Tedarikçinin fabrikasında dört saat geçiriyorsunuz. Dönüşte arabada defterinizdeki notları okuyup birkaç maddeyi temize çekiyorsunuz ve bir e-posta atıyorsunuz. Bir yıl sonra aynı tedarikçiye gidildiğinde geçen seferki maddelerin ne olduğunu kimse bilmiyor; e-posta birinin gelen kutusunda kalmış. Kayıp, denetimin kendisinde değil; tedarikçi denetimi kontrol listesi ile bulguların yaşadığı yerde.
Denetim programı: kimi, ne zaman, neden
Her tedarikçiyi denetlemek ne mümkündür ne de gereklidir. IATF 16949, tedarikçilerin izlenmesini ve performansa dayalı geliştirme yapılmasını ister; ikinci taraf denetimin gerekçesinin risk temelli belirlenmesini bekler. Yani soru "kaç tedarikçi denetleyeceğiz" değil, "hangi riski azaltmak için kime gideceğiz" olmalı.
Risk sınıflandırmasını dört ölçütle kurmak yetiyor: parçanın kritikliği (özel karakteristik var mı), alternatif kaynak var mı, geçmiş performans (ppm, gecikme, şikâyet) ve tedarikçinin belge durumu. Aşağıdaki tablo, kullandığım basit programlama mantığını gösteriyor.
| Sınıf | Tanım | Denetim sıklığı | Denetim türü |
|---|---|---|---|
| A | Özel karakteristik, tek kaynak | Yılda 1 | Süreç denetimi, tam gün |
| B | Kritik olmayan ama üretime giren parça | 2 yılda 1 | Sistem + süreç, yarım gün |
| C | Katalog ürün, alternatifi bol | 3 yılda 1 veya soru formu | Uzaktan değerlendirme |
| Yeni | Onay sürecindeki tedarikçi | Onay öncesi 1 | Yeterlilik denetimi |
| İzlemede | Performansı düşen tedarikçi | Program dışı | Odaklı denetim |
Program dışı denetim satırını boş bırakmayın. Kritik bir şikâyetin hemen ardından yapılan denetim, takvime bağlı olandan çok daha fazla iş görüyor; hem tedarikçi konuya odaklanmış oluyor hem de siz kanıtı taze buluyorsunuz.
Kontrol listesi: süreçten yürüyen soru seti
İyi bir tedarikçi denetimi kontrol listesi, standart maddelerini sıralamaz; tedarikçinin süreçlerini takip eder. Sipariş girişinden sevkiyata kadar giden bir akış kurun ve her durakta üç soru sorun: bu adımı ne yönetiyor, çıktısını nasıl kanıtlıyorsunuz, sapma olduğunda ne yapıyorsunuz? Aşağıdaki tablo bu mantıkla kurulmuş bir setin omurgası.
| Süreç | Örnek soru | İstenecek kanıt |
|---|---|---|
| Sözleşme gözden geçirme | Müşteri şartları nasıl kayda alınıyor | Sipariş inceleme kaydı |
| Girdi kontrol | Hammadde hangi kritere göre kabul ediliyor | Girdi kontrol planı, sertifika |
| Üretim planlama | Kapasite ve teslim taahhüdü nasıl hesaplanıyor | Kapasite hesabı, yükleme planı |
| Proses kontrol | Parametreler kim tarafından, ne sıklıkla doğrulanıyor | Kontrol planı, saatlik kayıt |
| Ölçüm ve kalibrasyon | Süresi geçmiş cihaz var mı | Kalibrasyon listesi ve etiketler |
| Uygunsuz ürün | Hurda ve tamir kararını kim veriyor | Karantina kayıtları, karar formu |
| Düzeltici faaliyet | Son 3 şikâyette kök neden ne bulundu | 8D dosyaları, etkinlik verisi |
| İzlenebilirlik | Sevk edilen lot geriye kadar izlenebiliyor mu | Lot kartı, üretim kaydı |
| Değişiklik yönetimi | Proses değişikliği bize bildiriliyor mu | Değişiklik bildirim kaydı |
| Alt tedarikçi | Kendi tedarikçilerini nasıl izliyor | Tedarikçi performans tablosu |
Bir günlük denetim için 40 – 60 soruluk bir set yeterli. Yüz sorunun üstüne çıkan listelerde denetçi soru yetiştirmeye çalışıyor ve kanıt bakmayı bırakıyor; asıl kayıp orada.
Listenin her satırında bir kanıt sütunu bulunsun. Kanıt sütunu olmayan sorular kaçınılmaz biçimde sohbete dönüşüyor: "kalibrasyonunuz düzenli mi" diye sorulur, "evet" cevabı alınır ve kutucuk işaretlenir. Oysa aynı soru "süresi geçmiş cihaz listesini görebilir miyim" biçiminde sorulduğunda cevabı ekran ya da dosya veriyor. Soru cümlelerinizi baştan bu kalıba çevirin; tek başına bu değişiklik, denetimlerin kalitesini gözle görülür biçimde yükseltiyor.
Kendi sektörünüze özgü soruları da ekleyin. Isıl işlem, kaplama, kaynak ya da döküm gibi sonucu ürün üzerinde doğrudan ölçülemeyen proseslerde standart soru seti yetmez; proses parametrelerinin doğrulanması, ekipman kalibrasyonu ve periyodik test kayıtları ayrı bir bölüm olarak listeye girmeli.
Denetime giderken listenizin son sayfasına iki boş satır ekleyin: "bu tesiste beni en çok rahatsız eden şey" ve "en iyi buldukları uygulama". Bu iki satırı arabaya biner binmez doldurun. Rahatsız eden şey çoğu zaman bir sonraki yılın bulgusu oluyor; iyi uygulama ise kendi fabrikanıza taşıyabileceğiniz bir fikir. Yıllar içinde tedarikçilerden aldığım en işe yarar birkaç uygulama, hiçbir soru listesinde yer almayan bu ikinci satırdan çıktı.
Gitmeden önce yapılacak hazırlık
Tedarikçi denetimi kontrol listesi hazır olsa bile, hazırlıksız gidilen denetim yarı verimle biter. Yola çıkmadan önce üç dosya açın. Birincisi performans dosyası: son on iki ayın ppm değerleri, gecikme oranı, açık şikâyetler ve varsa sıralama denetimi kayıtları. İkincisi geçen denetimin raporu ve kapanmamış maddeler. Üçüncüsü o tedarikçiden aldığınız parçaların listesi ve hangilerinin özel karakteristik taşıdığı.
Bu üç dosya, hangi soruya daha çok zaman ayıracağınızı baştan söyler. Son altı ayda üç boyut sapması şikâyeti varsa ölçüm sistemi ve proses kontrol başlıklarına iki kat süre ayırın, sözleşme gözden geçirme sorularını hızlı geçin. Denetimi soru listesinin sırasına göre değil, verinin gösterdiği riske göre yürütmek arada dağlar kadar fark yaratıyor.
Bir de gündemi önceden gönderin. Hangi süreçlere bakacağınızı, hangi kayıtları isteyeceğinizi ve kimlerin hazır bulunmasını istediğinizi yazın. Sürpriz denetimin bir yeri var, ama rutin geliştirme denetimlerinde sürpriz yapmak yalnızca gün kaybettiriyor; aradığınız kişi izinli çıkıyor ve kayıtlar toplanana kadar öğle oluyor.
Puanlama neye yarar, neye yaramaz
Puanlamanın tek amacı karşılaştırılabilirlik. Aynı tedarikçinin iki yıl arasındaki farkını ve iki tedarikçi arasındaki farkı görünür kılar. Yaygın yaklaşım her soruya ayrık puanlar vermektir: 10 tam uygun, 8 küçük sapma, 6 kısmi uygun, 4 ciddi eksik, 0 hiç yok. Ara değerler kullanmamak, denetçiler arasındaki farkı azaltıyor.
Süreç bazında ağırlıklı ortalama alın; proses kontrolün ağırlığı satın alma sürecinden yüksek olsun. Tek bir yüzdeye indirmek ise yeterli değildir. Kritik sorularda düşük puan alınmışsa toplam ne olursa olsun sınıfın düşürülmesi kuralını koyun. Aksi hâlde kalibrasyonu tümüyle çökmüş bir tedarikçi, diğer başlıklardan aldığı puanlarla yeşil görünebilir.
Puanlamanın yaramadığı yer de belli: tek başına puan, tedarikçiyi geliştirmez. Yüzde seksen alan bir tedarikçiye "puanınız 80" demek hiçbir şey değiştirmez; "proses kontrol başlığında 6 aldınız, çünkü saatlik parametre kaydı iki tezgâhta tutulmuyor" demek bir şey değiştirir. Rapora her düşük puanın gerekçesini ve gözlenen kanıtı yazın. Gerekçesiz puan, tartışmayı sayı üzerinden yürütüyor ve asıl konu kayboluyor.
Puanı karara çevirmek
Puanın karar üretmeyen hâli işe yaramaz. Sonuç aralıklarını önceden tanımlayın ve her aralığın karşılığında ne yapılacağını yazın. Kullandığım basit ölçek şöyle: %85 üzeri onaylı tedarikçi, %70 – 85 arası şartlı onay ve aksiyon planı, %70 altı yeni iş verilmez ve takip denetimi planlanır. Bu eşikleri kendi sektörünüze göre kaydırabilirsiniz; önemli olan eşiklerin denetimden önce yazılı olması.
Sonucu tedarikçiye rapor hâlinde gönderin; puanı gizlemenin bir anlamı yok. En iyi sonuçları, puanı ve bulguları tedarikçiyle birlikte gözden geçiren firmalarda gördüm. Tedarikçi yönetimi bir not verme işi değil, bir geliştirme işidir; denetim de o geliştirmenin başlangıç noktası.
Dört saat nasıl bölünür
Yarım günlük bir denetimde zaman planı şöyle işliyor. İlk 20 dakika açılış ve önceki bulguların gözden geçirilmesi. Sonraki 40 dakika kayıt incelemesi: kontrol planı, kalibrasyon listesi, şikâyet dosyaları. Ardından 90 dakika saha turu, akış yönünde. Sonraki 40 dakika seçilen bir parçanın izlenmesi. Son 30 dakika bulguların yazılması ve kapanış.
Sahada geçirilen 90 dakikayı kısaltmayın. Toplantı odasında geçirilen zaman size sistemin anlatılan hâlini gösterir; sahada geçirilen zaman ise gerçek hâlini. Bir başka pratik kural: soruları operatöre değil, işi operatörle birlikte yapan sisteme sorun. "Bu talimatı en son ne zaman gördünüz" sorusu, "talimatınız var mı" sorusundan çok daha fazla şey söylüyor.
Tedarikçi denetiminde en çok bilgi veren yer ambardır. Girdi bekleyen malzemenin etiketlenmiş olup olmadığı, karantina alanının gerçekten ayrılıp ayrılmadığı, hurda kutusunun dolup taşıp taşmadığı; bunların üçü de tek bakışta görülür ve sistemin işleyip işlemediğini prosedür okumadan söyler. Bir tesise girdiğimde önce ambara uğrarım, sonra toplantı odasına geçerim. Sıralamayı böyle yapmak, gün boyunca hangi soruya asılacağımı belirler.
Bulguların takibi: asıl iş burada
Denetimin değeri bulgu bulmakta değil, o bulguların kapanmasında. Tedarikçiden cevap isterken kendi denetçilerinizden beklediğiniz aynı yapıyı isteyin: düzeltme, kök neden, kalıcı faaliyet, etkinlik doğrulaması. Gelen cevap "personel uyarıldı" ise geri gönderin; neyin kabul edilebilir olduğunu bulgu cevabı yazımızdaki ölçütlerle anlatın. Şikâyetlerde 8D formatını istiyorsanız, denetim bulgularında da aynı formatı isteyebilirsiniz.
Kapanış kararını denetimi yapan kişi versin. Satın almanın "tedarikçi cevap verdi, kapatalım" demesiyle kapanan bulgular, bir yıl sonra aynı denetimde aynı maddeyle karşınıza çıkıyor. Kapatma için kanıt isteyin ve mümkünse bir sonraki sevkiyatta ya da bir sonraki ziyarette doğrulayın.
Terminleri de gerçekçi verin. Otuz günde kapanamayacak bir yatırım maddesine otuz gün yazarsanız, tedarikçi ya gerçekçi olmayan bir taahhüt verir ya da o maddeyi görmezden gelir. İki aşamalı termin işe yarıyor: geçici önlem için kısa, kalıcı çözüm için uzun bir tarih. Böylece risk hemen kontrol altına alınıyor, kalıcı çözüm de takvimde kalıyor.
QMS'te tedarikçi denetimi kaydı
Denetimin çıktısı bir Excel dosyası olarak birinin masaüstünde duruyorsa, o denetim bir yıl sonra yok sayılır. Kayıt, tedarikçi kartına bağlı olarak kendi kalite yönetim yazılımınızda durmalı: denetim tarihi, denetçi, puan, sınıf, bulgular, terminler ve kanıtlar. Böylece bir sonraki denetime giderken geçen turun bulguları ekranda geliyor ve ilk yarım saati onların etkinliğini doğrulayarak geçiriyorsunuz.
Denetim kayıtları, performans verisi ve düzeltici faaliyetler aynı yerde durduğunda puan geçmişi tedarikçi kartında yıl yıl okunabiliyor ve eğilim tek bakışta görülüyor. Bu, otuz tedarikçisi olan bir firma için yazılım şart demek değil; düzgün kurulmuş tek bir paylaşımlı tablo da iş görür. Ölçüt şu: geçen yılki bulguları beş dakikada ekrana getirebiliyor musunuz? Getiremiyorsanız tedarikçi denetimi kontrol listesi ne kadar iyi olursa olsun, denetimleriniz her yıl sıfırdan başlıyor demektir. Karşı taraftan bakmak isterseniz müşteri denetimi yazımız ve genel çerçeve için denetim yönetimi sayfamız elinizin altında dursun.