Denetçi masaya oturur oturmaz istediği ilk kayıt yıllık iç denetim programıdır. Tek sayfa, renkli, düzgün. Kapsam sütununda her satırda aynı iki kelime yazıyor: "tüm süreçler". Denetçi tek soru soruyor: kaynak hazırlama prosesi bu yıl hangi ay denetlendi? Kimse cevaplayamıyor. Ardından ikinci soru geliyor ve iş büyüyor: üç vardiya çalışan bu hatta gece vardiyası en son ne zaman denetlendi? Yıllık iç denetim programı nasıl hazırlanır sorusunun cevabı aslında tek bir tabloda toplanır: hangi süreç, hangi ay, hangi denetçi, hangi vardiya. Sağlam bir yıllık iç denetim programı bu dört sütunu doldurabildiği anda işini yapmış olur.
Programın kanıtlaması gereken üç şey
Bir program güzel görünmek için değil, üç soruya önceden cevap vermek için hazırlanır. Kapsam sorusu: kalite yönetim sisteminin bütün süreçleri programın kapsadığı dönem içinde denetleniyor mu? Gerekçe sorusu: bir süreç neden yılda iki kez, bir başkası neden yılda bir kez denetleniyor? Tarafsızlık sorusu: denetçi denetlediği işten sorumlu değil, değil mi?
Bu üç soruya cevap veren bir program denetimin ilk yarım saatini rahat geçirir. Cevap vermeyen program ise denetçiyi kapsamın içine bakmaya davet eder ve oradan genelde bulgu çıkar. ISO 9001'in 9.2 maddesi planlı aralıklarla denetim ister; programın süreçlerin önemini, kuruluşu etkileyen değişiklikleri ve önceki denetimlerin sonuçlarını dikkate almasını bekler. Yani "her sürece yılda bir" biçimindeki düz dağıtım standardın istediğini karşılamaz.
Önce süreç listesini kilitleyin
Programın kapsam sütunu süreç envanterinden gelmek zorunda. Elinizde net bir envanter yoksa program yazamazsınız; yazarsanız da "tüm süreçler" demekten başka çareniz kalmaz. Envanteri kalite el kitabından ya da süreç etkileşim şemasından çıkarın, her satıra bir süreç sahibi yazın ve listeyi orada dondurun. Otuz kişilik bir metal işleme firmasında bu liste tipik olarak 14-18 satır olur; 60 satır çıkıyorsa süreçle faaliyeti karıştırıyorsunuzdur.
Listeyi çıkarırken destek süreçlerini atlamayın. Satın alma, bakım, kalibrasyon, eğitim, ambar ve sevkiyat programda görünmezse kapsam eksik kalır. En sık atlanan iki tanesi bakım ile dış kaynaklı proseslerin kontrolüdür. Denetim sayfamızdaki süreç yaklaşımı çerçevesi bu listeyi kurarken işinizi kolaylaştırır.
Sıklığı riske göre dağıtmak
Risk bazlı denetim planlama kulağa karmaşık gelir ama pratikte beş girdiye bakar: geçen yılın iç ve dış denetim bulguları, müşteri şikâyetleri ve iadeler, hurda ve yeniden işleme oranları, süreçteki personel veya ekipman değişiklikleri, süreçle ilgili açık DÖF sayısı. Bu beş girdiye 1-3 arası puan verip toplayın. 11 ve üstü çıkan süreç yılda iki denetim alsın, 7-10 arası bir denetim, 6 ve altı iki yılda bir. Formülün kendisi kutsal değil; kutsal olan, sıklığın yanında gerekçenin yazılı durmasıdır.
Bu tabloyu her yıl sıfırdan kurmayın, geçen yılın puanlarını taşıyıp güncelleyin. Bir sürecin puanı iki yıl üst üste düşüyorsa bu iyileşmenin kanıtıdır ve yönetimin gözden geçirme toplantısında gösterilecek somut bir veridir. Risk tarafındaki çıktılarınızı da bu puanlamaya girdi yapabilirsiniz.
| Süreç | Risk puanı | Sıklık | Ay | Denetçi | Vardiya |
|---|---|---|---|---|---|
| Pres / şekillendirme | 13 | Yılda 2 | Mart, Eylül | M.K. | 2. ve 3. vardiya |
| Kaynak hattı | 12 | Yılda 2 | Şubat, Ağustos | S.A. | 1. ve 3. vardiya |
| Son kontrol ve sevkiyat | 10 | Yılda 1 | Nisan | M.K. | 2. vardiya |
| Satın alma ve tedarikçi | 9 | Yılda 1 | Mayıs | E.D. | Gündüz |
| Bakım | 9 | Yılda 1 | Haziran | S.A. | 1. vardiya |
| Kalibrasyon | 7 | Yılda 1 | Ekim | E.D. | Gündüz |
| Eğitim ve yetkinlik | 6 | 2 yılda 1 | Kasım | M.K. | Gündüz |
| Doküman ve kayıt kontrolü | 6 | 2 yılda 1 | Kasım | E.D. | Gündüz |
Tablodaki en önemli iki sütun ay ve vardiya. Ay sütunu boş kalan bir program takvim değildir, niyet beyanıdır. Vardiya sütunu boş kalan bir program ise IATF 16949 uygulayan bir kuruluşta doğrudan bulgu adayıdır.
Vardiya sütunu neden ayrı bir sütun olmak zorunda?
IATF 16949, iç denetim programının bütün süreçleri, faaliyetleri ve vardiyaları üç yıllık takvim dönemi içinde kapsamasını ister. Cümlenin içindeki "vardiyalar" kelimesi Türkiye'deki denetimlerde en çok atlanan ayrıntıdır. Üç vardiya çalışıyorsanız ve programda vardiya bilgisi yoksa denetçi gece denetimi yapılıp yapılmadığını kayıtlardan göremez. Göremediği şeye de "yapılmış" diyemez.
Pratik çözüm basit: her denetim satırına hangi vardiyada gerçekleşeceğini yazın ve üç yıllık dönemde her sürecin her vardiyasının en az bir kez denetlenmiş olacağı biçimde dağıtın. Gece denetimi zahmetlidir, denetçiyi 23:00'te fabrikada tutar; tam da bu yüzden gece bulunan bulgular gündüz bulunanlardan farklı çıkar. Ayar değişiminin nasıl yapıldığı, ilk parça onayını kimin verdiği, uygun olmayan ürünün nereye konduğu geceleri değişir.
Gece denetimini yılın son çeyreğine bırakmayın. Aralık ayına üç gece denetimi sıkıştıran firmalarda o denetimler ya hiç yapılmıyor ya da yarım saatte bitiyor. Gece denetimlerini şubat ve mayıs gibi sakin aylara yayın, denetçiye ertesi gün izin verin ve bunu programda baştan planlayın. Bir de şunu deneyin: gece denetimini yapan denetçi raporunu ertesi sabah vardiya devir toplantısında beş dakikada anlatsın. Bulgunun sahada karşılık bulma hızı gözle görülür biçimde artıyor.
Denetçi atamasında tarafsızlık ve yetkinlik
Denetçi atama iki kısıta takılır. Tarafsızlık tarafında kural nettir: kimse kendi işini denetleyemez. Bu, kalite müdürünün doküman kontrolünü kendisinin denetleyemeyeceği anlamına gelir. Yetkinlik tarafı ise daha az konuşulur; IATF 16949 iç denetçi yetkinliğini ayrı bir şart olarak ele alır ve denetçinin ilgili çekirdek araçları (core tools), müşteri özel şartlarını ve süreç yaklaşımını anlamasını bekler. İki günlük bir eğitim sertifikası bu yetkinliği tek başına kanıtlamaz; denetçi başına yıllık denetim sayısı ve gözetimli ilk denetim kaydı bunu destekler.
Programda denetçi adını yazarken yedek denetçiyi de belirleyin; yılın ortasında bir denetçi işten ayrıldığında program tıkanmasın. Küçük kuruluşlarda çapraz atama en pratik yöntemdir: bakım sorumlusu ambarı, ambar sorumlusu bakımı denetler. Denetçi listesini ve yetkinlik kayıtlarını programın ekinde tutun; denetçi ikisini birlikte ister.
Denetçi sayısını hesaplarken kaba bir ölçü işinizi görür. Bir proses denetimi soru listesiyle birlikte ortalama yarım gün sürer, raporu ve bulgu yazımı da yarım gün alır. Yılda 12 denetim planlıyorsanız bu, iki denetçiye dağıtıldığında kişi başı altı iş günü demektir. Bu yükü hesaplamadan program yapan firmalarda ekim ayına gelindiğinde denetimlerin yarısı gerçekleşmemiş olur. Denetçilere bu günleri baştan takvimlerine yazdırın; asıl işlerinin arasına sıkıştırılan denetim her seferinde erteleniyor.
Programı QMS'te takvime dökmek
Buraya kadarki her şeyi bir tabloda yapabilirsiniz. Programın zorlaştığı yer yıl içinde canlı kalmasıdır. Bir denetim ertelendiğinde, iki süreç birleştiğinde ya da müşteri şikâyeti üzerine ek denetim eklendiğinde tablo hızla gerçeği yansıtmayı bırakır. Yıllık iç denetim programını bir kalite yönetim yazılımında tutmanın kazancı tam olarak budur: plan satırı ile gerçekleşen denetim kaydı aynı yerde yaşar, tamamlanma yüzdesi elle hesaplanmaz.
Yazılımda kurarken şu dört alanı zorunlu yapın: planlanan ay, gerçekleşen tarih, denetçi ve vardiya. Beşinci alan olarak erteleme gerekçesini ekleyin. Erteleme gerekçesi yazılı olan bir program, ertelemesi hiç görünmeyen bir programdan denetimde daha iyi durur; çünkü ilki yönetiliyor, ikincisi gizleniyor izlenimi verir. Kullandığınız araç ne olursa olsun aradığınız özellik şu: plan satırına tıklayınca o denetimin raporu, bulguları ve açılan DÖF'leri arkasından gelsin. Bu bağ kurulduğunda tamamlanma oranı da açık bulgu sayısı da elle sayılmadan önünüze çıkar.
Yıl içinde programı değiştirmek
Program taş tablet değildir. Yeni müşteri alındığında, yeni bir hat devreye girdiğinde, ciddi bir müşteri şikâyeti çıktığında ya da organizasyon değiştiğinde program güncellenir. Önemli olan güncellemenin revizyon numarasıyla ve gerekçesiyle yapılmasıdır. Yıl içinde üç kez revize edilmiş bir program sorun değil; hiç revize edilmemiş ama yarısı gerçekleşmemiş bir program sorundur. Yıllık iç denetim programı, yıl içinde öğrendiklerinizi geri emen bir belge olduğunda değer üretir.
Dış denetim tarihini de programa işleyin. Belgelendirme kuruluşunun gözetim denetiminden en az iki ay önce planlı iç denetimlerin tamamlanmış ve bulgularının işleme alınmış olması işinizi rahatlatır. Denetimden bir hafta önce yapılan üç iç denetim, denetçiye programın takvimle değil panikle yürüdüğünü anlatır. Standart tarafındaki bütün şartları IATF 16949 sayfamızda topluca bulabilirsiniz.
En sık gördüğüm dört hata
En yaygını, kapsam sütununa "tüm süreçler" yazmak. Hemen ardından programı yalnızca imalat süreçlerinden kurup destek süreçlerini unutmak geliyor. Üçüncü hata denetimleri yılın son iki ayına yığmak; kasım ve aralıkta on denetim planlanmışsa o programın yürümediğini denetçi tarihlerden anlar. Sonuncusu ise iç denetimle katmanlı süreç denetimini aynı programda karıştırmak; ikisi farklı amaçla, farklı sıklıkta ve farklı denetçilerle yürür.
Programı hazırladıktan sonraki adım soru listelerini kurmaktır; hangi süreçte neyi soracağınızı önceden yazmak denetim gününü kısaltır. Soru kurgusunu iç denetim soru listesi şablonu yazımızda, çıkan bulgunun nasıl ifade edileceğini ise bulgu yazma yazımızda anlattık.
Programı elime aldığımda üç şeye bakarım. Onay tarihi yıl başlamadan önce mi? Planlanan ile gerçekleşen tarih arasındaki fark kaç ay? Ve en sevdiğim kontrol: programdan rastgele bir satır seçip o denetimin raporunu, soru listesini ve bulgularını isterim. Üç kayıt da çıkıyorsa program yaşıyordur. Rapor var ama soru listesi yoksa denetimin planlanmadan yapıldığını anlarım ve o noktadan sonra bütün satırları örneklemeye başlarım.
Yayımlamadan önceki kısa kontrol
Programınızı yayımlamadan önce şu beş satırı işaretleyin: süreç envanteriyle kapsam birebir örtüşüyor, her satırda sıklık gerekçesi var, vardiya sütunu dolu, denetçi atamalarında kimse kendi işini denetlemiyor, denetimler on iki aya dengeli dağılmış. Beşini de işaretliyorsanız program hazırdır. Bir tanesi bile eksikse o eksik, denetim gününde karşınıza çıkar. Bu kontrolü programı hazırlayan kişi değil, başka biri yapsın; kendi yazdığı tabloyu okuyan göz eksiği görmüyor.
Programın ekine iki şey daha koyun. Birincisi denetçi yetkinlik tablosu, ikincisi bir önceki yılın kapanmamış bulgu listesi. Bu ikisi programın yanında durduğunda denetim açılış toplantısında sorulacak soruların çoğu daha başlamadan cevaplanmış olur. Kapanmamış bulgular listesi ayrıca bir şey daha yapar: geçen yıl bulgu almış süreci bu yılın programında görmezseniz eksiği hemen fark edersiniz.
Yıllık iç denetim programı, kalite sisteminin bir yıl boyunca nereye bakacağını belirleyen tek belgedir. Yarım günlük özenle hazırlanır, on iki ay boyunca sizi taşır. Yıllık iç denetim programı nasıl hazırlanır sorusuna verilecek en dürüst cevap da burada: asıl soru "denetçiye ne göstereceğim" değil, "bu yıl hangi süreçte sorun çıkarsa şaşırırım" olmalı. Şaşırmayacağınız yerlere değil, şaşıracağınız yerlere denetim koyun.