Kalite kontrolcü formu doldurmuş, imzalamış ve üretim müdürünün masasına bırakmış. Müdür o gün toplantıda, ertesi gün fabrika dışında. Form iki gün masada bekliyor; parça bu arada sevk ediliyor. Ay sonunda o formu arıyoruz, bulunamıyor. Aslında sorun bir uygunsuzluk raporu formu örneği eksikliği değil; sorun, formun bir masada beklerken ürünün akmaya devam etmesi. Kağıdın hızı ile hattın hızı aynı olmadığı sürece bu hikaye tekrar eder.
Formun beklemesi neden pahalı
Uygunsuzluk kaydı üç iş yapar: ürünü durdurur, kararı verdirir ve olayı sayılabilir hâle getirir. Form masada beklerken üçü de olmaz. Ürün akar, karar gecikir, olay ay sonu istatistiğine girmez. En kötüsü de sonuncusudur; çünkü hiç sayılmayan bir olay, altı ay sonra tekrar ettiğinde "ilk kez oluyor" diye anlatılır.
Bir tedarikçide yaptığımız incelemede formların ortalama karar süresi 3,4 gün çıkmıştı. Aynı firmada ortalama sevkiyat aralığı 2 gündü. Yani karar verilmeden önce parçanın müşteriye gitme ihtimali, gitmeme ihtimalinden yüksekti. Bu iki sayıyı yan yana koyduktan sonra tartışma "form güzel mi" olmaktan çıktı.
Gecikmenin ikinci bedeli hafızada. Olay anında herkes ne olduğunu bilir: hangi rulodan geldi, hangi ayar yapılmıştı, o gün hangi operatör vardı. Üç gün sonra bu ayrıntıların yarısı kaybolur, bir hafta sonra tamamı. Kaydın hemen açılmasının asıl sebebi denetim değil, bilginin tazeliğidir. Geç açılan kayıtta uygunsuzluk tanımı hep aynı üç kelimeye iner ve o kayıt bir daha hiçbir analize girmez.
Formda bulunması gereken alanlar
ISO 9001'in 8.7 maddesi, uygun olmayan çıktının kontrolünü ve buna dair dokümante bilginin saklanmasını ister. Kayıtta bulunması beklenenler açıkça sayılır: uygunsuzluğun tanımı, alınan aksiyonlar, alınan sapma izinleri ve uygunsuzlukla ilgili kararı veren yetkili. Bu dört maddenin üstüne sahada işe yarayan alanları eklediğinizde aşağıdaki liste çıkar. Elinizdeki uygunsuzluk raporu formu örneği bu satırların kaçını taşıyor, tek tek işaretleyin.
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Rapor numarası | Etiketle, DÖF'le ve sevkiyatla bağ kurar |
| Tespit tarihi, saati ve yeri | Karar süresini ölçmenin başlangıcı |
| Parça numarası ve revizyonu | Ürünü tanımlar |
| Parti / lot ve etkilenen miktar | Blokenin kapsamını çizer |
| Tespit eden kişi | Gerekirse ayrıntıyı sorabilmek için |
| Hata kodu / kategori | Tekrarlayan hata analizinin şartı |
| Uygunsuzluğun tanımı | Ne olduğu; "hatalı" değil, ölçüyle |
| Etkilenen diğer partiler | Yayılım kontrolü yapıldığının kanıtı |
| Karar ve karar tarihi | Ürünün akıbeti ve süre ölçümü |
| Kararı veren yetkili | Standardın açıkça istediği kayıt |
| Maliyet (hurda, işçilik, nakliye) | Önceliklendirmenin tek nesnel ölçüsü |
| DÖF açıldı mı, numarası | Olayla sistem değişikliği arasındaki bağ |
Hata kodu alanı çoğu formda yoktur ve en çok işe yarayan alandır. Serbest metinle yazılan uygunsuzluklar sayılamaz; "çapak", "çapaklı", "çapak var" üç ayrı kayıt gibi görünür. Yirmi otuz kalemlik kapalı bir hata listesi kurun, gerekirse yılda bir güncelleyin. Serbest metin alanını da kaldırmayın; kod sınıflandırır, metin anlatır.
Maliyet alanı da benzer bir sebeple duruyor. Hangi uygunsuzlukla önce uğraşacağınıza karar vermenin nesnel tek yolu paradır. Adet üzerinden bakarsanız küçük ama sık görülen hatalar listeyi kaplar; para üzerinden bakarsanız bir gecede yaşanan büyük olay öne çıkar. İkisine birden bakmak en doğrusu, ama hiçbir firma para sütununu doldurmadan bu karşılaştırmayı yapamıyor. Hurda, tamir işçiliği ve varsa ekstra nakliye kalemlerini kaba da olsa yazın; yaklaşık bir sayı, boş bir hücreden çok daha kullanışlı.
Geçen ayın uygunsuzluk formlarını masaya dizin ve iki sütun çıkarın: tespit tarihi ve karar tarihi. Aradaki farkın ortalamasını alın. Sonra aynı formlarda "etkilenen diğer partiler" alanının kaçında yazı olduğunu sayın. Bu iki sayı, sisteminizin gerçek durumunu her denetim raporundan daha net anlatır. Bizim baktığımız dosyada karar süresi ortalaması 3,4 gündü ve yayılım alanı 22 formun sadece 4'ünde doluydu.
Kim açar, kim karar verir
Kural basit: açma yetkisi geniş, kapatma yetkisi dar. Operatör, ayarcı, depo görevlisi ve kalite kontrolcü kayıt açabilmeli; karar ve kapatma kalitede kalmalı. Bunu tersine çeviren firmalarda sahadaki sorunların çoğu hiç kaydedilmez, çünkü kayıt açmak hem zahmetli hem de kişiyi zor durumda bırakan bir iş olur.
Kayıt sayısının artmasından korkmayın. Bir firmada sistem değiştikten sonra aylık kayıt adedi ikiye katlandı ve üretim müdürü "kalite bozuldu" diye çıkıştı. Bozulan bir şey yoktu; daha önce görünmeyen olaylar artık görünüyordu. Altı ay sonra aynı müdür, hangi tezgahın hangi hatayı ürettiğini kayıtlardan okuyordu. Görünürlük artmadan iyileşme başlamıyor.
Karar süresi için de bir hedef koyun. Bloke edilen ürünün kararı 24 saat içinde verilecek gibi bir taahhüt, hem depoyu boşaltır hem de sevkiyat riskini düşürür. Süre hedefi olmayan yerlerde karar, bir sonraki üretim toplantısına ertelenir ve o toplantı genelde haftaya kalır. Bu hedefi kalite hedefleri tablonuza koymak da mümkün; ölçmediğiniz bir süre kendiliğinden kısalmıyor.
Karar seçenekleri ve sapma izni
Karar alanı serbest metin olmamalı, kapalı bir liste sunmalı: olduğu gibi kullan, tamir et, yeniden işle, yeniden sınıflandır, iade et, hurdaya ayır, müşteri sapma izniyle gönder. Her seçeneğin yetkilisi farklıdır ve bu farkı prosedürde yazmanız gerekir. "Olduğu gibi kullan" kararının müşteri onayı gerektirip gerektirmediği en çok karıştırılan konudur.
IATF 16949, müşteri şartlarından sapıldığında sevkiyattan önce müşteriden izin ya da sapma onayı alınmasını ister; alınan iznin geçerlilik süresi ve miktarı da kayıt altına alınır. Yani "müşteri telefonda tamam dedi" bir kayıt değildir. E-postayı forma iliştirin, izin numarasını ve geçerli miktarı yazın. Bu kaydı tutmayan firmalar, aynı sapmayı bir sonraki partide de otomatik uygular ve orada sorun büyür. Bloke edilen partinin sahada nasıl işaretleneceğini karantina etiketi yazımızda anlattık.
Kararın uygulanıp uygulanmadığını da ayrıca doğrulayın. Formda "hurdaya ayrıldı" yazması, parçanın hurdaya gittiği anlamına gelmiyor; aradaki mesafe çoğu firmada gözden kaçıyor. Karar satırının yanına ikinci bir alan açın: kararı uygulayan kişi ve uygulama tarihi. Hurda kararında hurda irsaliyesinin ya da tartım fişinin numarasını, tamir kararında tamir sonrası kontrol kaydının numarasını, iade kararında iade irsaliyesini buraya yazın. Bu tek alan, karar ile fiili sonuç arasındaki boşluğu kapatıyor; işe yarayan bir uygunsuzluk raporu formu örneği kararı ve uygulamasını yan yana taşır. Kapatmadığınızda, altı ay önce hurda kararı verilmiş bir kutunun hâlâ ara stokta durduğunu genellikle sayımda fark ediyorsunuz; o noktada parçanın hangi partiye ait olduğu da çoktan belirsizleşmiş oluyor.
Kağıt form ile QMS kaydını yan yana koymak
Aşağıdaki tablo, aynı işi iki yöntemle yürüten iki tesiste gözlediğim tipik farkları gösteriyor. Rakamlar sizde farklı çıkabilir; kendi formlarınızdan ölçmenizi öneririm.
| Ölçüt | Kağıt NCR formu | QMS kaydı |
|---|---|---|
| Ortalama karar süresi | 2 – 4 gün | 4 – 24 saat |
| Kaydın kaybolması | Olur | Olmaz |
| Eksik alanla kapanma | Mümkün | Zorunlu alan engeller |
| Aynı hatanın 12 aylık dökümü | Elle sayım, yarım gün | Filtre, dakikalar |
| Maliyet toplamı | Genelde hiç hesaplanmaz | Otomatik toplanır |
| Sapma izninin izlenmesi | Ek dosyada | Kayda bağlı |
| Denetimde bir kaydı bulma | 10 – 30 dakika | 1 dakika |
| Sahaya yayma zorluğu | Düşük | Eğitim ve cihaz gerekir |
Son satırı görmezden gelmeyin. Sistemi sahaya yaymak için tabletin ya da terminalin hatta olması gerekir; ofiste kalan bir sistem, kağıdın yerini almaz, üstüne biner. Kağıttan geçen firmalarda en sık yapılan hata, kaydı yine kalite biriminin girmesidir. O zaman gecikme kaybolmaz, sadece yer değiştirir. Kaydı, sorunu gören kişi açmalı; bu tek kural geçişin başarısını büyük ölçüde belirliyor.
Asıl kazanç: tekrarlayan hatayı görmek
Tek bir uygunsuzluk kaydı, o günü kurtarır. Yüz kayıt bir arada okunduğunda ise fabrikayı anlatır. Parça, tezgah, vardiya, hata kodu ve tedarikçi kırılımlarıyla bakıldığında görülen şey genelde şu olur: kayıtların büyük bölümü az sayıda parçadan ve az sayıda hata kodundan gelir. Bu iki listeye bakarak yılın iyileştirme projelerini seçmek, tahminle seçmekten çok daha isabetli.
Bu analiz için formun kendisi yetmez; kayıtların aynı yerde ve aynı kodlarla durması gerekir. Kağıt düzende bu iş yılda bir kez, denetim öncesi, yarım günlük bir sayımla yapılır ve genelde yanlış çıkar. Kök nedene inme yöntemleri için kök neden analizi sayfamıza bakabilirsiniz.
Analizi ayda bir yapın ve tek sayfaya sığdırın. Üstte en çok kayıt üreten beş parça, altta en çok tekrar eden beş hata kodu, yanda da bu ayki toplam maliyet. Bu sayfa üretim toplantısının gündemine girdiği andan itibaren kayıt kalitesi de yükseliyor; çünkü kaydın nereye gittiğini gören kişi onu daha dikkatli dolduruyor. Kayıtları girip hiçbir yerde kullanmayan firmalarda ise iki yıl içinde kayıt açma alışkanlığı sönüyor.
DÖF'e ne zaman bağlanır
Her uygunsuzluk için düzeltici faaliyet açmak gerekmiyor; açarsanız sistem tıkanır ve açılan DÖF'lerin hiçbiri ciddiye alınmaz. Eşiği prosedürde sayıyla tanımlayın. Yaygın ve işleyen eşik şudur: aynı parçada aynı hata kodu üç ay içinde ikinci kez görüldüyse, müşteriye ulaştıysa, güvenlik karakteristiğini etkiliyorsa ya da maliyeti belirlediğiniz tutarı aşıyorsa DÖF açılır.
Bu eşiği kurala bağladığınızda tartışma biter, karar kişiye kalmaz. Müşteriden gelen şikayetlerde ise çoğu ana sanayi 8D raporu ister; olayın kaydı ile 8D arasındaki bağı kurmak da aynı numara üzerinden yürür. Düzeltici faaliyet ve 8D sayfalarımız bu iki akışı ayrıntılı anlatıyor.
Denetçi uygunsuzluk kayıtlarına iki yönden bakar. Önce bir kayıt seçip ürünün nereye gittiğini izler: karar ne, kim vermiş, sevk edildiyse hangi irsaliyeyle. Sonra tersine döner ve son altı ayın kayıtlarında aynı parçada tekrar eden hata arar; bulursa "bunun için ne yaptınız" diye sorar. İkinci soruya cevap veremeyen firmalarda bulgu genelde uygun olmayan ürün maddesinden değil, düzeltici faaliyet maddesinden yazılır.
Kağıt hâlâ yeterli mi?
Ayda on kaydı olan, tek vardiyalı, tek karar vericisi bulunan bir atölyede numaralı bir dosya ve tek sayfalık bir takip listesi gerçekten yeterlidir. O hacimde yazılıma geçmek, kazandırdığı süreden fazlasını eğitim ve alışkanlık değiştirmeye harcatır. Basılı bir uygunsuzluk raporu formu örneği ile düzenli bir dosya, o ölçekte denetimden temiz çıkar.
Üç işaret birlikte belirdiğinde kağıt yetmez olur: ayda otuzu aşan kayıt, kararın birden fazla onay gerektirmesi ve tekrarlayan hataların parça bazında analiz edilmek istenmesi. Bu noktada yapılacak ilk iş yazılım almak değil, formun alanlarını ve hata kodu listesini düzeltmektir. Alanları eksik bir uygunsuzluk raporu formu örneği dijitalleştirildiğinde eksiklik hızlanarak çoğalır. Sıralamayı doğru kurduktan sonra kayıtları tek yerde toplamak isterseniz modüllerimize göz atabilirsiniz.