Denetçi yıllık iç denetim planını masaya seriyor, parmağını sütunlarda gezdiriyor ve soruyor: ürün denetimlerinizi nerede görüyorum? Planda on iki satır var, on ikisi de madde bazlı sistem denetimi. Kalite şefi bir süre sessiz kalıyor, sonra "ürün kontrolünü kalite kontrol yapıyor" diyor. İşte bulgu tam orada yazıldı. Sistem, proses ve ürün denetimi farkını bilmeden kurulan bir program, üç denetim türünün üçünü birden eksik bırakır.
Üçünün amacı ayrı, dolayısıyla soruları da ayrı
Sistem denetimi kalite yönetim sisteminin standardın şartlarını karşılayıp karşılamadığına bakar. Proses denetimi tek bir imalat prosesinin gerçek koşullarda yeterli olup olmadığına bakar. Ürün denetimi ise sevke hazır ürünün müşteri şartlarını karşılayıp karşılamadığına bakar. Üçü de denetimdir ama üçünün kanıt topladığı yer birbirinden farklıdır: biri kayıtlarda, biri tezgâhın başında, biri ambalajın içinde.
IATF 16949, iç denetim programının bu üçünü de ayrı ayrı içermesini ister. Sadece ISO 9001 kapsamındaki kuruluşlarda proses ve ürün denetimi standart tarafından ayrıca zorunlu tutulmaz; ama müşteri şartları çoğu zaman ister ve uygulamada ikisi de fayda üretir. Otuz kişilik bir atölyede bile, yılda iki kez yapılan bir ürün denetimi sevkiyat şikâyetlerini belirgin biçimde azaltıyor.
Karışıklığın kaynağı çoğu zaman dildir. Türkçede üçüne birden denetim ya da tetkik dendiği için plan yazan kişi ayrımı zihninde kurmadan tabloyu dolduruyor. Oysa sistem, proses ve ürün denetimi üç ayrı iş; ayrı hazırlık, ayrı soru seti, ayrı süre ve çoğu zaman ayrı kişi ister. Planın ilk kolonunu tür olarak açmak, bu karışıklığın yarısını tek hamlede çözüyor. Denetim sürecinizi kurarken bu kolonu baştan koyun.
Üç denetim türü tek tabloda
Sistem, proses ve ürün denetimi farkını sahada kullandığım biçimiyle tek tabloya indirdim. En çok karışan satır en alttaki: bulgu dili. Üç denetim türünün bulguları farklı yazılır ve farklı okunur.
| Ölçüt | Sistem denetimi | Proses denetimi | Ürün denetimi |
|---|---|---|---|
| Sorduğu soru | Şart karşılanıyor mu? | Proses yeterli mi? | Ürün uygun mu? |
| Kanıtın yeri | Kayıt ve doküman | Tezgâh başı, operatör | Sevke hazır parça |
| Referansı | Standart ve prosedürler | Kontrol planı, akış, talimat | Müşteri resmi, şartname, ambalaj talimatı |
| Süresi | 2 saat – 2 gün | 3 – 6 saat | 1 – 3 saat |
| Denetçi yetkinliği | Standart bilgisi | Proses ve ürün bilgisi | Ölçme ve şartname okuma |
| Sıklık | Süreç bazlı, yıla yayılır | Proses başına yılda en az 1 | Ürün ailesine göre |
| Tipik bulgu dili | Kayıt eksik, şart karşılanmamış | Parametre plana uymuyor | Ölçü tolerans dışı, etiket hatalı |
Tabloya bakınca şu açıkça görülür: üç türün yalnızca birini yapıp diğerlerini kapsadığını söylemek mümkün değil. Sistem denetimi tezgâhtaki parametreyi görmez, proses denetimi yönetimin gözden geçirmesini incelemez, ürün denetimi ise ikisinin de yerine geçmez.
Sistem denetimi ne sorar?
Sistem denetiminde denetçi süreç sahibiyle oturur ve sürecin nasıl yönetildiğine bakar. Girdiler, çıktılar, göstergeler, riskler, kaynaklar ve iyileştirme kayıtları masadadır. Kanıt genelde kayıttır: bir düzeltici faaliyet dosyası, bir eğitim kaydı, bir gözden geçirme tutanağı. Sahaya inilir ama saha burada doğrulama amaçlıdır, ana kanıt kaynağı değildir.
Sistem denetimini yürütecek kişinin standardın mantığını bilmesi gerekir. Soruları madde metninden kopyalayan bir denetçi burada hiçbir şey bulamaz; soruların sürecin çıktısından türetilmesi gerekir. Bu türetmeyi nasıl yaptığımızı iç denetim soru listesi hazırlama yazısında adım adım anlattık.
Proses denetimi ne sorar?
Proses denetimi tezgâhın başında yapılır ve tek bir imalat prosesini hedefler. Kaynak hattı, pres tezgâhı, enjeksiyon makinesi, montaj istasyonu. Denetçi kontrol planını eline alır, planda yazan parametreyi makine ekranında arar, ölçüm sıklığını kayıtla karşılaştırır, operatörün talimatı nasıl uyguladığını izler. Otomotivde bu tür denetimler için sıklıkla VDA 6.3 yaklaşımı kullanılır; müşteriniz özel olarak bunu istiyorsa soru seti ona göre kurulur.
Proses denetiminde en verimli yöntem, prosesi girdiden çıktıya doğru yürümektir: malzeme nasıl geliyor, nasıl tanımlanıyor, hangi ayarla işleniyor, hangi ölçüm yapılıyor, uygunsuz çıkarsa ne oluyor. Bu yürüyüş sırasında kontrol planı ile sahanın ayrıştığı her nokta bir bulgudur. Deneyimim şu: bulguların önemli kısmı ölçüm sıklığında ve reaksiyon planında çıkıyor, parametre değerlerinde değil.
Bir soruyu da mutlaka sorun: uygunsuz parça çıktığında operatör ne yapıyor? Cevabı talimattan okuyup okumadığına değil, gerçekten ne yaptığına bakın. Reaksiyon planı kağıtta üç adım yazarken sahada tek adıma inmişse, o proses kontrol altında değil demektir. Denetim raporuna da bunu parametre bulgusu olarak değil, proses yeterliliği bulgusu olarak yazın; ikisinin düzeltici faaliyeti bambaşka olur.
Proses denetimlerini her zaman gündüz vardiyasında yapmayın. Yılda en az bir kez gece vardiyasına, bir kez de hafta sonu mesaisine denk getirin. Aynı tezgâhta, aynı ürün için gece 02.00'de gördüğüm tablo ile sabah 10.00'da gördüğüm tablo çoğu fabrikada birbirinden farklıdır: ilk parça kaydı gecikir, ölçüm sıklığı düşer, uygunsuz parça kutusu boşaltılmaz. Bunu bulgu yazmak için değil, sistemin gerçekten her vardiyada çalışıp çalışmadığını görmek için yapın.
Ürün denetimi ne sorar?
Ürün denetimi, kalite kontrolün yaptığı muayenenin tekrarı değildir. Kalite kontrol kontrol planında yazan ölçümü yapar ve ürünü serbest bırakır. Ürün denetimi ise bağımsız bir gözle, sevke hazır bir kutuyu açar ve müşteriye gidecek hâlini değerlendirir: ölçüler, görsel kriterler, etiket bilgisi, ambalaj biçimi, koruyucu malzeme, sevk dokümanları.
Amaç ürünü serbest bırakmak değil, serbest bırakma sisteminin çalıştığını doğrulamaktır. Bu yüzden ürün denetimini kalite kontrolü yapan kişi yapmamalıdır. Sahada gördüğüm en sık hata da budur: ürün denetimi diye adlandırılan kayıt, aslında son kontrol formunun bir kopyasıdır. Denetçi bunu ilk bakışta anlar, çünkü iki formun sonucu yıllardır hiç ayrışmamıştır.
Ürün denetiminde örneği nereden çektiğiniz de önemli. Kalite kontrol masasından değil, sevkiyat ambarındaki hazır paletten alın. İkisi arasında fark olmaması gerekir; ama pratikte etiket basımı, ara stok ve yeniden ambalajlama gibi adımlar arada devreye girer ve hatalar tam orada oluşur. Bir müşteri şikâyetinin ölçüde değil etikette çıkması, otomotivde düşündüğünüzden çok daha sık rastlanan bir durumdur.
Yıllık plana üçünü nasıl yerleştirirsiniz?
Dört imalat prosesi ve üç ürün ailesi olan orta ölçekli bir tedarikçide kurduğumuz yıllık dağılım şöyleydi. Toplam denetim adam-günü değişmiyor; değişen, o günlerin üç tür arasında nasıl bölündüğü.
| Denetim türü | Yıllık adet | Ortalama süre | Toplam adam-gün | Denetçi |
|---|---|---|---|---|
| Sistem denetimi (süreç bazlı) | 10 | 0,5 gün | 5,0 | İç denetçi havuzu |
| Proses denetimi | 8 | 0,5 gün | 4,0 | Proses mühendisi + kalite |
| Ürün denetimi | 12 | 0,25 gün | 3,0 | Kalite mühendisi |
| Tedarikçi denetimi | 4 | 1,0 gün | 4,0 | Satın alma + kalite |
| Toplam | 34 | — | 16,0 | — |
Dikkat edilecek nokta, proses denetimlerinin sekiz olması: dört proses, iki vardiya. Ürün denetimlerinin on iki olması ise üç ürün ailesinin çeyrek dönem başına birer kez ele alınmasından geliyor. Planı bu mantıkla kurduğunuzda, denetçi "hangi vardiyayı ne zaman denetlediniz" sorusunu sorduğunda cevabınız hazır olur.
Yıllık planı elime aldığımda önce sütunlara bakarım: denetim türü kolonu var mı? Yoksa üç türün ayrıldığından şüphelenirim ve raporları isterim. İkinci baktığım şey saatlerdir; bütün proses denetimleri 09.00-12.00 arasındaysa gece vardiyası hiç denetlenmemiş demektir. Üçüncüsü ürün denetimi raporlarının içeriğidir: rapor son kontrol formunun kopyasıysa o denetim yapılmamış sayılır. Bu üç kontrol on dakika sürer ve programın gerçekliği hakkında çok şey söyler.
Denetçi yetkinliği üç türde aynı değildir
Sistem denetimi yapan bir denetçinin standardın mantığını bilmesi gerekir. Proses denetimi yapan kişinin ise prosesi bilmesi gerekir; kontrol planını okuyamayan, makine ekranındaki parametreyi tanımayan bir denetçi tezgâh başında iş göremez. Ürün denetimi yapan kişinin ölçme aletlerini kullanabilmesi ve müşteri resmini okuyabilmesi gerekir.
Bu yüzden iç denetçi havuzunu tek tip yetiştirmeyin. Bizde havuz üç gruba ayrılırdı ve her denetçi en az iki grupta yetkindi. Yetkinlik kayıtlarını da denetim türüne göre tutun; denetçi "bu proses denetimini yapan kişinin yetkinliği nedir" diye sorduğunda cevabın kaydı elinizde olsun. IATF 16949 kapsamında bu soru neredeyse her denetimde geliyor.
Bağımsızlık kuralını da unutmayın: kimse kendi işini denetlemez. Proses mühendisi kendi kurduğu hattın proses denetimini yapamaz, kalite kontrolcü kendi serbest bıraktığı ürünün ürün denetimini yapamaz. Küçük ekiplerde bu zor görünür ama çözümü basittir: iki bölüm birbirinin alanını denetler. Üretim, kaliteyi; kalite, bakımı denetler. Hem bağımsızlık sağlanır hem de bölümler birbirinin işini öğrenir.
QMS'te üçünü ayrı tutmak
Kalite yazılımında yapılacak iş basit ama kritik: denetim kaydına bir "tür" alanı ekleyin ve her denetimi bu alanla sınıflandırın. Soru setlerini de türe göre ayırın; sistem denetiminin soru havuzu ile proses denetiminin soru havuzu aynı olamaz. Bulgu kaydında da tür bilgisi taşınsın ki yıl sonunda hangi türden kaç bulgu çıktığını görebilesiniz.
Sistem, proses ve ürün denetimi farkı kayda işlendiğinde yönetimin gözden geçirmesi için hazırladığınız tablo da bir anda anlamlı hâle gelir: sistem denetimlerinden çok bulgu çıkıyorsa dokümantasyonda, proses denetimlerinden çıkıyorsa sahada, ürün denetimlerinden çıkıyorsa serbest bırakma mekanizmasında sorun var demektir. Bu kırılımın nasıl raporlanacağını denetim bulgusu istatistiği yazısında anlattık. PaKalite'de denetim türü, soru havuzu ve bulgu kaydı bu üçlü ayrımı taşıyacak biçimde bağlıdır; ama hangi ürünü kullanırsanız kullanın, ayrımı önce planda yapmanız gerekir, yazılımda değil.
Nereden başlanır?
Elinizdeki planı açın ve üç kolon ekleyin: tür, vardiya, denetçi. Sonra geçen yılın denetimlerini bu kolonlara yerleştirin. Ürün denetimi satırı boş kalıyorsa bunu bir eksik olarak kabul edin ve bu yıl için dört tane planlayın; hepsini birden yapmaya çalışmayın. Sistem, proses ve ürün denetimi farkını plana bir yıl içinde oturtmak gerçekçi bir hedeftir, üç ayda değil.
İkinci yıl işi kolaylaştıracak bir alışkanlık daha kazanın: her denetim raporunun başına türünü yazın ve raporları tür bazlı klasörleyin. Sistem, proses ve ürün denetimi raporlarının aynı klasörde karışması, yıl sonunda hangi türden kaç denetim yapıldığını sayamamanıza yol açıyor. Küçük bir düzen ama denetim gününde ilk sorulan şeye doğrudan cevap veriyor.