sürelerine ayrı bir şart getirir; otomotivde bu süreler müşteri özel şartlarıyla daha da uzar.
Denetçi bunu duyduğunda sormaya başlar: bu sistemi kurduğunuzda amaçlanan kullanım için doğruladınız mı, doğrulama kaydı nerede, sürüm yükselttiğinizde bu doğrulamayı tekrarladınız mı? Ticari bir üründe tedarikçi size bir doğrulama paketi, sürüm notu ve test kaydı verir. Açık kaynakta bu paketi kendiniz üretmek zorundasınız. Sahada en sık gördüğüm açık tam buradadır: sistem teknik olarak düzgün çalışır ama çalıştığının kayıtlı kanıtı yoktur. Bulgu da yazılımın kendisine değil, bu boşluğa yazılır.
Açık kaynak kurulumlarda en sık görülen hata, yedeklemenin kurulduğu ama geri dönüşün hiç denenmemiş olmasıdır. Bir firmada gece yedeği on dört aydır düzenli alınıyordu; disk arızasından sonra geri yükleme denendiğinde yedeklerin yalnızca dosya sistemini kapsadığı, veritabanının hiç alınmadığı görüldü. Doküman dosyaları duruyordu ama hangi dosyanın hangi revizyon olduğu bilgisi gitmişti. Yedekten geri dönüşü yılda bir kez gerçekten deneyin ve tarihli bir kayıt tutun.
Üç yıllık toplam sahip olma maliyeti nasıl çıkarılır?
Karar toplantısına iki rakamla değil, aynı satırları taşıyan bir tabloyla girin. Aşağıdaki yapı, adam-gün tahminlerini kendi personel maliyetinizle çarpmanız için kurulmuştur; tabloya TL yazmıyoruz, çünkü o rakam her firmada farklıdır ve tabloyu doldurma işi zaten sizin analizinizdir. Bir ücretsiz QMS yazılımı ile ticari bir çözümü ancak bu satırların tamamı dolduğunda yan yana koyabilirsiniz.
| Maliyet kalemi | Açık kaynak QMS | Ticari QMS |
|---|---|---|
| Lisans / kullanım bedeli | Yok | Sözleşmede sabit |
| Kurulum ve yapılandırma | 20-60 adam-gün, iç kaynak | Tedarikçi kapsamında |
| Veri göçü | Tamamen iç kaynak | Genelde ayrı kalem, taahhütlü |
| Kullanıcı eğitimi | İç kaynak, hazır materyal yok | Sözleşmede gün sayısıyla |
| Yıllık sürüm yükseltme | 3-8 adam-gün/yıl | Bakım bedeline dahil |
| Hata giderme süresi | Belirsiz, forum bağımlı | SLA ile taahhüt edilir |
| Doğrulama kaydı | Kendiniz üretirsiniz | Tedarikçi sağlar |
| Anahtar personel riski | Yüksek | Sözleşmeye devredilmiş |
Tablo dolduğunda iki seçenek arasındaki mesafe, lisans satırına bakarak tahmin ettiğinizden farklı çıkar; kimi firmada daralır, kimi firmada yön değiştirir. Bazı firmalarda açık kaynak yine de öne çıkar ve bu tamamen meşru bir sonuçtur. Önemli olan, sonucun hangi varsayımlardan çıktığının yazılı olmasıdır. Aynı mantığı yatırım gerekçesine dönüştürmek isterseniz QMS ROI hesaplama yazısındaki modeli bu tablonun üstüne kurabilirsiniz.
Tabloyu doldururken iki tuzağa dikkat edin. Birincisi, iç kaynağı bedava saymak. "Zaten maaşını ödüyoruz" cümlesi muhasebe açısından doğru, kapasite açısından yanlıştır; o mühendis kurulumla uğraştığı otuz gün boyunca proje FMEA'larını yapmıyordur ve o iş de bir yerde birikir. İkincisi, kurulum maliyetini tek yıla yazmak. Kurulum bir yatırımdır, üç yıla yayılır; ama yükseltme ve destek her yıl tekrar eder. Bu ikisini aynı satırda toplarsanız açık kaynak ilk yıl pahalı, üçüncü yıl ucuz görünür ve karar tarihe göre değişir.
Tek kişiye bağlı sistem, en pahalı risk
Açık kaynak kurulumların gerçek kırılganlığı teknik değil, insani. Sistemi kuran kişi genelde onu tek başına bilir. Yapılandırma dokümante edilmez, betikler kişisel klasörde durur, sunucu erişimi tek hesaptadır. O kişi ayrıldığında geriye çalışan ama kimsenin dokunmaya cesaret edemediği bir kutu kalır. Kalite müdürü küçük bir alan eklemek istediğinde cevap "şu an riske atmayalım" olur ve sistem donar.
Bunu önlemenin yolu var: kurulumu en baştan iki kişiye yaydırın, yapılandırma kararlarını yazılı tutun, sunucu erişimini kurumsal hesaba bağlayın ve bir çıkış senaryosu tanımlayın. Bu maddeler bedelsizdir ama disiplin ister. Uygulanmadığında ödediğiniz bedel, üç yıl sonra sistemi baştan kurmaktır. Bir kalite yönetim sistemi yazılımı seçerken sorulacak asıl soru "kaç para" değil, "bu sistemin sahibi kim ve o kişi ayrılırsa ne olur" sorusudur.
Denetimde yazılımın açık kaynak olup olmadığı sorulmaz. Sorulan şudur: yürürlükteki revizyonu bana sistemden gösterin, bu revizyonu kimin onayladığını gösterin, bir önceki revizyonun sahada kullanılmadığını nasıl güvence altına aldığınızı anlatın. Üç sorunun üçüne de ekrandan cevap verebiliyorsanız yazılımın markası konu dışıdır. Birine veremiyorsanız, lisans bedeli sıfır olsun ya da olmasın bulgu yazılır.
Açık kaynak ne zaman doğru karar olur?
Kurum içinde sistemi sahiplenecek en az iki kişilik bir teknik ekibiniz varsa, kalite süreçleriniz sade ise, otomotiv müşteri özel şartları gibi ağır beklentiler altında çalışmıyorsanız açık kaynak gerçekten çalışır. Bu koşullarda tasarruf gerçektir ve esneklik ciddi bir kazançtır. Kod sizindir, istediğiniz alanı eklersiniz, kimseden randevu beklemezsiniz.
Ama IATF 16949 kapsamında müşteri denetimine giriyorsanız, FMEA, kontrol planı, PPAP ve düzeltici faaliyet kayıtları birbirine bağlı yürüyorsa denklem değişir. Bu bağların kurulması ve her sürüm yükseltmesinde ayakta kalması, genel amaçlı bir doküman yönetimi aracının işi değildir. Kararı verirken şu üç soruyu yazılı cevaplayın: bu sistemi kim doğrulayacak, kim yükseltecek, kim ayrılırsa duracak. Üç sorunun cevabı da aynı isimse, ücretsiz QMS yazılımı düşündüğünüzden pahalıya gelecek demektir.
Karara varmadan önce bir adım daha atın: aynı ihtiyaç listesini ticari adaylara da gönderin ve gelen teklifleri bu yazıdaki tabloya oturtun. PaKalite gibi şirket içi sunucuya kurulan, modülleri birbirine bağlı çalışan çözümlerde kurulum ve güncelleme yükü tedarikçide kalır; açık kaynakta ise sizde. İki modelin de yeri vardır, yanlış olan tek şey ikisini yalnızca lisans satırından karşılaştırmaktır.