Tek Başına Denetime Hazırlanmak: QMS'te 6 Haftalık Takvim

Belgelendirme kuruluşundan gelen plan masanızda duruyor: altı hafta sonra salı sabahı dokuzda açılış toplantısı, iki gün, iki denetçi. Kalite biriminde tek kişi var, o da sizsiniz. Bu tabloda yapılan ilk hata, hazırlığı "vakit buldukça" yapmaya karar vermektir. Vakit hiçbir zaman bulunmaz; bir sevkiyat sıkışır, müşteriden şikâyet gelir, tezgâhta ölçü kaçar ve altı hafta bir anda beş güne iner. Denetime hazırlık takvimi yazmanın tek amacı budur: hangi kaydın hangi hafta kapanacağını baştan söyleyip son haftayı boşaltmak.

Altı hafta gerçekten yetiyor mu?

Cevap, eksik olanın ne olduğuna bağlı. Sistem yıl boyunca işletildiyse altı hafta fazlasıyla yeter, çünkü yapılacak iş toparlamaktan ibarettir. Ama iç denetim yapılmadıysa, yönetim gözden geçirme toplantısı hiç toplanmadıysa ve düzeltici faaliyetler yıl içinde açılmadıysa altı hafta değil altı ay da yetmez. Bu kayıtların tarih sırası geriye dönük kurulamaz; kurulmaya çalışıldığında da denetçi bunu ilk yarım saatte görür.

Bunu anlamanın basit bir yolu var. Son on iki ayın takvimini açın ve dört tarihi arayın: iç denetimlerin yapıldığı günler, yönetim gözden geçirme toplantısının günü, kalibrasyona cihaz gönderilen günler ve müşteri şikâyetlerine cevap verilen günler. Bu dört tarih grubunun hepsi yerli yerindeyse hazırlık kolaydır. İkisi boşsa takvimi altı haftaya değil on iki haftaya yaymayı düşünün. Bu değerlendirme yarım saat sürer ve sonraki bütün kararları belirler.

Ayrımı baştan yapın. Eksik olan kayıt mı, faaliyetin kendisi mi? Kayıt eksikse takvim işinizi görür. Faaliyet hiç yapılmadıysa belgelendirme kuruluşunu arayıp tarihi ötelemek, denetimde majör uygunsuzluk almaktan ucuza gelir. Bunu söylemek zordur ama denetim gününde söylemekten iyidir.

Takvimin iskeleti: geriye doğru planlayın

İleriye doğru plan yapmak insanı rahatlatır, geriye doğru plan yapmak gerçeği gösterir. Denetime hazırlık takvimini kurarken denetim tarihinden başlayıp geri sayın. Son hafta hiçbir yeni iş almayacak; o hafta yalnız prova, dosya yerleşimi ve sahayla ilgili son turlar var. Beşinci hafta yönetim gözden geçirme çıktılarının imzalanmasına ayrılacak. Bu iki haftayı kilitlediğinizde elinizde gerçek çalışma için dört hafta kalır ve takvim kendiliğinden gerçekçi olur.

Aşağıdaki tablo, iki farklı tedarikçide uyguladığımız ve tek kişilik birime göre ayarlanmış takvimdir. Süreler haftada 8-10 saatlik bir hazırlık bütçesine göre hesaplanmıştır; daha fazlasını planlarsanız takvim değil, kendinizi kandırırsınız.

Altıncı ve beşinci hafta: envanter ve açık kayıtlar

İlk haftanın işi yazmak değil saymak. Süreç listesini çıkarın, her sürecin dokümanını yanına yazın ve o dokümanın son revizyon tarihine bakın. İki yıldır dokunulmamış bir prosedür otomatik olarak sorun değildir, ama üretimde değişen bir şey varsa sorundur. Bu turda hedefiniz eksikleri bulmak; düzeltmek değil. Düzeltmeye başlarsanız ilk dokümanda takılır ve hafta biter.

Beşinci hafta açık düzeltici faaliyetlere ayrılır ve burası çoğu firmanın en zayıf noktasıdır. Listeyi açtığınızda termini geçmiş kayıtlar görürsünüz; bir kısmı gerçekten yapılmış ama kapatılmamıştır, bir kısmı hiç başlamamıştır. İkisini ayırın. Yapılmış olanlar için kanıtı bulup kapatın, başlamamış olanlar için gerçekçi yeni termin verin ve gerekçesini kayda yazın. Denetçi açık bir faaliyeti sorun saymaz; termini geçmiş ve gerekçesiz kalmış olanı sorun sayar. Bu ayrımın nasıl işletileceğini DÖF'ler kapanmıyor yazısında ayrıntılı anlattık.

Dördüncü hafta: iç denetim programını bitirmek

İç denetim, tek kişilik bir birimde en çok ertelenen iştir. Sebebi bellidir: kendi yaptığınız işi denetleyemezsiniz, dolayısıyla başka bir bölümden denetçi bulmanız gerekir. Bu yüzden iç denetim planını dördüncü haftaya koyduk; iki hafta önceden randevu almazsanız olmaz. Bakım şefi ile üretim planlama sorumlusunu iç denetçi eğitiminden geçirip birbirlerinin alanını denetletmek, küçük firmalarda en pratik çözümdür.

Programın tamamını bir haftada koşturmak zorunda değilsiniz; standardın istediği, bütün süreçlerin planlanmış aralıklarla denetlenmesidir. Yılın başında iki denetim yaptıysanız kalanları bu haftaya sığdırabilirsiniz. Ama bütün süreçleri tek bir günde denetleyip altı rapor yazmak, denetçinin gözünde denetim değil formaliteye benzer. Denetim sayfamızdaki program mantığı, denetim yükünü yıla yaymak için iyi bir başlangıçtır.

Üçüncü hafta: kalibrasyon, eğitim ve tedarikçi kayıtları

Bu hafta üç ayrı listeyle uğraşacaksınız ve üçü de sayısal olduğu için hızlı ilerler. Kalibrasyon tarafında tek soru var: süresi dolmuş cihaz var mı? Varsa ya kalibrasyona gönderin ya da kullanımdan çekip etiketleyin. Süresi dolmuş bir kumpasın tezgâh üzerinde durması, denetimde en kolay yazılan bulgulardan biridir ve çözümü on dakikalık bir iştir. Kalibrasyon planınızda önümüzdeki üç ayda dolacak cihazları da işaretleyin; denetçi sık sık takvimin ileriye dönük çalışıp çalışmadığına bakar.

Eğitim tarafında yetkinlik matrisini açın ve son bir yılda işe giren herkesin satırına bakın. Yeni operatörün eğitim kaydı yoksa, o operatörün çalıştığı istasyon için yetkinlik iddianız boşta kalır. Tedarikçi tarafında ise onaylı tedarikçi listesinin güncelliği ve son değerlendirme tarihleri yeterlidir. Yıl içinde hiç değerlendirme yapılmadıysa bunu üç haftada uydurmayın; bir değerlendirme yapın, tarihini doğru yazın ve eksik geçmişi denetimde açıkça söyleyin.

Bu üç listeyi aynı hafta bitirmenin bir sebebi var: üçü de sizin dışınızdaki kişilere bağlı. Kalibrasyon için servis firmasının randevusu, eğitim kaydı için insan kaynaklarının dosyası, tedarikçi değerlendirmesi için satın almanın verisi gerekir. Üç talebi pazartesi sabahı aynı anda gönderin ve cumaya randevu verin. Sırayla istediğinizde bir hafta değil üç hafta gider.

İkinci hafta: yönetim gözden geçirme

Yönetim gözden geçirme toplantısı, denetime hazırlık takvimi içindeki en kolay ertelenen ama en kolay bulgu alınan maddedir. Toplantının kendisi iki saat sürer; hazırlığı altı saat sürer. Girdi olarak müşteri şikâyetleri, iç denetim sonuçları, süreç performansı, kalite hedeflerinin durumu, tedarikçi performansı ve önceki toplantının aksiyonları gelir. Çıktı olarak karar, sorumlu ve termin çıkar. Kararsız biten bir tutanak, hiç yapılmamış toplantıdan yalnızca bir gömlek iyidir.

Bu toplantıda en sık yapılan hata, bütün slaytları kalitenin hazırlaması ve kimsenin konuşmamasıdır. Üretim müdürü kendi hurda rakamını kendi anlatsın, satın alma tedarikçi performansını kendi sunsun. Denetçi toplantı tutanağını okurken kimin ne söylediğine bakar; tek sesli tutanak, sistemin tek kişiye yaslandığını gösterir. Sorumlulukların nasıl dağıtılacağı konusunda görev dağılımı yazımız işinizi görür.

Son hafta: prova ve sahne

Denetim haftasında yeni iş açmayın. O hafta üç şey yapılır. Birincisi kanıt yerleşimi: denetçinin isteyeceği kayıtların hangi ekranda ya da hangi klasörde olduğunu bir sayfaya yazın. İkincisi saha turu: üretime çıkın, tezgâh başındaki dokümanların revizyonlarını sistemdeki güncel revizyonla karşılaştırın, kalibrasyon etiketlerine bakın, karantina alanında ne durduğunu kontrol edin. Üçüncüsü prova: süreç sahiplerine kendi süreçleriyle ilgili beş soru sorun ve cevap veremedikleri yerleri not alın.

Provada en çok takılınan soru şudur: "Bu sürecin hedefi ne ve bu ay hedefte misiniz?" Süreç sahibi kendi hedefini bilmiyorsa, kalite hedefleriniz kağıt üzerinde kalmış demektir. Bunu denetimden bir hafta önce öğrenmek, denetim sırasında öğrenmekten çok daha iyidir. İki cümlelik bir cevabı ezberletmeyin, hedefi ve son üç ayın rakamını gösterin; insan bildiğini anlatır, ezberlediğini şaşırır.

Saha turunda en çok bulgu çıkan üç yer şudur: tezgâh üstündeki eski revizyonlu talimat, etiketi okunmayan ölçü aleti ve karantina alanında haftalardır kimsenin karar vermediği parça. Üçü de gözle görülür, üçü de bir saatte toparlanır. Turu vardiya değişimine denk getirin; ikinci vardiyanın nasıl çalıştığını görmeden yapılan tur eksik kalır ve denetçi ikinci güne genelde vardiya sorusuyla başlar.

Tek kişiyken neyi bırakacaksınız?

Altı haftada her şeyi düzeltemezsiniz ve düzeltmek zorunda da değilsiniz. Denetime hazırlık takvimi kadar önemli olan şey, takvime girmeyecek işlerin listesidir. Prosedür metinlerini güzelleştirmek, form tasarımlarını yenilemek, süreç haritalarını yeniden çizmek bu döneme ait işler değildir. Bunlar denetimden sonraki aya kalır ve zaten orada daha iyi yapılır.

Bırakılamayacak dört madde var: termini geçmiş düzeltici faaliyet, süresi dolmuş kalibrasyon, tamamlanmamış iç denetim programı ve yapılmamış yönetim gözden geçirme. Bu dördü denetçinin ilk saatte baktığı yerlerdir ve hiçbiri denetim sırasında telafi edilemez. Kalan her şey konuşulabilir. IATF 16949 kapsamında denetime giriyorsanız buna müşteri özel şartlarının takibi ve müşteri performans verisi de eklenir; o iki başlık da geriye dönük üretilemez.

İlerlemeyi nasıl izlersiniz?

Altı haftalık denetime hazırlık takvimi Excel'de tutulabilir, ama bir şartla: haftada bir kez güncellenmesi gerekir ve güncelleyecek kişi sizsiniz. Yoğun bir haftada liste iki hafta geride kalır, sonra da listenin kendisi işe yaramaz hâle gelir. Kalite yönetim sistemi yazılımı kullanıyorsanız fark burada ortaya çıkar: takvim maddeleri gerçek kayıtlara bağlanır. Kalibrasyon süresi dolduğunda, düzeltici faaliyet kapandığında ya da iç denetim raporu onaylandığında ilerleme kendiliğinden değişir; siz ayrıca işaretlemezsiniz.

PaKalite'de bu iş denetim modülü üzerinden yürür: hazırlık maddeleri açılır, sorumlusuna atanır ve ilgili kaydın durumundan beslenir. Ama asıl mesele yazılım değil, takvimin yazılı olmasıdır. Altı haftalık planı bir kağıda dökmek bile son hafta yaşanan yığılmayı büyük ölçüde önler. Sistemi bir bütün olarak nasıl kuracağınıza bakmak isterseniz kalite yönetim sistemi sayfamızda çerçeveyi bulursunuz.

Son bir uyarı. Denetimden sonraki ilk hafta, takvimin en değerli parçasıdır ve neredeyse hep boş geçer. O hafta hem bulgular tazedir hem de sistemin nerede zorlandığını yeni gördünüz. Bir sonraki denetimin hazırlık takvimini o hafta yazın, aylara yayın ve kendinize hatırlatma kurun. Bir yıl sonra aynı altı haftalık koşuya girmemenin tek yolu budur.