İSG uzmanı dizüstünü açıp risk değerlendirme tablosunun son hâlini gösteriyor: pres bölümündeki el sıkışma riski için skor 12'den 4'e inmiş, koruyucu kafes takılmış. Denetçi başını kaldırıp bölümün panosunu işaret ediyor; orada asılı nüsha bir yıl öncesine ait ve skor hâlâ 12. ISO 45001 risk değerlendirme çalışmasının en sık kırıldığı yer burası: güncelleme yapılıyor, sahaya ulaşmıyor.
Tehlike belirleme ve risk değerlendirme: standardın çizdiği sınır
ISO 45001'in 6.1.2 maddesi iki ayrı işi tarif eder: tehlikelerin belirlenmesi (6.1.2.1) ve İSG risklerinin değerlendirilmesi (6.1.2.2). Standart size bir puanlama yöntemi dayatmaz; ister 5x5 matris kullanın, ister Fine-Kinney, ister başka bir yöntem. İstediği şey yöntemin önceden tanımlanmış olması, sürekli aynı şekilde uygulanması ve sonuçların dokümante edilmesidir. Yani skorun kendisi değil, skora nasıl vardığınız denetlenir.
İkinci önemli madde 8.1.2. Risk azaltmada kontrol hiyerarşisine uymanızı ister: önce tehlikeyi ortadan kaldırmak, sonra daha az tehlikeliyle ikame etmek, ardından mühendislik kontrolleri, sonra idari kontroller ve en sonda kişisel koruyucu donanım. Uygulamada en sık gördüğüm eksiklik, her riske doğrudan "KKD kullanılacak" yazılması. Bu, hiyerarşinin en alt basamağına atlamak demek ve denetçi bunu hemen fark eder.
Yenileme ne zaman zorunlu olur
Türkiye'de çalışan bir işletme için iki ayrı çerçeve aynı anda geçerli: standardın beklentisi ve mevzuatın süreleri. İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, tehlike sınıfına göre azami yenileme süresi belirler. Bunlar üst sınırdır, hedef değil. Asıl yenileme sebebi süre dolması değil, sahada bir şeyin değişmesidir.
| Tetikleyici | Yenileme kapsamı | Tipik süre |
|---|---|---|
| Az tehlikeli sınıf — süre dolumu | Tüm tablo | En geç 6 yılda bir |
| Tehlikeli sınıf — süre dolumu | Tüm tablo | En geç 4 yılda bir |
| Çok tehlikeli sınıf — süre dolumu | Tüm tablo | En geç 2 yılda bir |
| İş kazası veya meslek hastalığı | İlgili bölüm ve benzer tehlikeler | Olaydan hemen sonra |
| Yeni makine, hat veya kimyasal | İlgili istasyon | Devreye alma öncesi |
| Yerleşim veya süreç değişikliği | Etkilenen alanlar | Değişiklik öncesi |
| Mevzuat değişikliği | İlgili tehlike başlıkları | Yürürlük tarihine kadar |
Tabloda görülmeyen bir tetikleyici daha var ve en çok atlanan o: ramak kala bildirimi. Ramak kala, gerçekleşmemiş bir kaza demektir; yani riskin skoru düşündüğünüzden yüksek demektir. Bildirim geldiğinde ilgili satırı açıp yeniden puanlamak gerekir. Bu bağı nasıl kuracağınızı ramak kala kayıtları yazımızda ayrıntılı anlattık.
Risk değerlendirme tablosunu tek bir dev dosya olarak tutmayın; bölüm bazında ayırın. Sebebi pratik: pres bölümünde bir değişiklik olduğunda 400 satırlık dosyanın tamamını revize etmek zorunda kalıyorsunuz ve revizyon numarası her seferinde tüm işletmeyi etkiliyor. Bölüm bazında ayrılmış tablolarda yalnızca ilgili bölümün nüshası değişiyor; revizyon başına toplanıp yenilenmesi gereken kâğıt sayısı bir avuca iniyor. Ayırma işini bir kerede yapmayın, bölüm bölüm ilerleyin; her bölümün nüsha sayımını da o sırada tutun.
Skoru düşürmek değil, kontrolü kanıtlamak
Risk skoru güncelleme işinin özü tek cümlede toplanır: skoru düşüren şey aldığınız önlemdir, kalemi eline alan kişi değil. Denetçi 12'den 4'e inen bir skorun karşısında önlemin uygulandığını gösteren kanıt arar. Mühendislik kontrolü için satın alma kaydı, montaj tarihi ve fotoğraf; idari kontrol için talimat revizyonu ve eğitim kaydı; kişisel koruyucu donanım için zimmet kaydı.
İSG risk değerlendirme formunun yapısını buna göre kurun. Klasik form üç blok taşır: mevcut durum skoru, alınacak önlem, önlem sonrası hedef skor. Dördüncü bir blok ekleyin: önlemin tamamlandığına dair kanıt ve tarihi. Bu blok doldurulmadan hedef skorun gerçek skora dönüşmemesi gerekir. Formu bu şekilde kuran işletmelerde denetimdeki "gösterin" sorusu on saniyede cevaplanıyor.
Bir başka yaygın hata da puanlama yöntemini yarı yolda değiştirmek. Üç yıl 5x5 matrisle çalışıp sonra Fine-Kinney'e geçen bir işletmede eski satırların skorları yeni satırlarla karşılaştırılamaz hâle geldi ve öncelik sırası anlamını yitirdi. Yöntem değiştirecekseniz tabloyu bir bütün olarak yeniden puanlayın, karışık bırakmayın. ISO 45001 risk değerlendirme çalışmasında tutarlılık, hassasiyetten daha değerli; kaba ama her yerde aynı uygulanan bir yöntem, ince ama tutarsız uygulanandan iyi sonuç veriyor.
Formda hangi kolonlar bulunmalı
ISO 45001 risk değerlendirme formunun içeriğini standart kolon kolon tarif etmez, ama denetimde sorulan soruların hepsini cevaplayabilen bir form aşağıdaki yapıya oturur. Bu tablo, üç farklı işletmede kullandığımız formların ortak paydası. Kolon sayısını daha da artırmak formu doldurulamaz hâle getiriyor; on iki kolonu geçen formlar sahada eksik dolduruluyor.
| Kolon | Ne yazılır | Neden gerekli |
|---|---|---|
| Bölüm / istasyon | Pres 3, kaynak hücresi 2 | Dağıtımın hedefini belirler |
| Faaliyet | Kalıp değişimi, malzeme besleme | Tehlikeyi işe bağlar |
| Tehlike | Sıkışma, sıcak yüzey, gürültü | Denetimde ilk aranan kolon |
| Etkilenen kişiler | Operatör, bakımcı, ziyaretçi | Alt işveren ve ziyaretçi atlanır |
| Mevcut kontroller | Kafes, sensör, talimat | Skorun dayanağı |
| Olasılık / şiddet / skor | Seçilen yöntemin değerleri | Önceliklendirme |
| Alınacak önlem | Hiyerarşiye göre tanımlı aksiyon | 8.1.2 beklentisi |
| Sorumlu / termin | İsim ve tarih | Takip edilebilirlik |
| Kanıt ve tamamlanma tarihi | Fatura, eğitim kaydı, foto | Skor düşüşünün ispatı |
| Kalan risk skoru | Önlem sonrası değer | Kabul edilebilirlik kararı |
Son kolon çoğu formda eksik. Kalan riskin kabul edilebilir olup olmadığına kimin karar verdiğini yazmazsanız, tablo bir liste olarak kalır ve karar kaydı üretmez. Kabul kararını işveren vekilinin onayına bağlayın; bu tek satır, ISO 45001 risk değerlendirme dosyanızı denetimde ciddi biçimde güçlendirir.
QDMS'te revizyondan panoya: dağıtımı kapatmak
Bu kategorideki yazılımlar Türkiye'de sık sık QDMS diye anılır; adın kaynağı Bimser'in aynı isimli ürünü. Hangi ürünü kullanırsanız kullanın, hatta işi paylaşımlı bir klasörle yürütüyor olun, İSG risk analizinin revizyon akışı değişmez: talep, hazırlama, onay zinciri, dağıtım. Dördüncü adımı ilk üçe bağlamayan her kurgu, giriş bölümündeki panoyu er ya da geç yeniden üretir.
Onay zinciri için üç adım yeter: hazırlayan iş güvenliği uzmanı, gözden geçiren bölüm sorumlusu, onaylayan işveren vekili. Zinciri uzatmak süreci yavaşlatıyor ve gecikmiş revizyon, hiç yapılmamış revizyondan daha tehlikeli; çünkü sahada "yeni tablo geliyor" diye beklenirken eski tabloya göre çalışılıyor. Onay süresine bir hedef koyun ve aşan revizyonları aylık listede ayrı gösterin; hedefi görünür kılmak, zinciri kısaltmaktan daha çok işe yarıyor.
Dağıtım adımında sistemin yapması gereken iş şu: yeni revizyon onaylandığında eski nüshanın nerede olduğunu söylemek ve geri toplama görevini açmak. Panoya asılan nüshaların kaydı yoksa bu iş yapılamaz. Kontrollü nüsha mantığının nasıl kurulduğunu doküman yönetimi sayfamızda anlattık; İSG dokümanları için de aynı mantık geçerli.
Dağıtımı hafifletmenin bir yolu daha var: sahaya tablonun tamamını değil, o bölüme ait özet kartı asmak. Operatörün ihtiyacı olan bilgi, tehlike ve alınması gereken önlemdir; olasılık ve şiddet puanlarına bakmaz. Tek sayfalık özet kartı ile ana tabloyu aynı revizyon numarasına bağlayın, ikisi birlikte değişsin. Bu düzeni kurduğumuz bir işletmede panoya asılan kâğıt dört sayfadan bir sayfaya indi ve okunma oranı gözle görülür şekilde arttı; vardiya başı toplantılarında karta bakılır oldu.
Aksiyonlar tabloya bağlı yaşamalı
Risk değerlendirme tablosunun en çok görmezden gelinen kolonu "alınacak önlem" kolonudur. Tabloya yazılır, sorumlu ve termin girilir, sonra kimse takip etmez. Bir yıl sonra tabloyu açtığınızda aynı önlemin hâlâ açık olduğunu görürsünüz. Çözüm, önlemi satır içinde bırakmamak. Tabloya yazılan her önlem, kendi numarası ve termini olan bağımsız bir kayda dönüşmeli; tablodaki satır ise o kayda işaret eden bir bağlantı olmalı. Böyle kurulduğunda tablo bir vaat listesi değil, açık işlerin haritası hâline gelir.
Bu kayıtların nerede duracağı da bir tercih. Ayrı bir İSG listesinde tutarsanız bakım şefi iki farklı yerden iş alır ve hangisine baktığını kendisi seçer. Kalite tarafındaki düzeltici faaliyet havuzunu kullanırsanız önlem, kaynağı ne olursa olsun aynı sırada ilerler. Hangi rakamın doğru olduğu tartışması da böylece hiç başlamaz; o tartışmanın nasıl büyüdüğünü İSG yazılımı mı QMS modülü mü yazımızda ayrıca ele aldık.
Çalışan katılımını kayda geçirmek
ISO 45001'in en ayırt edici maddelerinden biri 5.4: çalışanların danışılması ve katılımı. Risk değerlendirmesi bu maddenin en somut uygulama alanıdır. Tehlikeleri masabaşında listeleyip tabloyu doldurmak, standardın istediği şey değil. O istasyonda çalışan kişinin görüşünün alınması ve bunun kayıt altına alınması gerekir.
Kayıt için karmaşık bir form gerekmiyor. Saha turunda hangi tarihte, hangi istasyonda, kimlerle konuşulduğunu gösteren imzalı bir tutanak yeterli. Bu tutanağı revizyon kaydının ekine koyun. Denetimde "çalışan katılımını nasıl sağladınız" sorusuna verilecek en iyi cevap, tabloyu değiştiren bir çalışan önerisini göstermektir. Bir işletmede kaynak bölümündeki duman emiş konumunu operatörün önerisiyle değiştirmiştik; o tek örnek, denetimin katılım başlığını tamamen kapattı.
Denetçinin risk değerlendirmede izlediği yol genelde şudur: sahaya iner, gözüne çarpan bir tehlike seçer ve tabloda arar. Tabloda yoksa tehlike belirleme süreci sorgulanır. Varsa skoruna bakar, sonra önlemin uygulanıp uygulanmadığını sahada kontrol eder. Üçüncü adımda panodaki nüshanın revizyon numarasını sistemdekiyle karşılaştırır. Bu üç adımın hepsini geçen bir tablo, denetimin İSG bölümünü büyük ölçüde kapatır. En sık takıldığı yer üçüncü adımdır ve bu, dağıtım kaydı tutulmadığı için olur.
Nereden başlamalı
Elinizde dağınık bir tablo varsa sıfırdan yazmayın; mevcut tabloyu bölümlere ayırıp revizyon numarası verin ve dağıtım kaydını bugünden itibaren tutmaya başlayın. Geriye dönük kayıt üretmeye çalışmak zaman kaybı ve denetimde de fark edilir. Sonraki adım 45001 risk kayıtlarını tetikleyicilere bağlamak: kaza, ramak kala, yeni ekipman ve mevzuat değişikliği olduğunda ilgili satır otomatik gözden geçirmeye düşsün.
Mevzuat tarafını da unutmayın; bir yönetmelik değişikliği tabloyu doğrudan etkileyebilir. Yasal şartlar listesini güncel tutmanın yöntemini ayrı bir yazıda anlattık. Risk yönetiminin genel çerçevesi için de risk yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz.
Yazılım sorusu bu sıranın sonunda gelir, başında değil. Tek bölümlü, tek vardiyalı bir atölyede kontrollü bir tablo ve düzgün tutulan bir dağıtım listesi bütün bu düzeni taşıyabiliyor. İhtiyaç, bölüm sayısı arttıkça ve aynı tehlike birden fazla bölümde tekrarlamaya başladıkça doğuyor: o noktadan sonra hangi bölümde hangi revizyonun asılı olduğunu hatırlamak bir kişinin işi olmaktan çıkıyor. Kendi eşiğinizi ölçmenin yolu da basit — son revizyonda kaç panoya çıkıldığını ve o turun kaç gün sürdüğünü not edin. İki günü aşıyorsa dağıtımı elle yürütmenin sınırına gelmişsiniz demektir.