Aylık yönetim toplantısında projeksiyon açılır, hurda grafiği ekrana gelir ve en yüksek çubuğun altındaki etiket "Diğer" yazar. Toplam hurdanın yüzde 38'i tek bir tanımsız kutuya düşmüştür. Odadaki herkes grafiğe bakar, kimse bir şey söylemez ve toplantı bir sonraki maddeye geçer. O grafik aylardır aynı grafiktir; yani firma aylardır neyi düzelttiğini bilmemektedir. Pareto analizi nasıl yapılır sorusunun cevabı grafiği çizmekle başlamaz, o "Diğer" kutusunu parçalamakla başlar.
Pareto neden işe yarar, ne zaman yaramaz
80/20 kalite analizi basit bir gözleme dayanır: problemlerin küçük bir bölümü kayıpların büyük bölümünü üretir. Yirmi hata kodunuz varsa bunların üç ya da dördü genelde toplamın yüzde 70-80'ini tutar. Bu oran bir doğa kanunu değil, ama otomotiv yan sanayide onlarca hattın verisine baktığımda neredeyse her seferinde bu civarda çıktı.
Pareto'nun işe yaramadığı bir durum da var: dağılım düzse. Sekiz hata kodunun her biri yüzde 11-13 aralığındaysa grafik size öncelik vermez. Bu tabloyla karşılaşırsanız iki ihtimalden birindesiniz. Ya kodlarınız çok geniş tanımlıdır ve gerçek problemler birbirine karışmıştır, ya da sisteminizde baskın tek bir problem yoktur ve iş genel bir süreç yeterliliği çalışmasına döner. İlk ihtimal, gördüğüm vakaların büyük çoğunluğuydu.
Adım 1: Veriyi tek kaynaktan çekin
İlk iş, veriyi nereden aldığınıza karar vermek. Hurda fişi, ret raporu, iade formu ve son kontrol kaydı aynı olayı farklı isimlerle sayıyorsa toplam şişer. Bir yerde gördüğüm en kötü örnek şuydu: aynı parça hem hurda fişinde hem tashih kaydında görünüyordu, dolayısıyla o hata kodu iki kez sayılıyor ve Pareto'nun en üstüne çıkıyordu. Gerçekte üçüncü sıradaydı.
Kaynak seçerken tek kural var: bir olay bir kez sayılsın. Hurda analizi yapıyorsanız yalnızca hurda kaydını alın, tashihi ayrı bir Pareto'da inceleyin. Dönemi de baştan sabitleyin. Üç ay çoğu hat için yeterli; düşük hacimli ya da mevsimsel işlerde altı ay almak daha güvenlidir. Dönemi analiz sırasında değiştirmek, sonucu istediğiniz yere çekmenin en kolay yoludur ve en sık düşülen tuzaktır.
Adım 2: "Diğer" kutusunu parçalayın
Hata kodu kırılımı Pareto'nun kalbidir. Grafik ancak kodlar kadar iyi olur. Sahada gördüğüm tipik kod listeleri şöyle bozulur: liste ilk kurulduğunda on iki kod vardır, zamanla yeni problemler çıkar ama kod açmak yerine "Diğer" işaretlenir, iki yıl sonra "Diğer" toplamın üçte biridir.
Düzeltme yolu can sıkıcı ama kısa. Son üç ayın "Diğer" kayıtlarını dökün, açıklama alanını okuyun ve elle gruplayın. Genelde 200-300 kaydı okumak bir kişinin yarım gününü alır. Sonunda dört ya da beş yeni kod çıkar, birkaç kayıt gerçekten tekil kalır. Yeni kodları listeye ekleyin ve her kodun tanımını tek cümleyle yazın: "kaynak gözenekliliği — dikişte gözle görülür boşluk". Tanımı yazılmayan kod, altı ay içinde yeniden "Diğer"e dönüşür.
Bir sınır koyun ve buna sadık kalın: "Diğer" kalemi toplamın yüzde 5'ini geçmesin. Geçtiği ay grafiği çizmeyin, kodları düzeltin. Bu tek kural, kalite verisi önceliklendirme işinin yarısını halleder.
Adım 3: Hesabı kurun — yüzde ve kümülatif
Hesap dört kolondan ibarettir: hata kodu, adet, yüzde, kümülatif yüzde. Kodları adede göre büyükten küçüğe sıralayın, "Diğer"i sıralama dışında en alta koyun. Yüzdeyi adedi toplama bölerek bulun, kümülatifi yukarıdan aşağı toplayarak yürütün. Aşağıda bir sac metal parça hattının üç aylık hurda verisi var; bir pareto grafiği örneği kurarken tablonun bu hâlde olması yeterlidir.
| Hata kodu | Adet | Yüzde | Kümülatif |
|---|---|---|---|
| Kaynak gözenekliliği | 1.520 | %31,3 | %31,3 |
| Kesim çapağı | 1.010 | %20,8 | %52,1 |
| Delik pozisyonu ölçü dışı | 720 | %14,8 | %66,9 |
| Yüzey çiziği | 540 | %11,1 | %78,0 |
| Boya akması | 390 | %8,0 | %86,0 |
| Kaynak sıçrantısı | 280 | %5,8 | %91,8 |
| Eksik parça | 210 | %4,3 | %96,1 |
| Diğer | 190 | %3,9 | %100,0 |
Bu tabloda ilk üç kod toplamın yüzde 66,9'unu tutuyor. Yani üç problemi çözerseniz hurdanın üçte ikisini adreslemiş olursunuz. Grafikte çubuklar adedi, çizgi kümülatifi gösterir; kümülatif çizginin yüzde 80'i kestiği yer "buraya kadar" sınırınızdır. Bu örnekte sınır dördüncü kodun içinden geçiyor, dolayısıyla ilk dört koda bakmak mantıklı olur.
Grafiği çizmeden önce bir saatinizi şuna ayırın: ilk üç kodun ham kayıtlarından rastgele beşer tane seçip vardiya amiriyle birlikte okuyun. Kaydın açıklaması ile seçilen kodun uyuşup uyuşmadığına bakın. Bu kontrolü yaptığım hemen her firmada en az bir kod yanlış kullanılıyordu — genelde operatörün ekrandaki listede ilk gördüğü kodu seçmesi yüzünden. On beş kaydı okumak, üç aylık analizi yeniden yapmaktan ucuzdur.
Adım 4: Adet mi, maliyet mi?
Aynı veriyle iki farklı Pareto çizilebilir ve ikisi çoğu zaman farklı sıra verir. Adet Pareto'su hattı en çok durduran problemi, maliyet Pareto'su parayı en çok yakan problemi gösterir. Aşağıdaki tablo aynı üç aylık veriyi iki eksende sıralıyor; maliyet sütununda parça başına kayıp katsayısı kullanıldı, çünkü boyalı ve montajlı parçanın hurda bedeli ham sacla aynı değil.
| Hata kodu | Adet sırası | Kayıp katsayısı | Maliyet sırası |
|---|---|---|---|
| Kaynak gözenekliliği | 1 | 2,4 | 1 |
| Kesim çapağı | 2 | 1,0 | 4 |
| Delik pozisyonu ölçü dışı | 3 | 2,1 | 2 |
| Yüzey çiziği | 4 | 1,2 | 5 |
| Boya akması | 5 | 3,8 | 3 |
Kesim çapağı adette ikinci, maliyette dördüncü; boya akması adette beşinci, maliyette üçüncü. Sebebi açık: boya akması, üzerine bütün işçilik yüklenmiş bir parçayı hurdaya atar. Yönetim kuruluna bütçe isteyecekseniz maliyet sıralamasını, hat içinde operatörün yükünü azaltacaksanız adet sıralamasını kullanın. İkisini birleştirip tek grafik yapmaya çalışmak yalnızca kafa karıştırır.
Adım 5: Pareto'dan aksiyona geçmek
Grafiğin kendisi hiçbir şey düzeltmez; sadece nereye bakacağınızı söyler. İlk sıradaki kod belirlendikten sonra iş kök neden analizi tarafına geçer. Müşteriye giden ya da tekrar eden bir problemse 8D disiplini kurmak, iç kaynaklı ve sınırlı bir problemse doğrudan düzeltici faaliyet açmak yeterli olur. Burada sık yapılan hata, Pareto'nun ilk üç kalemine birden aksiyon açıp üçünü de yarım bırakmaktır. Bir çeyrekte tek bir kalemi gerçekten kapatmak, üç kalemi kıpırdatmaktan iyidir.
Aksiyonun işe yarayıp yaramadığını da yine aynı grafikle ölçün. Üç ay sonra Pareto'yu yeniden çizin ve o kodun adedine bakın. Düştüyse sıralama değişir ve ikinci kod başa geçer; düşmediyse kök neden yanlıştı demektir. Bu döngü kurulduğunda pareto analizi nasıl yapılır meselesi eğitim salonundan çıkar, aylık rutinin içine yerleşir.
Aynı veriyi ikinci kez bölmek
Pareto'nun en az kullanılan ama en çok kazandıran özelliği katmanlamadır. İlk grafiği çizip birinci kodu belirledikten sonra durmayın; yalnızca o kodun kayıtlarını alıp ikinci bir Pareto çizin. Bu sefer ekseni hata kodu değil, başka bir değişken yapın: hat, tezgâh, vardiya, operatör, tedarikçi partisi, haftanın günü. Sorunun nerede yoğunlaştığı çoğu zaman burada ortaya çıkar.
Kaynak gözenekliliği örneğine dönelim. Toplam 1.520 adedin hattlara göre dağılımına baktığımızda 1.180'i tek bir kaynak hücresinden geliyordu. Vardiyaya böldüğümüzde bu 1.180'in 890'ı gece vardiyasındaydı. Üç grafik sonunda problem "kaynak gözenekliliği" olmaktan çıkıp "3 numaralı hücrede gece vardiyasında gaz debisinin düşmesi" hâline geldi. Birinci tanımla bir kök neden çalışması aylar sürer; üçüncü tanımla iki günde biter.
Katmanlama yaparken bir uyarı: alt gruplarda veri hızla azalır. 1.520 adet üç kez bölündüğünde her hücrede birkaç yüz kayıt kalır ve bu hâlâ konuşulabilir bir sayıdır, ama dördüncü bölmede tesadüf konuşmaya başlar. Kabaca elli kaydın altına indiğinizde grafik çizmeyi bırakıp kayıtları tek tek okumaya geçin. Bir de katmanlamayı önceden planlayın: hurda kaydında hat, vardiya ve tezgâh alanları doldurulmuyorsa bu analizi hiç yapamazsınız. Kayıt formundaki üç zorunlu alan, sonradan yapacağınız bütün analizin sınırını belirliyor.
En sık yapılan beş hata
Birincisi dönemi analiz sırasında değiştirmek. İkincisi "Diğer" büyükken grafiği çizmek. Üçüncüsü farklı kaynakları toplayıp aynı olayı iki kez saymak. Dördüncüsü kümülatif çizgiyi yüzde 80'de kesip beşinci kalemi hiç okumamak; bazen beşinci kalem müşteriye giden tek problemdir ve öncelik ondadır. Beşincisi, grafiği kalite biriminin hazırlayıp üretime sunması. Kodları operatör giriyorsa Pareto'yu vardiya amiriyle birlikte okumadığınız sürece veriye kimse sahip çıkmaz.
Bir de altıncısı var, listeye girmiyor ama en pahalısı: Pareto'yu yalnızca hurdada kullanmak. Aynı hesap müşteri şikâyetinde, iç denetim bulgularında, duruş sürelerinde ve tedarikçi retlerinde de çalışır. Şikâyet kayıtlarını hata koduna göre çektiğinizde çıkan tablo çoğu zaman hurdadan daha öğreticidir, çünkü orada müşterinin gördüğü problemler vardır.
Denetimde Pareto grafiği gösterdiğinizde ilk soru grafiğin kendisi hakkında olmayacak: "Bu grafikteki birinci kalem için ne açtınız?" olacak. İkinci soru da hazır bekler: "Bir önceki dönemin birinci kalemi neydi, şimdi kaçıncı sırada?" İki soruya da kayıtla cevap verebiliyorsanız veri analizi ve iyileştirme tarafı temiz geçer. Grafik güzel ama arkasında açılmış tek bir faaliyet yoksa, denetçi bunu analiz değil raporlama sayar ve haklıdır.
İlk analizinizi bir günde bitirmek
Hiç yapmadıysanız işi büyütmeyin. Pareto analizi nasıl yapılır, tek günlük bir çalışmayla öğrenilir; iş şu sırayla yürür. Sabah, son üç ayın hurda kayıtlarını tek bir tabloya dökün; hangi kaynaktan aldığınızı bir kenara not edin. Ardından hata kodu sütununu sıralayıp adetleri toplayın ve "Diğer" kaleminin toplam içindeki payına bakın. Yüzde 5'in üstündeyse öğleye kadar o kayıtları okuyup gruplayın; altındaysa doğrudan hesaba geçin.
Öğleden sonra yüzde ve kümülatif sütunlarını doldurun, grafiği çizin ve ilk üç kodun ham kayıtlarından beşer tane seçip vardiya amiriyle okuyun. Gün bitmeden tek bir şey yapın: birinci koda bir aksiyon açın, sorumlusunu ve terminini yazın. Grafiği çizip aksiyon açmadan biten bir gün, ertesi gün unutulur.
İkinci turda işi kolaylaştıracak iki hazırlık var. Birincisi hata kodu listesini düzeltmek; ilk analizde bulduğunuz yeni kodları kayıt formuna ekleyin ve tanımlarını yazın. İkincisi kayıt formuna hat, vardiya ve tezgâh alanlarını zorunlu yapmak. Bu iki hazırlık yapıldığında üç ay sonraki analiz yarım güne, altı ay sonraki analiz bir saate iner. Pareto analizi nasıl yapılır, yıllar içinde değişen bir konu değil; değişen tek şey, veriyi hazır bulup bulmadığınız. Kayıtlarınız zaten düzgünse grafiği kim çizerse çizsin aynı sonuç çıkar, düzgün değilse iki kişi iki farklı grafik üretir ve toplantı yine sayı tartışmasına döner.
Bunu her ay yeniden kurmamak için
Pareto'nun asıl maliyeti hesapta değil, veriyi derlemekte. Hurda fişleri kağıttan giriliyorsa her ay aynı üç gün gider: fişleri toplamak, tabloya işlemek, kodları düzeltmek. Kayıtlar tek bir veri tabanında tutulduğunda grafik hazır durur ve toplantıda tartıştığınız şey verinin doğruluğu değil aksiyonun kendisi olur. PaKalite'de hurda ve uygunsuzluk kayıtları aynı yerde tutulduğu için kırılım hata koduna, hatta, vardiyaya ve tedarikçiye göre anında alınabiliyor; bu da grafik hazırlamak yerine grafiği okumaya vakit bırakıyor.
Bunu bir yazılım gerekçesi gibi okumayın. Ayda otuz kırk hurda kaydı tutan bir atölyede kayıtları tabloya yazıp üç ayda bir sıralamak hem yeterli hem daha hızlı. Sıkıntı kayıt sayısı arttığında değil, aynı veriyi üç ayrı eksende — müşteri, hat, tedarikçi — göstermeniz istendiğinde başlıyor; o noktada elle hazırlanan grafik hep bir hafta geriden geliyor. Ölçüm tarafında verinin güvenilirliğinden emin değilseniz, Pareto'ya başlamadan önce ölçüm sistemi analizi yaptığınızdan emin olun; yanlış ölçülen bir karakteristik en düzgün grafiği bile yanlış yere baktırır. Çıkan önceliklerin şirket hedeflerine bağlanması için de kalite hedefleri yazımız işinizi görür.