Kalite mühendisi mart ayında 3 numaralı kaynak hattına iniyor, IATF proses denetimi soru listesiyle bir gün geçiriyor, dokuz bulgu yazıyor. Eylülde aynı hatta bu kez VDA 6.3 soru kataloguyla iniyor, iki gün geçiriyor, altı sapma çıkarıyor. İki rapor iki ayrı klasörde, iki ayrı bulgu listesi iki ayrı Excel'de. VDA 6.3 ile IATF farkı gerçek ve önemlidir; ama bu iki denetimin sahada baktığı yerlerin önemli bir kısmı çakışır. Çakışmayı görmek, ekibin takvimini de bulgu yönetimini de rahatlatır.
VDA 6.3 ile IATF farkı nereden başlar?
Fark, sorunun kaynağından başlar. IATF iç denetimi bir standardın şartlarını kontrol eder; her soru bir maddeye dayanır ve cevabı ya uygundur ya değildir. VDA 6.3 ise bir standart maddesini değil, bir olgunluk seviyesini ölçer. Aynı konuda "var mı" diye sormaz, "ne kadar iyi" diye sorar ve cevabı bir puana çevirir.
İkinci fark yönde. IATF iç denetimi sistemden sahaya iner: prosedür ne diyor, saha ne yapıyor. VDA 6.3 ürünün hattını takip eder: teklif, geliştirme, tedarikçi, üretim, sevkiyat, şikâyet. Birincisi yatay, ikincisi dikey keser. Bu yüzden aynı hatta yapılan iki denetim aynı odada geçse bile farklı şeyler görür ve ikisinin de yeri vardır.
Üçüncü fark denetçinin elindeki serbestlikte. IATF iç denetiminde denetçi izi takip eder; bir kayıt ilginç geldiyse peşine düşer, gerekirse başka bir sürece geçer. VDA 6.3 katalogu ise sırayı belirler ve her sorunun cevaplanmasını bekler. Katalog dışına çıkılmaz, atlanan soru gerekçesiyle rapora yazılır. Bu disiplin denetimi yavaşlatır ama karşılaştırılabilir kılar: aynı soru, aynı ölçek, farklı tedarikçiler. Müşterinin yirmi tedarikçisini yan yana koyabilmesinin sebebi tam olarak budur.
Kapsam: hangi denetim neyi kapsar?
IATF 16949 iç denetim programı üç ayrı denetim türü ister ve bunları ayrı ayrı tanımlar: yönetim sistemi denetimi, imalat süreci denetimi ve ürün denetimi. Programın tamamı üç yıllık bir döngüde bütün süreçleri kapsamak zorundadır ve risk temelli kurulur. VDA 6.3 ise bu üçlünün yalnızca ortadakine, imalat süreci tarafına denk düşer — ama oraya çok daha derin iner.
| Ölçüt | IATF iç denetimi | VDA 6.3 süreç denetimi |
|---|---|---|
| Dayanak | Standart maddeleri ve müşteri özel şartları | VDA soru katalogu |
| Kapsam | Sistem + imalat süreci + ürün | Proje, geliştirme, tedarikçi, üretim, servis |
| Sonuç biçimi | Uygunsuzluk / gözlem | Soru puanı, yüzde, A-B-C sınıfı |
| Tipik süre (tek hat) | 0,5 – 1 gün | 2 – 3 gün |
| Denetçi yetkinliği | İç denetçi eğitimi ve tecrübe | Ayrı yetkinlik şartı ve sınav |
| Kimin için yapılır | Kendi sisteminiz ve belgelendirme | Müşteri değerlendirmesi |
Tablodaki en kritik satır sonuncusu. IATF iç denetimi kendi sisteminizi denetlemek için yapılır; sonucu size aittir. VDA 6.3 raporu ise müşterinin tedarikçi dosyasına gider. Bu ayrım, bulguların yazılış üslubunu bile değiştirir. Denetim programınızı kurarken bu iki amacı karıştırmayın.
Standart hangisini istiyor?
IATF 16949'un 9.2.2.3 maddesi, imalat süreçlerinin üç yıllık dönem içinde, müşterinin istediği süreç denetimi yaklaşımıyla denetlenmesini ister. Cümlenin can alıcı kısmı şurası: standart size hangi yöntemi kullanacağınızı dayatmaz, müşterinizin dayattığı yöntemi kullanmanızı ister. Müşteriniz VDA 6.3 istiyorsa, yaptığınız VDA 6.3 denetimi bu maddeyi karşılar. İkinci bir denetim yapmanıza gerek kalmaz.
Buradaki tek şart, denetim programınızda bunun yazılı olmasıdır. Programda "3 numaralı hat, imalat süreci denetimi, yöntem: VDA 6.3, tarih: eylül" yazıyorsa belgelendirme denetçisi bunu kabul eder. Program boşsa ve elinizde sadece bir VDA raporu varsa, denetçi bu raporu bir müşteri faaliyeti sayar ve iç denetim şartını karşılamadığınızı yazar. Aynı iş, aynı rapor; farkı yapan tek şey planlamanın yazılı olması.
Yıllık denetim programınızı tek bir sayfada kurun ve satırlara süreçleri, kolonlara ayları yazın. Her hücreye denetimin türünü kısaltmayla koyun: YSD (yönetim sistemi), İSD (imalat süreci), ÜD (ürün), VDA. Tek sayfaya bakınca hangi sürecin üç yıllık döngüde bir kez bile denetlenmediğini hemen görürsünüz. Bu boşluk, gözetim denetimlerinde en sık yazılan bulgulardan biridir ve bulunması yirmi dakika sürer.
Bulgu dili: uygunsuzluk mu, düşük puan mı?
IATF tarafında bulgu yazarken üç parça aranır: şart, kanıt ve sapma. "9.1.1.1'e göre proses parametrelerinin izlenmesi gerekirken 12 Eylül vardiyasında pres 4'te sıcaklık kaydının tutulmadığı görüldü." VDA tarafında ise cümle şart üzerinden değil, olgunluk üzerinden kurulur: aynı gözlem "kayıt tutuluyor ancak sapma durumunda reaksiyon tanımlı değil" biçiminde yazılır ve soruya 6 puan verilir.
Bu üslup farkı önemsiz görünür ama düzeltici faaliyetin niteliğini belirler. Uygunsuzluk dili "eksik olanı tamamla" der, puan dili "seviyeyi yükselt" der. İkisinin düzeltici faaliyet tarafında buluştuğu nokta ise kök nedendir; iki denetimin bulgusu da aynı kök nedene çıkıyorsa tek bir faaliyetle ikisini birden kapatabilirsiniz. Bunu görebilmek için bulguların aynı havuzda durması gerekir.
Bulgu yazarken sık yapılan bir hata da her iki tarafta aynı: sapmanın anlatılıp kanıtın yazılmaması. "Kayıtlar düzensiz" cümlesi ne IATF raporunda ne VDA raporunda iş görür. Hangi kayıt, hangi tarih, hangi vardiya, kaç örnekten kaçı — bunlar yazılmadığında bulgu altı ay sonra kapatılmaya çalışıldığında kimse neyin düzeltileceğini bilemez. VDA 6.3 ile IATF farkı bu noktada ortadan kalkar; iyi bulgu her iki dilde de aynı üç parçadan oluşur.
Nerede örtüşürler?
İki denetimin sorularını aynı hatta yan yana koyduğumuzda ortaya şöyle bir tablo çıktı. Konuların yarısından fazlası ikisinde de var; değişen tek şey sorunun derinliği.
| Konu | IATF iç denetimi | VDA 6.3 | Örtüşme |
|---|---|---|---|
| Kontrol planı ile sahanın uyumu | Var | Var | Tam |
| Operatör yetkinliği ve eğitim kaydı | Var | Var | Tam |
| Ölçü aleti kalibrasyon durumu | Var | Var | Tam |
| Hatalı parça ayrımı ve karantina | Var | Var | Tam |
| FMEA ile kontrol planı bağı | Var | Var | Kısmi |
| Proje yönetimi ve zaman planı | Sınırlı | Var | Yok |
| Tedarikçi seçimi ve izleme | Ayrı denetimde | Var | Kısmi |
| Ürün denetimi (boyut, görsel) | Var | Sınırlı | Kısmi |
Bu tabloyu kendi soru listelerinizle bir kez kurduğunuzda, iki denetimi aynı saha ziyaretinde yapmanın önü açılır. Kontrol planı ile sahanın uyumunu iki kez, altı ay arayla sormanın kimseye faydası yok. Kontrol planı doğrulaması tek seferde yapılır, çıktı iki rapora ayrı ayrı işlenir.
Tek planda iki denetim nasıl yürütülür?
Uyguladığımız düzen şöyle işliyor. Saha ziyareti tek: iki günlük bir çalışma planlanıyor ve iki soru seti aynı ziyarette soruluyor. Denetim ekibi ortak, ama VDA sorularını yetkin denetçi soruyor. Kayıt iki ayrı raporda tutuluyor, çünkü biri puan üretiyor diğeri uygunsuzluk. Bulgular ise tek havuza düşüyor ve orada birleşiyor.
Bu düzenin kazandırdığı şey takvim değil, tutarlılık. Aynı hattı iki farklı ayda denetlediğinizde iki farklı gerçekle karşılaşırsınız; hat martta başka, eylülde başkadır ve bulguları karşılaştıramazsınız. Aynı ziyarette sorulduğunda ise iki denetimin sonucu birbirini doğrular ya da yalanlar; ikisi de size bilgi verir. Ara dönemlerde hattın hâlini görmek için de katmanlı süreç denetimi kurgusunu kullanabilirsiniz.
Ekip kurgusunda da bir incelik var. İki soru setini aynı anda soran tek kişi hem yorulur hem de setlerden birini yüzeysel geçer. Biz iki kişilik çalışıyoruz: biri saha doğrulamalarını yapıyor, diğeri kayıt ve kanıt tarafını topluyor. Öğle arasında yirmi dakikalık bir ara değerlendirme yapıp o güne kadar çıkan sapmaları ortaklaştırıyoruz. Böylece ikinci gün, birinci günde açılan konuların peşinden gidilerek geçiyor. Bu ara değerlendirme olmadığında iki denetçi aynı konuyu farklı yerlerden iki kez soruyor ve denetlenen ekip haklı olarak yoruluyor.
QMS'te iki soru setini bir arada tutmak
Yazılım tarafında aranacak şey basit: farklı denetim tipleri için farklı soru setleri ve farklı değerlendirme ölçekleri tanımlanabilmeli, ama bütün bulgular tek bir listede toplanabilmeli. Çoğu sistem birinci yarısını yapar, ikincisinde tökezler; VDA puanları ayrı bir modülde kalır ve bulgu havuzuna karışmaz.
Kontrol etmeniz gereken ikinci şey, bir bulgunun iki denetime birden bağlanabilmesi. Aynı sapma hem IATF uygunsuzluğu hem VDA puan kaybı üretiyorsa, tek bir düzeltici faaliyet açıp iki kaydı da ona bağlayabilmelisiniz. Aksi hâlde aynı iş için iki DÖF açılır, ikisi ayrı ayrı takip edilir ve etkinlik doğrulaması iki kez yapılır. PaKalite'de denetim ve DÖF kayıtları aynı veritabanında durduğu için bu bağ kurulabiliyor; hangi denetimden kaç bulgu doğduğunu ve hangilerinin ortak kök nedene indiğini tek ekranda görüyorsunuz.
Ölçek uyarısını da atlamayalım. Yılda iki denetim yapan, tek hatlı bir atölyede bu düzeni kurmaya çalışmak boşa emek olur; iki rapor ve bir çizelge fazlasıyla yeter. Bu kurgu, üç yıllık döngüde otuz sürecin denetlendiği ve yılda üç haneli bulgunun doğduğu ölçekte anlam kazanıyor. Altındaki firmalarda kurulan sistemler bakımsız kaldığı için bir yıl içinde kullanılmaz oluyor.
Raporlama tarafında ise şu ayrımı koruyun: VDA puan tablosu yönetim gözden geçirmesine ayrı bir madde olarak girsin, IATF bulgu istatistiği ayrı. İkisini tek bir grafikte birleştirmeye çalışan sunumlar okunmaz oluyor, çünkü biri yüzde diğeri adet. Yönetime giderken üç sayı yeter: dönemin VDA yüzdesi, açık bulgu adedi ve ortalama kapanma süresi. Bu üçü aynı slaytta durduğunda tartışma da yerinde kalıyor.
Hangisini önce yapmalı?
Müşteriden VDA 6.3 talebi geldiyse sıralama bellidir: önce kendi iç denetiminizi yapın, bulguları kapatın, sonra VDA sorularıyla girin. Ters sıra can yakar; VDA 6.3 ile IATF farkı bulguların ağırlığında değil sonuçlarında ortaya çıkar ve müşteri denetiminde düşük puan almanın bedeli, kendi iç denetiminizde bulgu yazmanın bedelinden kat kat fazladır. Kendi sisteminizde bulunmayan sapma, müşterinin raporunda bulunur. İki denetimi birbirinin provası gibi kurgulayın; asıl kazanç oradadır. VDA 6.3'ün soru gruplarını ve puanlamasını daha ayrıntılı görmek isterseniz VDA 6.3 nedir yazımıza bakabilirsiniz.