Satın Almacının Kalite Sorumluluğu: QMS'te 9 Adım

Perşembe sabahı ambar rafında 12 palet sac duruyor. Satın alma iki hafta önce yeni bir tedarikçiden teklif almış, ton başına belirgin bir fark çıkmış ve sipariş açılmış. Malzeme geldi, giriş kalite sertifikayı istedi, gelen belgede istenen malzeme kalitesi yazmıyor. Ortada ne kötü niyet vardı ne de bir kural ihlali. Yalnızca satın alma kalite sorumluluğu hiçbir yerde tarif edilmemişti, onayın siparişten önce mi sonra mı geleceği hiç konuşulmamıştı.

Sipariş açıldıktan sonra kalite hep geç kalır

Bu tabloyu her fabrikada gördüm. Malzeme kapıya geldiğinde kalitenin elinde iki seçenek kalır: kabul etmek ya da üretimi durdurmak. Üçüncü bir yol yoktur, çünkü para ödenmiş, hat bekliyor ve teslim tarihi verilmiş durumdadır. Bu noktada verilen her karar taviz olur ve taviz alışkanlık üretir.

Sorunun çözümü kalite biriminde değil, siparişin açıldığı ekranda. Tedarikçi statüsü onaylı değilken sipariş açılamıyorsa bu tartışma hiç başlamaz. Satın almacıyı suçlamanın anlamı yok; onun ekranında "bu tedarikçi onaysız" yazan bir uyarı olmadığı sürece görevini fiyat ve termin üzerinden yapmaya devam eder. Kalite şartını sisteme koymak kalite biriminin işidir.

Satın alma kalite sorumluluğu tartışmasının en verimsiz hâli, olay olduktan sonra kimin suçlu olduğunu aramaktır. Verimli hâli ise şu soruyu sormaktır: bu kararın hangi ekranda, hangi anda ve hangi bilgiye bakılarak verilmesi gerekiyordu? Onaylı tedarikçi listesi satın almacının açtığı ekranda görünmüyorsa, listenin doğru olması hiçbir işe yaramaz.

Standart satın almadan tam olarak ne istiyor?

ISO 9001'in 8.4 maddesi, dışarıdan tedarik edilen ürün ve hizmetlerin şartlara uygun olmasını güvence altına almanızı ister; tedarikçileri değerlendirmek, seçmek, performanslarını izlemek ve yeniden değerlendirmek bu maddenin içindedir. 8.4.3 maddesi ise tedarikçiye hangi bilgilerin verileceğini sayar: ürün ve proses şartları, onay şartları, personel yeterliliği ve kuruluşun tedarikçi performansını nasıl kontrol edeceği. Yani sipariş formunun içeriği bir kalite şartıdır, ticari tercih değil.

Otomotivde iş biraz daha sıkılaşıyor. IATF 16949 8.4.1.2 maddesi belgelendirilmiş bir tedarikçi seçim süreci ister ve bu sürecin risk değerlendirmesi, teslimat ve kalite performansı ile kalite yönetim sistemi durumunu içermesini bekler. 8.4.2.4 maddesi tedarikçi performansının izlenmesini şart koşar. İkisini birlikte okuduğunuzda ortaya şu çıkıyor: tedarikçiyi kim seçiyorsa, onu izleme yükümlülüğünün de bir ucundan tutuyor.

Dokuz adım ve her adımın QMS karşılığı

Aşağıdaki tabloyu görev tanımı tartışmalarında masaya koymak için hazırladım. Satır sayısı dokuz, çünkü uygulamada satın almanın kaliteye dokunduğu yer tam olarak dokuz noktada kesişiyor. Sütunlardan biri kararı verecek kişiyi, diğeri o kararın nerede kayıt altına alındığını gösteriyor.

Adım 1-3: aday tedarikçiden onaylı tedarikçiye

Tedarikçi seçim kriterleri kalite tarafından belirlenip satın alma tarafından uygulandığında sistem çalışıyor. Puanlama tablosuna fiyat, termin, sistem belgesi, teknik yeterlilik, kapasite ve geçmiş performans girer. Fiyata verilen ağırlık yüzde elliyi geçtiği anda geri kalan kriterler süs hâline gelir; bunu birçok firmanın puanlama tablosunda gördüm. Ağırlıkları yılın başında birlikte belirleyin ve yıl içinde değiştirmeyin.

Onay kararının kalitede olması gerektiğini savunuyorum, ama kararın gerekçesini satın almanın hazırlaması şartıyla. Kalite tek başına tedarikçi arayamaz, satın alma tek başına onay veremez. Bu ikili yapı tedarikçi yönetiminin omurgasıdır ve doğru kurulduğunda geri kalan altı adım kendiliğinden yerine oturur.

Adım 4-6: sipariş şartları, numune onayı, değişiklik bildirimi

Satın alma siparişinin üzerinde teknik resim numarası ve revizyonu, malzeme kalitesi, sertifika tipi, ambalaj şartı, etiket bilgisi ve kabul kriteri yazmıyorsa tedarikçi kendi yorumuyla üretir. Yorum yapılan her alan bir gün uygunsuzluk olarak geri gelir. Sipariş şablonuna bu alanların zorunlu hâle getirilmesi bir günlük iştir ve yıllarca kazandırır.

Numune onayı otomotivde PPAP ile yürür ve kararı kalite verir. Ama PPAP dosyasını isteyecek, hatırlatacak ve tedarikçiyi süreye bağlayacak olan satın almadır. Bu ayrım net değilse dosya hiç gelmez ya da eksik gelir. Altıncı adım en çok atlanan maddedir: tedarikçinin proses, malzeme veya yer değişikliğini önceden bildirme yükümlülüğü. Sözleşmeye tek cümleyle yazılır, yazılmadığında ise haber vermeden değişen bir proses yüzünden altı ay sonra hattınız durur.

Adım 7-9: giriş kalite, sapma ve karne

Giriş kalitede uygunsuzluk çıktığında rollerin karışmaması gerekir. Kalite malzemeyi bloke eder ve kaydı açar; tedarikçiyle konuşan, iade ya da sapma kararını yürüten ve düzeltici faaliyet talebini gönderen satın almadır. İki taraf da tedarikçiyi ayrı ayrı ararsa tedarikçi hangi mesajı ciddiye alacağını kendisi seçer, genelde de yumuşak olanı seçer.

Sapma kararı ayrı bir başlık. Malzeme tam şartı karşılamıyor ama üretim bekliyorsa verilen izin yazılı olmalı, süreli olmalı ve miktarla sınırlanmalı. Süresiz sapma izni, kabul kriterini fiilen değiştirir. Talep edilen düzeltici faaliyetin kapanışını da satın alma takip eder; kalite yalnızca etkinliği doğrular.

Dokuzuncu adım karne. Aylık ya da üç aylık tedarikçi karnesinde PPM, termin uyumu, açık DÖF sayısı ve doküman eksiği görünmeli. Karnenin okunmadığı firmalarda tedarikçi performansı yıllarca aynı kalır. Karnenin okunduğu firmalarda ise düşük puanlı tedarikçiye bir sonraki çeyrekte ne yapılacağı yazılır: geliştirme planı, ikinci kaynak arayışı ya da liste dışına çıkarma.

İkinci taraf tedarikçi denetimini kim planlar?

Tedarikçi denetimi konusunda sahada iki uç görüyorum. Bir uçta denetim tamamen kalitenin işi sayılıyor ve satın alma denetim gününü tedarikçiden bile duymuyor. Diğer uçta satın alma denetim planını kendi ziyaret programına göre kuruyor ve kalite gideceği yeri bir gün önce öğreniyor. İkisi de aksıyor.

Sahada oturan dağılım şöyle: denetim ihtiyacını risk belirler, takvimi kalite kurar, randevuyu satın alma alır, denetime iki taraf birlikte gider. Riski belirleyen girdiler bellidir; parçanın emniyet karakteristiği taşıması, tedarikçinin sistem belgesinin olmaması, geçen yılın PPM değeri ve tek kaynak olması. Bu dört girdi bir tabloya girdiğinde denetim listesi kendiliğinden çıkıyor ve kimse kimden randevu istediğini tartışmıyor. Denetim planını yılın başında ikisinin de imzasıyla yayınlayın; yıl içinde plana ekleme yapmak kolay olur.

Satın almacı görev tanımına yazılacak beş cümle

Görev tanımı sayfalarca sürerse okunmaz. Satın almacı görev tanımına kalite tarafından eklenecek beş cümle yeterli: onaysız tedarikçiye seri üretim siparişi açmaz; sipariş şartlarını teknik dokümana bakarak yazar; numune onayı gelmeden seri sevkiyat başlatmaz; tedarikçiden gelen değişiklik bildirimini aynı gün kaliteye iletir; tedarikçi karnesini okur ve düşük puanlı tedarikçiye aksiyon açar.

Bu beş cümle yazıldığında satın alma kalite sorumluluğu somutlaşır ve tartışma "senin işin benim işim" düzleminden çıkar. Görev tanımına eklerken satın alma müdürünün de imzasını alın; tek taraflı yazılan görev tanımı ilk yoğun haftada rafa kalkar.

Tekrar eden dört aksama

Listenin başında tedarikçi onayını satın almanın kendi kendine vermesi geliyor. Hemen arkasından onaylı tedarikçi listesinin bir Excel dosyası olarak kalması ve sipariş ekranıyla hiçbir bağının bulunmaması. Üçüncü aksama daha sessiz ilerliyor: tedarikçi karnesi düzenli hazırlanıyor ama kimseye gönderilmiyor. Üçünün ortak paydası aynı, kararın verildiği yer ile kaydın tutulduğu yerin ayrı olması.

Dördüncüsünü son yıllarda daha sık görüyorum: tedarikçi denetimi planlanıyor, yapılıyor, bulgular yazılıyor ve rapor denetimi yapan kişinin bilgisayarında kalıyor. Rapor tedarikçi dosyasına düşmüyorsa denetim yapılmamış sayılır; bu konuyu tedarikçi dosyasını kim doldurur yazısında ayrı ayrı ele aldık. Dört aksamanın da ortak çaresi, kararı ve kaydı aynı ekranda buluşturmak.

Fiyat farkı ile kalite maliyetini yan yana koymak

Satın alma ile kalite arasındaki en eski tartışma budur. Tartışmayı bitirmenin yolu, ucuz tedarikçinin ilk yıl getirdiği gizli maliyeti tabloya dökmektir. Aşağıdaki örnek, bir sac parçada yaşadığımız gerçek bir hesabın sadeleştirilmiş hâli. Rakamlar sizde farklı çıkar, ama kalemler aynı kalıyor.

Bu tabloyu genel müdüre götürdüğünüzde tartışma birden teknik bir zemine oturuyor. Ton başına kazanılan fark, 352 saatin karşılığından büyükse tedarikçi gerçekten ucuzdur; küçükse değildir. Kimse haklı çıkmaya çalışmıyor, iki taraf da aynı tabloya bakıyor. Kalite biriminin satın almayla kurabileceği en sağlıklı ilişki de burada başlıyor: itiraz etmek yerine hesap koymak.