Tedarikçi Dosyasını Kim Doldurur? QMS'te Görev Paylaşımı

Denetimin ikinci günü, öğleden önce. Denetçi onaylı tedarikçi listesinden bir isim seçti ve o tedarikçinin dosyasını istedi. Kalite sözleşmesi satın almanın klasöründeydi, PPAP dosyası kalitenin sunucusunda, geçen yıl yapılan tedarikçi denetiminin raporu ise kimsede yoktu. Yirmi dakikada üç kişi ayağa kalktı ve toplanabilen belgeler yine eksikti. Sorun tedarikçi dosyası içeriği konusunda anlaşamamak değildi; dosyanın sahibinin belli olmamasıydı.

Sahibi olmayan dosya asla tamamlanmaz

Ortak sorumluluk kulağa güzel gelir, uygulamada boşluk üretir. İki kişinin birden sorumlu olduğu bir dosyada eksik belge iki kişi arasında salınır ve kimse üzerine almaz. Sahada işe yaradığını gördüğüm kural şu: dosyanın bir sahibi olur, her satırın da ayrı bir sorumlusu olur. Sahip dosyanın tamlığından, satır sorumlusu o belgeden hesap verir.

Sahipliği kime vereceğiniz firmanın yapısına göre değişir. Satın alma ekibi güçlü ve düzenliyse dosya sahipliğini oraya verin, kalite yalnızca teknik içeriği onaylasın. Satın alma tek kişilikse ve zaten boğulmuşsa sahiplik kalitede kalsın. Yanlış olan tek şey, sahipliğin hiç konuşulmaması.

Sahiplik kararını yazarken tek bir ekleme yapın: dosya sahibi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında yerine kim bakacak? Bu soruyu bir kere cevaplayan firmalarda dosyalar yaz döneminde bozulmuyor. Cevabı olmayan firmalarda ise ağustos ayında gelen belgeler kimsenin gelen kutusunda bekliyor ve eylülde kimse onları aramıyor.

Tedarikçi dosyası içeriği: on iki belgelik omurga

Aşağıdaki tablo, otomotiv ve metal işleyen firmalarda kurduğumuz dosya yapısının ortak omurgasıdır. Sektörünüze göre satır eklersiniz; malzeme beyanı, çevre belgesi ya da özel proses yeterlilik kaydı gibi. Ama on iki satırın altına düşen bir dosya denetimde zorlanıyor.

Tabloyu kurarken dikkat edilecek nokta üçüncü kolondur. Yenileme sıklığı yazılmayan bir belge, bir kez yüklendikten sonra kimsenin bakmadığı bir ek dosyaya dönüşüyor. Tedarikçi dosyası içeriği doğru olsa bile içindeki belgelerin yarısı süresi geçmişse dosya sizi denetimde korumaz.

Yeni tedarikçi mi, mevcut tedarikçi mi? İki ayrı akış

Belge listesi aynı olsa da akış farklı olmalı. Yeni bir tedarikçide sıra bellidir: bilgi formu ve anket gelir, sistem belgesi kontrol edilir, gerekiyorsa yerinde denetim yapılır, sözleşmeler imzalanır ve ancak bundan sonra statü onaylıya çekilir. Bu sıra bozulduğunda dosya hep eksik kalıyor, çünkü tedarikçi işi aldıktan sonra belge gönderme motivasyonunu kaybediyor. Belgeyi isteyeceğiniz en verimli an, teklifin değerlendirildiği andır.

Mevcut tedarikçide ise iş belge toplamaktan çok belge tazelemeye dönüşür. Burada işe yarayan yöntem, tazelemeyi yıllık statü değerlendirmesine bağlamaktır. Yılda bir kez her tedarikçinin dosyası açılır, süresi geçen belgeler işaretlenir, performans karnesi okunur ve tek bir karar verilir: onaylı devam, şartlı devam ya da liste dışı. Bu üç seçenekli karar sistemi, yılda iki gün sürer ve tedarikçi dosyası içeriğini bir yıl boyunca ayakta tutar.

Adım adım kurulum: altı hafta yeter

Sıfırdan kurarken izlediğim yol şu. Birinci hafta: belge listesini yukarıdaki gibi tek sayfaya yazın ve satın alma müdürüyle birlikte sorumluları doldurun. İkinci hafta: mevcut tedarikçileri risk sınıfına ayırın; kritik, normal ve düşük riskli olmak üzere üç sınıf yeter. Üçüncü hafta: kritik tedarikçilerin dosyalarını açın ve elinizde ne varsa yükleyin. Baştan eksiksiz olmasını beklemeyin, boşlukları görmek zaten amacın parçası.

Dördüncü hafta eksik listesi çıkar ve tedarikçilere tek bir e-postayla gider. Bu e-postayı satın alma göndersin, kalite değil; tedarikçi ticari muhatabına daha hızlı cevap veriyor. Beşinci hafta gelen belgeler yüklenir ve tamlık yüzdesi ilk kez ölçülür. Altıncı hafta normal riskli tedarikçilere geçilir. Düşük riskliler için kısaltılmış bir liste kullanın; bir kırtasiye tedarikçisinden PPAP istemenin kimseye faydası yok.

Süreli belgeleri hatırlatmaya bağlamak

Tedarikçi dosyasının en çok bozulan tarafı süreli belgelerdir. Sistem belgesi biter, sigorta poliçesi biter, kalibrasyon sertifikası biter ve kimsenin haberi olmaz. Her belge kaydına geçerlilik bitiş tarihi girilmeli ve sistem 60 gün kala sahibine hatırlatmalı. Takvim uygulamalarına kurulan hatırlatmalar işe yaramıyor, çünkü hatırlatmayı kuran kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında zincir kopuyor.

İkinci bir mekanizma daha öneriyorum: belge süresi dolduğunda tedarikçi statüsü otomatik olarak şartlıya düşsün. Statü düştüğü an satın alma ekranında görünür ve belge birkaç gün içinde gelir. Bu kuralı koyduğunuzda başlangıçta itiraz gelir, üç ay sonra kimse fark etmez. Aynı mantığı kendi iç dokümanlarınızda da kullanabilirsiniz; doküman yönetimi tarafındaki geçerlilik takibi de aynı prensiple çalışıyor.

Tamlık yüzdesi: eksik belgeyi görünür kılmak

Dosyanın tam olup olmadığını ölçmenin basit bir yolu var. Zorunlu satır sayısını paydaya, dolu satır sayısını paya koyun. Elde ettiğiniz yüzdeyi hem tedarikçi bazında hem sorumlu bazında raporlayın. İkinci kırılım kritik, çünkü eksiklerin kimde biriktiğini gösteriyor.

Bu tabloyu ilk çıkardığınızda ortalama genelde yüzde 60-70 bandında oluyor ve bu normaldir. Önemli olan üç ay sonra aynı tabloyu tekrar çıkarmak. Yükselmiyorsa sorun belge toplamada değil, sorumluluk tanımındadır. Tamlık yüzdesini yönetim gözden geçirme toplantısının gündemine koyun; orada okunan her rakam bir sonraki çeyrekte düzeliyor.

Tamlık yüzdesini hesaplarken bir tuzağa dikkat edin: dolu satır ile geçerli satır aynı şey değil. Süresi geçmiş bir sistem belgesi dosyada duruyor diye o satırı dolu saymak, size olduğundan iyi bir tablo gösterir. Hesabı yaparken geçerlilik tarihi geçmiş belgeleri boş kabul edin. İlk ay yüzdeniz düşer, buna hazırlıklı olun; ama gördüğünüz sayı gerçek olur ve gerçek sayı üzerinden verilen kararlar tutar.

Dosyayı bozan beş hata

Birincisi, dosyayı klasör mantığıyla kurmak. Sunucuda tedarikçi adıyla açılmış bir klasör dosya değildir; içinde ne olması gerektiğini söylemez, eksiği göstermez, süresi dolanı uyarmaz. İkincisi, belgeyi alıp ilgili parçayla ilişkilendirmemek. Onaylı parça listesi olmayan bir dosyada, tedarikçinin hangi parçayı hangi onayla sevk ettiği belirsiz kalıyor.

Üçüncüsü, denetim raporunu dosyaya koymamak. Denetim yapılmış, bulgular yazılmış ve rapor denetçinin bilgisayarında kalmış. Rapor dosyaya düşmüyorsa denetim yapılmamış sayılıyor. Dördüncüsü, dosyayı açıp bir daha bakmamak. Yılda bir kez, tedarikçi statü kararını verirken dosyanın tamamını gözden geçirin; bu gözden geçirme tedarikçi yönetiminin yıllık ritmini kuruyor.

Beşincisi zamanlamayla ilgili: dosyayı yalnızca denetim öncesinde açmak. Yılda bir kez, denetimden iki hafta önce toplanan belgeler dosyayı doldurur ama sistemi kurmaz. Denetçi de bunu görüyor; belgelerin yükleme tarihleri arka arkaya aynı haftaya düşüyorsa soru hemen geliyor. Dosyayı yıl boyunca canlı tutmanın maliyeti, denetim öncesi iki haftalık koşuşturmadan çok daha düşük.

Kim neyi yükler: sürtünmesiz dağılım

Görev paylaşımını tartışırken şu ilkeyi savunuyorum: belge listesinin yanına iki kolon açın, birine yükleyeni diğerine onaylayanı yazın. Tartışma çıktığında herkes aynı satıra bakar. Kural basit: belgeyi tedarikçiden isteyen kişi yüklesin, belgeyi değerlendiren kişi onaylasın. Böylece satın alma toplama işini, kalite karar işini yapar ve ikisi birbirinin işini beklemez. Yükleme ile onayın aynı kişide toplandığı yapılarda ise dosya hızlı dolar ama içerik denetlenmemiş olur.

PPAP dosyası bunun tipik örneğidir. Dosyayı tedarikçiden isteyip takip eden satın almadır, içeriğini inceleyip onaylayan kalitedir. PPAP onayı verilmeden parça seri üretime giremez; bu kuralın sistemde bir kilit olarak durması gerekiyor, hatırlatma olarak değil. Kilidin karşılığı sahada şudur: onaysız parça ambara girse bile üretime çıkamaz, çünkü stok kartı bloke durumdadır. Satın alma tarafının kaliteye dokunduğu diğer sekiz noktayı da satın almacının kalite sorumluluğu yazısında sıraladık.

Denetim günü dosyayı nasıl açarsınız?

Denetçi bir tedarikçi seçtiğinde tek ekranda görmek istediği şey şudur: bu tedarikçi kim, hangi parçaları veriyor, ne zaman onaylandı, son değerlendirmesi ne, açık bulgusu var mı, belgeleri güncel mi. Bu altı başlığı üç dakikada gösteremiyorsanız dosya yapınız denetime hazır değildir. Tedarikçi dosyası içeriği ne kadar zengin olursa olsun, dağınıksa denetimde işe yaramıyor.

Belge biriktirmek başlı başına bir amaç değil. Bir tedarikçi dosyasının varlık sebebi, o tedarikçiye güvenip güvenmeyeceğinize karar verebilmek. Dosyayı bu soruya cevap verecek şekilde kurun; on iki satır bunun için fazlasıyla yeterli. Otuz satırlık dosyalar genelde kimsenin okumadığı dosyalar oluyor.